不採用通知メールの例文テンプレート｜書類選考・面接・返信対応まで解説

先に押さえておきたいこと

次のようなお悩みはありませんか？

• 不採用通知メールを書くたびに、毎回ゼロから文面を考えている
• 書類選考・面接の合否連絡に抜け漏れがないか不安
• 返却あり／なし、返信対応など条件ごとに文面を整理できていない

応募者管理が分断している場合は、Indeedの応募者管理（応募管理のやり方・課題）も参考にしながら、『未連絡が起こりやすい場面』を先に確認しておくと進めやすくなります。

この記事では、不採用通知メールの基本と注意点を押さえたうえで、そのまま使いやすい用途別テンプレートを紹介します。テンプレートとしての使いやすさはそのままに、件名・送信タイミング・理由開示の考え方・応募書類の扱い・返信対応まで、迷いやすい点を分かりやすくまとめました。

不採用通知メールは必要？

不採用通知メールは、書類選考や面接で不採用になったことを応募者に伝えるメールです。法律上の取り扱いだけでなく、企業の印象を左右する大切な接点でもあります。

不採用となった方であっても、将来の顧客になったり、別の募集職種に再応募したりする可能性があります。そのため、必要以上に長くは書かず、かといって事務的すぎない、簡潔で誠実な文面に整えることが大切です。

不採用通知メールを書くときのポイント

不採用通知を出すタイミング

不採用通知のメールは、選考から2〜3日程度、遅くとも1週間以内に出すのが目安です。

応募者は早く選考結果を知りたいものです。複数企業の選考を受けている場合はなおさらで、結果が分からないままだと次の行動を取りにくくなります。

一方で、面接翌日など極端に早い通知は『十分に選考されていないのでは』と受け取られることもあります。社内での確認を経たうえで、早すぎず遅すぎないタイミングを意識しましょう。

もし1週間を超えてしまう場合は、選考結果の通知が遅れている旨を先に連絡しておくと、応募者の不安や不信感を和らげやすくなります。

不採用通知メールの基本構成（最低限必要な7要素）

不採用通知メールの本文は、次の7要素に沿って作成すると、必要な情報を漏れなくまとめやすくなります。

件名は「選考結果のご連絡＋会社名」を基本にする

件名はシンプルで問題ありません。応募者は選考関連メールを複数受け取ることがあるため、結果通知であることと会社名がすぐ分かる件名にしましょう。

• 【選考結果のご連絡】株式会社●●●
• 選考結果のご連絡（株式会社●●●）
• 【書類選考結果】株式会社●●●
• 【面接結果のご連絡】株式会社●●●

件名に「不採用通知」と直接入れると印象が強くなりすぎるため、通常は避ける方が無難です。

差出人は会社名だけでなく、送信元が分かる形にする

メールの差出人は、会社名だけでなく「採用担当」「採用事務局」など、送信元の役割が分かる表示にすると受信側にも親切です。応募者が返信する場合の窓口も分かりやすくなります。

結果は明確に、ただし断定的すぎない表現で伝える

本題である選考結果は、遠回しになりすぎない範囲で明確に伝えましょう。「不採用です」と言い切る必要はありませんが、「今回は採用を見合わせていただくこととなりました」「ご希望に沿いかねる結果となりました」など、結果が伝わる表現に整えることが大切です。

応募書類の取り扱いは必ず明記する

履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなどは個人情報を含むため、返却するのか、社内ルールに沿って破棄するのかを本文に明記します。返却あり／なしでテンプレートを分けておくと、文言の混同による誤送信を防ぎやすくなります。

不採用理由は無理に書かなくても良い

不採用通知メールでは、基本的に選考結果のみを伝える形で問題ありません。理由を詳しく書くと、追加の問い合わせや認識のずれにつながりやすく、対応が難しくなることがあります。

特に、能力や相性、性格などの評価に踏み込む断定表現は避けた方が安心です。どうしても社内で補足が必要な場合でも、応募者本人に詳しく伝えるのではなく、回答方針をそろえておくと安心です。

なお、人材紹介会社経由の応募では、応募者本人に詳細理由を伝えない一方で、紹介会社側には共有した方がよいケースがあります。次回以降の紹介精度を高めるためにも、社内ルールに沿って簡潔に伝えると、その後のやり取りを進めやすくなります。

送らない方がいい情報（NGチェックリスト）

不採用通知メールは、相手を納得させるための場ではありません。トラブルになりやすいのは「書かなくていい情報」を書いてしまうケースです。送信前に以下を確認しておくと安心です。

• 不採用理由の断定（能力不足・性格が合わない等の評価を言い切る）
• 他候補者との比較が分かる表現（「他の方の方が〜」など）
• 人格や属性に触れる表現
• 返信や問い合わせを強く拒絶する言い方
• 再応募の可能性を断定する表現（「今後一切」など）
• 社内事情の詳細（採用枠や調整事情の書きすぎ）

基本はメール。郵送・電話は補足で考える

現在は、不採用通知はメールが基本です。記録が残り、テンプレートを使って対応しやすく、応募者にも早く伝えやすいためです。

郵送は、応募書類を返却する場合の補足手段として考えると分かりやすいでしょう。電話で連絡するケースもありますが、言った言わないのトラブルを避けるため、電話連絡後にメール等で記録を残す形にしておくと安心です。

送信前チェックリスト（誤送信・未連絡を防ぐ）

不採用メールを日々の業務で使いやすくする

不採用通知メールは、本文の形式が決まっていれば、作成の負担はかなり軽くなります。ただ、テンプレートがあっても次のような理由でミスや手戻りが起こりがちです。

• 文面の最新版が分からず、古いテンプレートで送ってしまう
• 応募者ごとのステータスと連絡状況が分断され、未連絡が発生する
• 複数人で対応すると、誰がいつ送ったか履歴が追いにくい

社内で最低限決めておきたいルール

• 送信期限：選考から2〜3日目安、遅くとも1週間以内
• 回答範囲：不採用理由は原則詳細開示しない
• 記録：誰がいつ送ったか残す
• 窓口：返信が来た場合の担当者を決める

採用フロー全体を仕組み化する際は、まずATS（採用管理システム）の基本を押さえたうえで、無料で使える採用管理ツール比較もあわせて確認すると、導入イメージを持ちやすくなります。

不採用通知メールの例文テンプレート

不採用通知メールは、人によって大きく内容が変わるものではありません。送る件数も多くなるため、最低限のテンプレートを用意し、相手や選考状況に合わせて編集しながら使うと進めやすくなります。

例文① 書類選考で不採用になった場合（書類返却無し）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

さて、書類選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内用の定型文として使う際のポイント

• 差し替え箇所（会社名・担当者名・応募者名）だけを編集し、本文の形式は固定する
• 送信前に「応募者ステータス」「書類返却の有無」「宛名」をチェックする
• 複数人で運用する場合は、最新版のテンプレートと送信履歴が追える状態にしておく

例文② 書類選考で不採用になった場合（書類返却有り）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。

書類選考の結果についてですが、弊社にて厳正な選考を行いました結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

尚、お預かりした応募書類につきましては、
履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

この例文を社内用の定型文として使う際のポイント

• 返却対応が発生するため、送信前に「返却先住所」「返送方法」「返送予定日」を社内ルールで統一する
• 応募書類の取り扱い（保管／返送／破棄）に関する社内規程と文面を一致させる

例文③ 面接で不採用になった場合（書類返却無し）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂き、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。

さて、選考結果についてですが、面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討をした結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず申し訳ございません。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内用の定型文として使う際のポイント

• 面接実施日からの通知期限（例：2〜3日／1週間）を決め、未連絡が出ないようにする
• 「理由を求められた場合」の社内対応（定型回答・対応窓口）を決めておく
• 面接の評価基準を揃えて合否判断のブレを減らしたい場合は、面接評価シートで合否判断をブレさせないも参考にしてください

例文④ 面接で不採用になった場合（書類返却有り）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂き、ありがとうございました。

選考結果をお伝え致します。

面接でのお話を踏まえ、社内にて厳正な選考を行った結果、
誠に残念ですが、今回は採用を見送らせて頂くことになりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に書かれておりました住所に返送させて頂きます。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内用の定型文として使う際のポイント

• 返却有無によってテンプレートを分け、誤送信を防ぐ
• 返送対応の担当・期限・記録方法（いつ発送したか）を決めておく

不採用通知に返信が来たときの対応例文

返信が来る可能性を踏まえ、対応窓口（誰が対応するか）と対応方針（回答範囲）をあらかじめ決めておくと安心です。個別対応が増えると属人化しやすいため、定型文を用意し、履歴が残る形で対応しましょう。

テンプレ①：不採用理由の問い合わせ（基本は理由非開示）

件名／Re:【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様

株式会社●●●、採用担当の△△です。
ご連絡ありがとうございます。

この度の選考結果につきまして、個別の評価内容・判断理由の詳細は
公平性の観点からお伝えしておりません。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社●●●
採用担当 △△
――――――――――

テンプレ②：再応募可否の問い合わせ（断定しない）

件名／Re:【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様

株式会社●●●、採用担当の△△です。
ご連絡ありがとうございます。

再応募につきましては、募集状況や求める要件が変わる可能性もございますため、
現時点で個別のお約束はいたしかねますが、募集を再開した際には
改めてご検討いただけますと幸いです。

この度はご応募いただき、誠にありがとうございました。
〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
株式会社●●●
採用担当 △△
――――――――――

テンプレ③：応募書類の返却・破棄に関する問い合わせ

件名／Re:【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様

株式会社●●●、採用担当の△△です。
ご連絡ありがとうございます。

お預かりした応募書類につきましては、弊社の規程に基づき以下の通り対応いたします。

・返却する場合：履歴書記載のご住所宛に、（返送方法）にて（返送予定日）までに発送いたします。
・破棄する場合：個人情報として、弊社にて責任をもって適切に破棄いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
株式会社●●●
採用担当 △△
――――――――――

テンプレ④：お礼の返信が来た場合（短く・追加のやり取りを増やさない）

件名／Re:【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様

株式会社●●●、採用担当の△△です。
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
恐れ入りますが、本件に関してご不明点がない場合はご返信には及びません。

――――――――――
株式会社●●●
採用担当 △△
――――――――――

よくある質問（FAQ）

不採用通知メールの件名はどう書けばいいですか？

件名は「選考結果の通知」と「企業名」が分かるように、短く明確にするのがおすすめです。応募者は選考メールを複数受け取るため、検索しやすい件名に揃えるとトラブルが減ります。

• 【選考結果のご連絡】株式会社●●●
• 選考結果のご連絡（株式会社●●●）
• 【書類選考結果】株式会社●●●
• 【面接結果のご連絡】株式会社●●●

不採用通知はいつ送るべきですか？

目安は「選考から2〜3日程度、遅くとも1週間以内」です。1週間を超えそうな場合は、結果連絡が遅れている旨を先に送っておくと、応募者の不安や不信感を和らげやすくなります。

不採用通知メールに返信は必要ですか？

応募者からお礼などの返信が来ても、必ず返信が必要というわけではありません。ただし企業イメージの面から短く返す場合は、「お礼＋今後の活躍を祈る」程度で十分です。やり取りを増やさないために、文末に「ご不明点がない場合はご返信には及びません」と添える形も使いやすいでしょう。

不採用通知メールの宛先（To/Cc/Bcc）はどうすべきですか？

不採用通知は個人情報を含むため、基本は応募者本人をToに設定し、社内共有は必要最小限にします。複数応募者へ一斉送信する場合は、宛先が見えてしまう事故を防ぐため、Bcc運用ルールを社内で統一しましょう。

• 応募者本人：To
• 社内共有：Cc（必要最小限）または管理ツールで履歴共有
• 複数人へ一斉送信：原則Bcc

一斉送信（複数名）で不採用通知を送るときの注意点は？

宛先表示事故や誤送信を防ぐため、Bcc運用に加えて、送信前に次を固定チェックにすると安心です。

• 宛先は原則Bcc、Toは自社アドレスなど社内ルールで統一する
• 返却あり／なしが混在しないよう、対象者リストを分けて送信する
• 差し替え項目（会社名・担当者名・応募者名）と添付ファイルの最終確認を行う

応募書類（履歴書・職務経歴書）の保管や破棄はどう書けばいいですか？

個人情報を含むため、社内の保管・返却・破棄ルールを決めたうえで、メール本文の記載と一致させることが重要です。返却する場合は返送方法や送付先、破棄する場合は「責任をもって破棄する」旨を明記しましょう。保管期間や取り扱いの考え方は、社内規程とも整合を取ってください。

応募書類の保管期間や廃棄ルールの整理は、履歴書・職務経歴書の保管期間と廃棄ルールも参考にしてください。

不採用通知は電話よりメールが良いですか？

基本的にはメールでの通知がおすすめです。電話だと質問対応が発生しやすく、言った言わないのトラブルにもつながりかねません。電話で先に伝える場合でも、後からメール等で記録を残しておくと安心です。

「採用を見送らせていただくこととなりました」はどんな場面で使えますか？

「不採用です」と断定しすぎず、結果は明確に伝えたい場合に使いやすい表現です。遠回しになりすぎない範囲で、次の言い換えもよく使われます。

• 「厳正に選考した結果、今回は採用を見合わせていただくこととなりました」
• 「誠に残念ではございますが、ご希望に沿いかねる結果となりました」
• 「選考の結果、今回はご期待に添えない結果となりました」

まとめ

不採用通知メールは、採用業務の中で必ず発生する連絡であり、同時に企業の印象を左右する大切な接点でもあります。

だからこそ、必要な情報を簡潔に伝えられるテンプレートを整え、返却あり／なし、書類選考／面接、返信対応といったパターンごとに使い分けられる状態にしておくことが重要です。今回紹介したテンプレートをベースに「自社版ひな形」を作っておくと、日々の運用負担を大きく減らせます。

面接案内・日程調整・合否連絡など、他の採用メールもテンプレート化したい場合は、採用メールのテンプレ集（面接案内・合否連絡など）もご活用ください。

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