採用通知書テンプレート（書面/メール）コピペOK｜必須記載事項と送付・返送手順

採用通知書の作成で迷うポイント（書き方・同封物・返送期限・運用手順）を、テンプレ＋チェックリスト＋実務フローでまとめて解決します。

採用通知書／内定通知書／労働条件通知書／雇用契約書の違い（早見表）

混同しやすい4つの書類を、実務で迷わないように整理します（運用上の一般的な整理です。最終判断は社内ルールや顧問等の見解に従ってください）。

採用の合否を伝えるとき、「採用通知書（書面）」を用意するかどうか、どのタイミングで送るべきか、同封書類は何が必要か——中小企業の採用担当者ほど迷いやすいポイントです。

本記事では、採用通知書と内定通知書の違い、必須記載項目チェックリスト、すぐ使えるテンプレート（例文）に加え、テンプレを送った後に必ず発生する「送付〜返送〜入社手続き」の運用フローまで、実務で迷わないように整理して解説します。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と内定通知書は似ていますが、意味合いと使うタイミングが異なります。混同すると、候補者との認識ズレや手続きの手戻りにつながるため、まずは違いを押さえておきましょう。

採用通知書とは

採用通知書とは、企業が応募者（求職者）に対して「あなたを採用します」という意思を、書面で正式に伝えるための文書です。

採用通知書は必ず発行しなければならない書類ではありませんが、採用を決めたらできるだけ早く伝えることで、候補者が他社選考を止めたり、意思決定が進みやすくなる可能性があります。

内定通知書とは

内定通知書とは、企業側の採用意思に加えて、候補者側の「入社する意思」も確認できた状態で、内定の決定を通知する文書です。一般に、内定通知書は労働契約の効果が生じる場面があり、採用通知書よりも拘束力が強い前提で扱われます。

違いを一言で整理すると

• 採用通知書：企業側の「採用する意思」を通知する（候補者の入社意思確認はこれからでも成立）
• 内定通知書：企業側の採用意思＋候補者の入社意思が確認できた状態で「内定決定」を通知する

あわせて、混同されやすい書類として「労働条件通知書」があります。違いが不安な場合は、以下も参考にしてください。

⇒ 労働条件通知書とは？通知書の内容や交付義務・タイミングを解説

採用通知書の必須記載項目チェックリスト

採用通知書はテンプレートを使って作成するのが一般的です。独自フォーマットで作ると、記載漏れが原因でトラブルになったり、候補者の不安を招くことがあります。まずは、最低限押さえたい必須項目をチェックリストで確認しましょう。

採用通知書に記載すべき項目

• 日付
• 宛名（応募者氏名）
• 差出人（会社名・住所・連絡先・担当部署/担当者）
• タイトル（採用通知書）
• 採用を決定した旨
• 採用に伴う手続きの案内
• 同封書類の内容
• 返送が必要な書類の一覧
• 返送期限
• 返送先（住所・宛名）
• 今後の流れ（次回連絡、入社日までのスケジュール）
• 問い合わせ先（電話/メール）
• 頭語・結語（例：拝啓/敬具）

手戻りを防ぐために、特に明確にしておきたい3点

• 返送期限：期限が曖昧だと返信が遅れ、入社手続きが詰まります
• 返送物：何を返送するかが不明確だと、書類不備や差し戻しが増えます
• 次のアクション：候補者が「何をすればよいか」がわかると安心感が増します

返送期限・返送物の書き方（良い例／悪い例）

同じ内容でも、書き方次第で「返送遅れ」「書類不備」「問い合わせ増」を減らしやすくなります。

悪い例（曖昧で手戻りが起きやすい）

• 返送期限：なるべく早めに返送してください
• 返送物：必要書類一式
• 次のアクション：返送後、追って連絡します

良い例（候補者が迷わない）

• 返送期限：令和◯年◯月◯日（◯）必着（遅れる場合は事前にご連絡ください）
• 返送物：入社承諾書／誓約書／（該当者のみ）身元保証書
• 次のアクション：返送書類の到着後、◯営業日以内に「入社案内（初日の集合場所・持ち物）」をメールでご連絡します

採用通知を出した後に候補者を安心させ、入社までフォローすることは、内定辞退の回避にもつながります。内定者フォローの施策例は以下も参考にしてください。

⇒ 内定者フォローの施策例を5つ紹介｜内定辞退を防ぐには

採用通知書のテンプレート・例文

ここからは、そのまま使える採用通知書の例文（テンプレート）です。自社の情報・日付・同封書類・返送期限などを置き換えてご利用ください。

採用通知書（書面）テンプレート（例文）

令和◯年◯月◯日

◯◯　◯◯　様

採　用　通　知　書

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、◯◯様を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、下記のとおり採用に伴う手続きを進めたく、同封書類をご確認のうえ、期日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。

なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。

敬具

記

【今後の手続きについて】

• 返送期限：令和◯年◯月◯日（◯）必着
• 返送先：〒◯◯◯-◯◯◯◯　◯◯県◯◯市◯◯◯◯　株式会社◯◯◯◯　◯◯部◯◯課　採用担当 宛
• 同封書類：
  • 入社承諾書
  • 誓約書
  • （必要に応じて）身元保証書
  • 返信用封筒
• 入社日：令和◯年◯月◯日（◯）
• 入社までの流れ：返送書類の確認後、担当者より次の手続き（入社案内、必要書類、初日の持ち物等）をご連絡いたします

以上

ご不明点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。

【問い合わせ先】TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯　◯◯部◯◯課　採用担当　◯◯◯◯

この例文をベースに、自社の条件・同封書類・期限などを調整して利用するとスムーズです。

採用通知をメールで送る場合（件名例・短文テンプレ）

スピード優先で先にメール連絡し、必要に応じて書面を郵送する運用も一般的です。候補者がスマホで読んでも迷わないよう、「次のアクション（返送物・期限・連絡方法）」を短く明確に書きます。

件名例

• 【採用通知】◯◯職 採用のご連絡（株式会社◯◯◯◯）
• 【重要】採用のご案内／ご返送書類のお願い（株式会社◯◯◯◯）
• 採用のご連絡と今後のお手続きについて（株式会社◯◯◯◯）

メール本文（短文テンプレ）

◯◯ ◯◯様

株式会社◯◯◯◯ 採用担当の◯◯です。
このたびはご応募いただきありがとうございました。選考の結果、◯◯様を採用することに決定いたしましたのでご連絡いたします。

【今後のお手続き】
・ご返送書類：入社承諾書／誓約書／（該当者のみ）身元保証書
・返送期限：令和◯年◯月◯日（◯）必着
・返送先：〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯◯◯ 株式会社◯◯◯◯ ◯◯部◯◯課 採用担当 宛

書類到着後、◯営業日以内に入社案内（初日の集合場所・持ち物等）をご連絡いたします。
ご不明点がございましたら、本メールへの返信またはTEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯までご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社◯◯◯◯　◯◯部◯◯課　採用担当　◯◯

メールの文例をまとめて見たい場合は、以下も参考にしてください。

⇒ 採用メールテンプレート集｜面接調整や採用通知などの文例

テンプレを送った後は、「返送の有無」「書類不備」「期限超過」などの手戻りが起きやすいポイントです。通知〜入社手続きまでを漏れなく管理したい場合は、応募者対応やステータス管理を一元化できる仕組みを用意しておくと安心です。

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送付・返送（回収）までの実務フロー

採用通知書は「送って終わり」ではありません。実務では、返送書類の回収・不備対応・期限管理が発生します。ここが詰まると、入社手続き全体が遅れたり、候補者体験も悪化します。

送付タイミングの目安（採用フローとして完結させる）

採用通知のスピードは候補者体験に直結します。採用連絡だけでなく、不採用連絡も含めて「合否連絡の流れ」を揃えておくと、社内の対応がブレにくくなります。

1. 面接・選考の実施
2. 合否決定（社内稟議・承認）
3. 採用：電話またはメールで先に意思を伝える（可能なら当日〜数日）
4. 採用：採用通知書（書面）を送付し、返送物・期限・次の連絡を明確にする
5. 不採用：不採用通知（メール等）を速やかに送る

不採用通知の例文が必要な場合は、以下も参考にしてください。

⇒ 不採用通知の例文（メール）｜書き方と注意点

送付〜回収の基本ステップ

1. 送付前の確認：記載項目（返送期限/返送物/問い合わせ先/次アクション）が揃っているか
2. 同封書類の準備：入社承諾書、誓約書、返信用封筒（宛名記入・切手貼付）など
3. 送付：送付日を控える（後の督促・管理で必要）
4. 返送状況の確認：期限までに返送があるか、到着したか
5. 書類不備の対応：記入漏れ・押印漏れ・添付不足があれば連絡
6. 次の手続き案内：入社案内、持ち物、初日の集合場所、追加書類の依頼

未回収・期限超過が起きたときの対応

• 期限の前に一度リマインド：期限直前に気づかせるだけで回収率が上がります
• 期限超過時は即日連絡：放置すると候補者の優先度が下がりやすくなります
• 不備対応は「何が足りないか」を明確に：差し戻し回数を減らすことが重要です

リマインド連絡の短文テンプレ（メール／電話の要点）

期限前リマインド（メール例）

◯◯様
株式会社◯◯◯◯ 採用担当の◯◯です。先日お送りしたご返送書類につき、返送期限が令和◯年◯月◯日（◯）必着となっております。
お手元でご準備中の場合は、本メールにて「いつ頃ご返送予定か」だけでもご返信いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

期限超過（メール例）

◯◯様
株式会社◯◯◯◯ 採用担当の◯◯です。ご返送期限（令和◯年◯月◯日）を過ぎておりますが、書類の到着が確認できておりません。
行き違いの可能性もございますので、恐れ入りますが本日中に「返送状況（投函済／未投函）」をご返信いただけますでしょうか。ご不明点があればお電話でも承ります。

電話の要点（30秒）

• 書類到着の確認（行き違いの可能性を前提に丁寧に）
• 不足物がある場合は「不足しているもの」を具体的に
• 返送の見込み日を確認し、次の連絡タイミングを合意する

この「送付したか／返送されたか／不備はないか／次に何を案内するか」を人手で追うほど、対応漏れが起きやすくなります。候補者ごとのステータス・期限・タスクをまとめて管理できると、手戻り防止に効果的です。

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FAQ（よくある質問）

採用通知書はいつまでに送れば良いですか？

面接を行った方への採用通知は、できるだけ早い方が良いです。候補者は複数社を同時に検討していることが多く、通知が遅いほど他社へ気持ちが傾く可能性があります。目安としては、遅くとも1週間以内に結果を出し、速やかに通知しましょう。

採用通知書を送る前に電話連絡は必要ですか？

可能であれば事前に電話連絡をしておくと、候補者にいち早く意思を伝えられ、現状（他社選考状況など）も把握できるため有効です。電話対応の進め方は以下も参考にしてください。

⇒ 応募者への電話対応は最初が重要！Indeed応募者に使えるトークスクリプト

採用通知はメールでも良いですか？

採用通知は書面だけでなく、メールでも可能です。近年はメールでの通知も一般化しており、スピード感のある連絡手段として活用されています。メール文例は以下をご覧ください。

⇒ 内定通知メールの例文・書き方

⇒ 採用メールテンプレート集｜面接調整や採用通知などの文例

採用通知書と一緒に送る書類は何が一般的ですか？

採用通知の後、どのような手続きを行うかによって同封書類は変わりますが、一般的には以下がよく用いられます。

• 添え状
• 入社承諾書
• 入社誓約書（または誓約書）
• 返信用封筒

入社承諾の期限（返送期限）はどれくらいに設定すべきですか？

返送期限は「入社手続きの準備期間」と「候補者の検討時間」のバランスで決めます。短すぎると心理的負担が増え、長すぎると手続きが詰まりやすくなります。まずは社内の入社準備（書類回収・配属・アカウント発行など）に必要なリードタイムを洗い出し、候補者が迷わない日付を明記しましょう。

採用通知後に辞退が出た場合はどうすれば良いですか？

辞退は一定数起こり得るため、連絡が来た時に「社内の次アクション（補欠への連絡・求人再開・現場共有）」がすぐ動ける状態にしておくことが重要です。候補者対応の履歴・ステータスが分散していると、引き継ぎミスや対応漏れが起きやすくなります。

採用通知後に条件変更が必要になった場合の注意点は？

条件変更は認識ズレを生みやすいため、口頭だけで済ませず、候補者に「変更点が何か」を明確に伝え、必要に応じて関連書類の更新・再送付を検討します（運用や判断は個別事情によって変わります）。

採用通知書と同封する書類について

採用通知書と一緒に送る書類は、入社までの手続きをスムーズに進めるために重要です。ここでは代表的な同封書類とポイントを簡潔に整理します。

添え状

添え状は「この書類を送付します」という意味を持つ文書です。採用通知書だけを送るのは失礼とされることがあるため、一般的なマナーとして同封します。

入社承諾書

入社承諾書は、候補者が「特別な理由がない限り入社する意思がある」ことを企業に提出するための書類です。入社まで期間がある場合などに、内定辞退の抑止にもつながります。

入社誓約書（誓約書）

誓約書は、入社にあたって履歴書の記載内容が事実であること、会社の名誉を損なわないこと、秘密情報や個人情報の取り扱い、貸与物の返却などを約束する文書です。承諾書と一体化しているケースもあります。

返信用封筒

返送が必要な書類がある場合は、返信用封筒も同封しましょう。返信先の住所・宛名を記入し、切手も貼っておくと、候補者側の手間が減り返送が遅れにくくなります。

合否連絡を一元管理する方法

採用通知書のテンプレは用意できても、実務では「送付したか／返送されたか／不備はないか／次に何を案内するか」の管理が必ず発生します。ここが分散すると、対応漏れ・二重連絡・期限超過の見落としが起きやすくなります。

応募者対応や進捗を一元管理できる仕組みがあると、採用通知〜入社手続きまでがスムーズです。

• 候補者ごとのステータス管理（採用通知送付／返送待ち／不備対応中／入社案内済など）
• 返送期限の見える化（リマインドのタイミングを逃さない）
• 対応履歴の集約（引き継ぎ・複数担当でもブレにくい）

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まとめ

採用通知書は、候補者に採用の意思を伝える重要な書類です。違い（採用通知書/内定通知書）を整理し、必須記載項目チェックで漏れを防ぎ、テンプレを自社用に調整して活用しましょう。

また、実務ではテンプレ提示後に「送付したか／返送されたか／不備はないか／次に何を案内するか」の管理が発生します。対応漏れを防ぎ、入社までをスムーズに進めたい場合は、応募者対応や進捗を一元管理できる仕組みがあると安心です。

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