採用活動では、普段と違う業務フローが発生しやすく、メール作成が後回しになって対応が遅れてしまうことがあります。
しかし、応募からの初動が遅れると、求職者のモチベーションが下がり、良い人材でも音信不通になってしまうケースが増えます。できる限り早く、迷わず送れる状態を作ることが大切です。
このページでは、採用の流れに沿って「状況別にすぐ使えるメールテンプレート」をまとめています。必要な箇所をコピーしてご活用ください。
テンプレートを「作る」だけで終わらせない：テンプレートを社内で統一し、応募者ごとの送信履歴まで一元管理できると、差し込みミス・二重送信・対応漏れをまとめて減らせます。
応募〜面接〜合否連絡をテンプレート＋履歴で運用したい場合は、ATS「採用係長」で無料トライアルから試せます。
目次
共通ルール（差し込み・トーン・返信期限）
テンプレートの差し込み項目（まずここだけ統一）
- 応募者名（敬称含む）
- 応募職種名
- 会社名・担当者名・連絡先
- 選考ステータス（受付／書類選考／面接／内定など）
- 返信期限（いつまでに返してほしいか）
- 面接情報（日時・場所・オンラインURL・持ち物・所要時間）
トーンと書き方の基本
- 結論（用件）→理由や補足→次のアクションの順に書く
- 返信が必要な場合は「何を」「いつまでに」返信するかを明確にする
- 社内で表現の揺れ（敬語・言い回し）を減らすと誤送信時のダメージが小さくなる
- テンプレートはそのままでも使えるが、職種・面接内容・持ち物など最低限は必ず反映する
返信期限の目安（迷わないための基準）
- 応募受付：当日〜24時間以内
- 書類依頼：当日〜24時間以内
- 面接日程調整：候補日提示の返信は24時間以内、確定連絡は確定後すぐ
- 不採用連絡：決裁後すぐ（できれば48時間以内）
- 内定連絡：決裁後すぐ（同日中が望ましい）
候補者体験（CX）チェックリスト（スピードと安心感を担保）
- 最初の返信で「次に何が起きるか（選考フロー）」を一言添える
- 返信期限は短くしすぎない（24〜48時間を基準に、土日や夜間も考慮）
- 個人情報（住所・電話番号・選考結果など）の送信先、CC/BCC、添付ファイルを必ず確認
- 圧の強い表現（至急・早急・必ず本日中など）を避け、期限と理由をセットで書く
- 返信が来ない場合の次アクション（リマインド→電話）を社内で決めておく
CC・BCCの基本（誤送信を防ぐ）
- 応募者のメールアドレスは原則「To」に1名のみ（複数候補者を同報しない）
- 社内共有はCCでOKだが、社外関係者を入れる場合は情報範囲を再確認
- 複数名へ一斉案内が必要な場合でも、候補者同士が見えないようBCCは慎重に運用する
テンプレートを「個人の下書き」ではなく、社内の最新版として統一しておくと、差し込みミスや二重連絡などの事故を減らせます。
テンプレートを社内で統一・最新版管理したい方へ：メールテンプレートの管理や応募者対応の履歴管理も含めて効率化したい場合は、採用係長を詳しく見る（ATSの基本はATSとはでも解説しています）
状況別テンプレート（コピペOK）
メールテンプレートは、以下の状況で使えるものを用意しています。
- 応募受付（後ほど連絡）
- 応募受付（履歴書・職務経歴書の送付依頼）
- 書類選考：不合格
- 書類選考：合格＆面接案内（意思確認）
- 面接日程調整（候補日提示）
- 面接日程調整（再調整依頼）
- 面接前日リマインド（来社／オンライン）
- 面接後：お礼
- 面接後：不合格
- 内定通知（内定連絡）
- 内定後フォロー（入社手続き・期限案内）
- 選考保留（結果連絡まで時間が必要）
- 辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）
- 辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）
テンプレート活用で「1から文章作成する手間」を削減し、初動を早くできます。
■メールテンプレートの見方
メールタイトル（件名）と本文の2つで構成しています。必要な箇所をコピーして利用してください。
採用メールテンプレート：応募受付メール（応募受付・書類依頼）
応募受付（後ほど連絡）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございます。
書類選考および今後の選考につきましては、追ってご連絡いたします。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
なお、採用選考についてご不明点等がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：ご応募ありがとうございます（株式会社●●●●／【応募職種】）／【応募受付】ご応募ありがとうございます（株式会社●●●●）
送信タイミング：応募受領後、当日〜24時間以内（遅れる場合は「いつ頃連絡するか」だけでも先に送る）
返信が来た時の返答例：質問が来た場合は要点に回答し、「選考結果の連絡予定（目安）」を添える。返信不要の旨を入れるなら「本メールへのご返信は不要です」
NG例：「後ほど連絡します」だけで期限がない／会社名・職種の差し込み漏れ／問い合わせ先がない
応募受付（履歴書・職務経歴書の送付依頼）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございます。
今後の選考にあたり、履歴書および職務経歴書のご提出をお願いしております。
お手数ですが、【提出方法（メール添付／アップロード／郵送）】にて、【提出期限】までにご提出ください。
■提出方法：
・メール添付の場合：本メールに添付してご返信ください
・アップロードの場合：以下よりアップロードしてください（URL）：【URL】
・郵送の場合：下記宛先へご郵送ください
■郵送先（郵送の場合）
〒●●●-●●●●
東京都●●区●●●●●● ●●●ビル●F
株式会社●●●● 採用担当宛
書類を拝見後、改めて選考結果と今後の流れをご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【書類提出のお願い】株式会社●●●●／【応募職種】／履歴書・職務経歴書ご提出のお願い（提出期限：【提出期限】）
送信タイミング：応募受領後すぐ（当日〜24時間以内）。提出期限は24〜48時間を基準に調整
返信が来た時の返答例：「書類受領いたしました。選考結果は【結果連絡予定日】までにご連絡します」
NG例：提出期限がない／提出方法が複数あるのに優先方法が不明／URLの貼り間違い
テンプレートを複数使うほど「誰に・いつ・何を送ったか」が散らかりやすくなります。応募受付〜書類依頼までをテンプレート登録して履歴で管理したい場合は、採用係長を詳しく見る
書類選考メール（通過/不通過/保留）テンプレート＋件名例
書類選考：不合格のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございました。
ご提出いただいた書類をもとに慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら今回はご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠の中で総合的に判断した結果でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
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件名例：【書類選考結果】株式会社●●●●／【応募職種】／書類選考結果のご連絡（株式会社●●●●）
送信タイミング：決裁後すぐ（できれば48時間以内）。遅れる場合は先に選考保留（結果連絡まで時間が必要）を送る
返信が来た時の返答例：原則返信は不要。問い合わせがあれば、個別の選考理由は避けつつ「総合的判断」である旨を丁寧に回答
NG例：宛名差し込みミス／他候補者情報の混入／不必要に強い表現や断定（人格否定に見える言い回し）
不採用通知メールの書き方・注意点を詳しく知りたい方は、以下も参照してください。
【コピペOK！例文付き】不採用通知メールの送り方、送る際に気をつけるべきこと解説
書類選考：合格＆面接案内（意思確認）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、履歴書および職務経歴書をご提出いただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果、ぜひ次の面接にお進みいただきたくご連絡いたしました。
面接をご希望の場合は、本メールに「面接希望」とご返信ください。確認後、面接日程の候補をご案内いたします。
※ご都合が難しい場合は、可能な曜日・時間帯を併せてお知らせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【書類選考結果】面接のご案内（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接のご希望確認（株式会社●●●●）
送信タイミング：書類選考の合格決裁後すぐ（同日中が理想）
返信が来た時の返答例：「面接希望」の返信→次は面接日程調整（候補日提示）へ。曜日・時間帯の希望が来たら、候補日を3つ程度提示
NG例：「面接希望」返信だけ求めて、次の連絡まで空く／面接方法（来社/オンライン）に触れない
選考保留（結果連絡まで時間が必要）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考結果につきまして、社内での確認・調整に時間を要しており、【結果連絡予定日】までお時間を頂戴できればと存じます。
お待たせしてしまい申し訳ございません。進捗があり次第、改めてご連絡いたします。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【選考状況のご連絡】結果連絡日：【結果連絡予定日】（株式会社●●●●）／【お待たせしております】選考結果のご案内時期について
送信タイミング：結果連絡が48時間以上かかりそうな時点で先に送る（「何も連絡がない」を作らない）
返信が来た時の返答例：「承知しました」→「ありがとうございます。予定通り【結果連絡予定日】までにご連絡します」／辞退意向→辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）または辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）へ
NG例：連絡予定日が曖昧／「進捗があり次第」だけで期限がない／候補者の不安を増やす表現（理由なしの引き延ばし）
ポイント：「書類選考結果メール」「書類選考メール」「書類選考 結果 メール」を探している方は、通過（面接案内）／不通過（不合格）／保留（結果連絡まで時間が必要）をセットで用意しておくと、遅延時の候補者離脱を抑えやすくなります。
書類選考のテンプレートをATSに登録して、送信履歴まで残したい方へ：テンプレートの最新版管理・承認・履歴をまとめて運用するなら、採用係長を詳しく見る（ATSの概要はATSとは）
面接日程調整メール（候補日/再調整/リマインド）テンプレート
面接日程調整（候補日提示）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接にお進みいただける旨のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接日程につきまして、下記候補日でご都合はいかがでしょうか。
■候補日（所要時間：●分）
・【第1候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第2候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第3候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
■面接方法：来社／オンライン（いずれか）
■場所（来社の場合）：【住所】
■オンラインURL（オンラインの場合）：【URL】
■担当者：●●（TEL：00-0000-0000）
■持ち物：筆記用具／履歴書（必要に応じて）
上記が難しい場合は、ご都合の良い日時（候補を2〜3つ）をお知らせください。
ご返信は【返信期限】までにいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【面接日程調整】候補日ご相談（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接日程のご相談（所要時間：●分）
送信タイミング：面接希望の返信後、できるだけ当日中（遅くとも24時間以内）
返信が来た時の返答例：確定→「面接日時を【確定日時】で承りました。詳細は下記です（場所/URL/持ち物）」と再掲し、必要ならカレンダー招待も送る
NG例：返信期限がない／所要時間がない／来社かオンラインか不明／URLが未記載または誤り
面接日程調整（再調整依頼）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接日程につきましてご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、いただいた日程では社内調整が難しく、別日で再調整をお願いできますでしょうか。
■候補日（所要時間：●分）
・【第1候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第2候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第3候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
上記以外でも可能でしたら、直近でご都合の良い日時（候補を2〜3つ）をご提示ください。
ご返信は【返信期限】までにいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【面接日程の再調整】候補日のご相談（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接日程の再調整のお願い
送信タイミング：候補者から日程提示が来たら、できるだけ早く（当日中）
返信が来た時の返答例：確定したら、確定日時・方法・場所/URL・所要時間・持ち物を再掲して確定通知（面接日程調整（候補日提示）の要領）
NG例：「無理でした」だけで代替案がない／候補を1つしか出さない／返信期限を出さない
面接前日リマインド（来社／オンライン）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接日時が近づいてまいりましたので、念のためご連絡いたします。
■面接日時：●月●日（●）●:●●〜●:●●（所要時間：●分）
■面接方法：来社／オンライン
■場所（来社の場合）：【住所】
■オンラインURL（オンラインの場合）：【URL】
■担当者：●●（TEL：00-0000-0000）
■持ち物：筆記用具／履歴書（必要に応じて）
当日はお気をつけてお越しください（オンラインの場合はお時間になりましたらURLへアクセスください）。
万が一遅れる場合やご都合が難しくなった場合は、お手数ですが本メールまたはお電話にてご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【面接前日リマインド】面接のご案内（株式会社●●●●／【応募職種】）／明日の面接のご案内（オンラインURL記載）
送信タイミング：前日（遅くとも前日夕方まで）。当日朝に再送する場合は短文でOK
返信が来た時の返答例：日程変更のご希望→面接日程調整（候補日提示）または面接日程調整（再調整依頼）へ。遅刻連絡→「承知しました。お気をつけてお越しください（オンラインの場合はURLへアクセスください）」
NG例：URLの貼り忘れ／住所・受付方法が不明／開始時刻だけで所要時間がない
面接日程調整で返信が来ない場合は、返信期限を明記した上でリマインドを送る運用にすると迷いが減ります。応募者の状況によっては電話連絡が有効な場合もあるため、電話連絡の例文も併せて確認してください。
面接日程調整のテンプレートをATSに登録して運用したい方へ：候補日提示・リマインド・履歴を一元管理するなら、採用係長を詳しく見る
面接合否メール（内定/不採用/保留）テンプレート＋返信対応
面接後：お礼のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
本日はお忙しい中、面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果につきましては、【結果連絡予定日】までにご連絡いたします。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【面接のお礼】本日はありがとうございました（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接ご参加のお礼と今後のご案内
送信タイミング：面接当日中（遅くとも翌営業日午前）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。質問があれば要点に回答し、結果連絡予定日はぶらさない
NG例：結果連絡予定日がない／面接官名や内容の誤記／候補者名の差し込みミス
面接後：不合格のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら今回はご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠の中で総合的に判断した結果でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
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件名例：【面接結果】選考結果のご連絡（株式会社●●●●／【応募職種】）／選考結果のご案内（株式会社●●●●）
送信タイミング：決裁後すぐ（できれば48時間以内）。遅れる場合は選考保留（結果連絡まで時間が必要）を先に
返信が来た時の返答例：原則返信不要。理由開示の依頼が来ても、個別理由は避けつつ丁寧に対応（詳細は不採用通知メールの解説）
NG例：社内メモの貼り付け／評価内容をそのまま書く／候補者の人格や能力を否定する表現
内定通知（内定連絡）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、▲▲▲▲様を【応募職種】として採用（内定）とさせていただくことになりましたので、ご連絡いたします。
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今後の手続き・スケジュール
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【ここに内定後のプロセス（条件提示／書類送付／面談／入社日確定等）を記入してください】
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ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
新たな仲間をお迎えできることを、社員一同大変嬉しく思っております。
まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【内定のご連絡】株式会社●●●●／【応募職種】／内定のご通知と今後のお手続き
送信タイミング：決裁後すぐ（同日中が望ましい）。条件提示・期限・次アクションをセットで
返信が来た時の返答例：承諾→内定後フォロー（入社手続き・期限案内）へ。質問→回答＋「期限」再掲。辞退→辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）または辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）へ
NG例：条件や期限が書かれていない／次に何をすれば良いか不明／重要条件を本文に入れたまま社内承認なしで送る
内定通知メールを詳しく知りたい方は、以下も参照してください。
内定通知（オファー）メールの例文・書き方を解説
合否連絡を早く・ブレなくするコツ：評価の観点が揃っていないと「面接合否メール」が遅れやすくなります。面接評価を標準化するなら、面接評価シートも併せて整備するとスムーズです。
内定を文書で残す：メールと合わせて通知書を用意する場合は、内定通知書テンプレートも参考にしてください。
面接合否（内定/不採用/保留）のテンプレートをATSに登録して運用したい方へ：送信ミス防止と履歴管理まで一元化するなら、採用係長を詳しく見る
内定後フォロー・辞退対応メールテンプレート
内定後フォロー（入社手続き・期限案内）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は内定のご連絡をお受けいただき、ありがとうございます。
今後のお手続きにつきまして、下記の通りご案内いたします。
■ご対応いただきたいこと
・【提出書類】：【書類名】（提出期限：【期限】）
・【入社日関連】：【入社日候補／確定方法】
・【その他】：【健康診断／手続き面談／研修など】
■提出方法
【メール添付／アップロード／郵送】
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：●●●●@●●●●.co.jp
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件名例：【内定後のご案内】提出書類と期限のご連絡（株式会社●●●●）／入社手続きのご案内（提出期限：【期限】）
送信タイミング：内定承諾の返信後、できるだけ早く（当日〜翌営業日）
返信が来た時の返答例：提出完了→「受領しました。次は【次の手続き】です」／期限変更希望→代替期限を提示し、確定した期限を再掲
NG例：提出期限がない／提出方法が不明／問い合わせ先がない
辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、選考（内定）辞退のご連絡をいただき、ありがとうございます。
弊社としても誠に残念ではございますが、お申し出を承りました。
なお、これまでお預かりしました応募書類等につきましては、当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
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件名例：【辞退承りました】ご連絡ありがとうございます（株式会社●●●●）／選考辞退の件、承知いたしました
送信タイミング：辞退連絡を受けたら当日中（遅くとも翌営業日）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。連絡が来た場合も短くお礼を返して締める
NG例：感情的な文面／強い引き止め表現／個人情報の扱い（破棄/保管）に触れない
辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、ご丁寧にご連絡をいただきありがとうございます。
承知いたしました。今回はご縁が叶いませんでしたが、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりしている応募書類等につきましては、当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
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株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
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件名例：ご連絡ありがとうございました（株式会社●●●●）／選考辞退の件、承知いたしました
送信タイミング：辞退受領後すぐ（当日中）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。必要なら「ご連絡ありがとうございます。今後のご活躍をお祈りしております」で締める
NG例：引き止めが強く見える表現／責める言い回し／応募書類の取扱い説明がない
テンプレートを複数使うほど「誰に・いつ・何を送ったか」が散らかりやすくなります。履歴や最新版のテンプレートを一元管理したい場合は、採用係長を詳しく見る
テンプレート運用の事故と防止（最新版・承認・履歴）
テンプレートを使うとメール作成は速くなりますが、運用が属人化すると別の事故が起きやすくなります。
よくある事故
- 応募者名・社名・職種名の差し込みミス
- 同じ応募者へ二重送信してしまう
- 送った／送っていないが分からない（履歴が個人のメールボックスに埋もれる）
- テンプレートの最新版が分からず、古い表現や条件で送ってしまう
- 承認が必要な文面（不採用・内定条件）を担当者が独断で送ってしまう
防止のためのポイント（最低限）
- テンプレートを「社内の最新版」として一箇所にまとめる（個人フォルダに置かない）
- 差し込み項目（名前・職種・期限・URL）をテンプレート内で目立たせる
- 不採用・内定など重要文面は、送信前に承認フローを作る
- 応募者ごとに「いつ・誰が・何を送ったか」を履歴として残す
運用を一元化する方法（ATS）：テンプレートの最新版管理、送信履歴、対応漏れ防止をまとめて行うならATSの導入が有効です。ATSの基本はATSとはで確認できます。
採用係長でできること：テンプレートを登録してすぐ使える状態にし、応募者ごとの履歴・対応状況を見える化できます。具体的な運用イメージは採用係長の使い方も参照してください。
テンプレートを「作る」だけでなく「運用する」仕組みがあると、ミスや工数をまとめて減らせます。応募者対応の履歴管理まで含めて効率化したい方は、採用係長を詳しく見る
まとめ（次回からもっとラクにする）
- まずは状況別テンプレートを使って、初動を速くする
- テンプレートは最低限「職種・期限・次のアクション」を反映して送る
- テンプレートを複数使うほど、最新版管理・承認・履歴が重要になる
採用対応は、応募数が増えるほど「ミスのリスク」と「作業工数」が増えやすくなります。テンプレートと応募者対応を一元管理して、次回以降の運用をラクにしたい場合は、採用係長を詳しく見る
次にやること：
- 面接後：評価を揃える（面接評価シート）
- 合否連絡：面接後：不合格／内定通知（内定連絡）／選考保留（結果連絡まで時間が必要）を即送れる状態にする
- 内定後：手続きと期限を案内し、書面も整備（内定通知書テンプレート）
FAQ
テンプレートはそのまま送っても大丈夫ですか？
基本的にはそのままでも使えますが、応募者名・応募職種・返信期限・面接情報など、重要項目は必ず反映してください。事務的に見えすぎないよう、面接内容や当日の流れを一言添えると印象が良くなります。
不採用メールで気をつけることはありますか？
誤字脱字や差し込みミスが起きやすい領域のため、送信前の見直しを推奨します。文面の考え方や注意点は、不採用通知メールの解説記事も参考にしてください。
面接日程調整で返信が来ない場合はどうすればいいですか？
候補日提示後は、返信期限を明記した上で、期限を過ぎた場合はリマインドを送る運用にすると迷いが減ります。応募者の状況によっては電話連絡が有効な場合もあるため、電話連絡の例文も併せて確認してください。
内定連絡の後に何を送ればいいですか？
条件提示・入社日・提出書類・期限・問い合わせ先をセットで案内し、次のアクションを明確にするとスムーズです。内定通知の文例は、内定通知メールの解説も参考になります。
返信が必要なメールと、不要なメールの見分け方は？
候補者側にアクションが必要な場合（書類提出、候補日回答、承諾/辞退の意思表示など）は「何を」「いつまでに」返信するかを本文で明確にします。アクション不要な場合は「本メールへのご返信は不要です」を添えると、双方の負担を減らせます。
テンプレートの誤送信（宛名違い・他候補者情報の混入）を防ぐには？
差し込み項目（名前・職種・期限・URL）を目立たせ、送信前チェック（宛先、添付、本文中の固有名詞、CC/BCC）を固定化するのが有効です。複数名で運用する場合は、テンプレートの最新版管理と送信履歴が残る仕組み（ATS）を用意すると事故が減ります。
テンプレートを「送れる状態」で維持したい方へ：テンプレートの最新版管理、送信履歴、対応漏れ防止まで一元化するなら、ATS「採用係長」を無料トライアルから試せます。
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ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
Indeedはもちろん、インターネット広告やDSP広告を組み合わせた効率的な集客や、Google Analytics等の解析ツールを利用した効果分析、サイト改善を強みとしている。