不採用通知メールの例文テンプレ集【コピペOK】書類選考・面接／返却有無

3行でわかる！この記事の要約
  1. この記事は不採用通知メールを送るときの注意点や例文（テンプレ）を理解できます。
  2. 不採用通知のメールは、遅くとも1週間以内に送り、選考結果のみを明確に伝えましょう。
  3. 不採用通知メールは最低限必要な内容を網羅したテンプレを作り、一部を編集して送る運用にすると負担が減ります。

まずは、次のようなお悩みはありませんか？

  • 不採用通知メールを書くたびに、毎回ゼロから文面を考えている
  • 書類選考・面接の合否連絡がバラバラで、抜け漏れがないか不安
  • 応募者管理はスプレッドシート、メールはOutlook／Gmailとツールが分かれている
  • 応募〜面接調整〜合否連絡まで「人に依存」していて、引き継ぎが大変

上記のうち1つでも当てはまる場合は、この記事のテンプレを活用しつつ、
不採用通知だけでなく採用フロー全体を仕組み化することをおすすめします。

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選考を行えば、当然不採用になる方が出てきます。不採用の旨を伝えるのはあまり前向きにはなれないはず。ですが、不採用通知のメールにこそ、企業の誠実さが見えるとも言えます。

この記事では、不採用通知メールのポイント（送るタイミング・構成・注意点）を整理し、コピペですぐに使える用途別テンプレートも紹介します。

不採用通知メールとは

不採用通知メールとは、書類選考や面接で不合格・不採用になったことを応募者に伝えるメールのこと。採用担当者・経営者であれば、送る機会も多いはずです。

不採用通知メールの内容は、採用に留まらず会社の印象にも影響します。例えば不採用になった方が将来の顧客になる可能性もあり、文面次第で企業イメージを損ねてしまうことがあります。

不採用通知メールのポイント

不採用通知を出すタイミング

不採用通知のメールは、面接日から3日程度、遅くとも1週間以内には出すようにしましょう。

応募者は早く選考結果を知りたいものです。複数企業の選考を受けている場合はなおさらです。

社内での調整もあるかと思いますが、面接から3日ほどで通知をするのが良いでしょう。面接翌日など早すぎてしまうと「きちんと選考されていない」と捉えられる可能性もあります。

もし1週間を超えてしまう場合は、選考結果の通知が遅れている旨の連絡をしましょう。待たせすぎると応募者からの信頼を損ねかねません。

不採用通知メールの構成（最低限必要な5要素）

不採用通知メールに必要な構成内容は、大きく分けて5つです。各ポイントを押さえて、失礼のない文面に整えましょう。

1）件名

件名はシンプルでOK。結果の通知であることと企業名が分かれば問題ありません。応募者は選考関連のメールが日々たくさん届くため、【選考結果のご連絡】など分かりやすい件名に設定しましょう。

2）応募者名

冒頭の応募者名は、苗字だけではなくフルネームで書くのが好ましいです。応募者が多い場合は氏名を間違えてしまうケースもあります。氏名も個人情報ですので、間違いがないように確認しましょう。

3）挨拶・謝意

不採用通知メールは会社からの公式な通知です。会社を代表して送るため、失礼のないよう挨拶と謝意から入りましょう。応募してくださったことや、面接を受けてくださったことへの感謝を伝えます。

4）選考結果

本題である選考結果を伝えます。『不採用』という文言は直接的すぎて失礼になる可能性があるため、遠回しになりすぎない範囲で「今回は採用を見合わせていただくこととなりました」といった表現で明確に伝えましょう。

5）応募書類の取り扱い

不採用となった場合、会社側で保管している履歴書・職務経歴書をどう取り扱うかも明記します。住所や電話番号など重要な個人情報が詰まった書類ですので、対応方法は社内で決めておきましょう。

郵送で返却する企業もあるかと思いますが、応募者が多い場合は対応しきれないケースもあります。そのため「自社で責任をもって破棄する」と伝える運用も一般的です。

メール作成の注意点（トラブルを避けるために）

不採用理由は無理に書かなくても良い

不採用通知メールでは、選考結果のみを伝えれば問題ありません。「他の応募者と比較した結果」「当社の定める能力に達しておらず」など理由を明確にすると、納得できない応募者から問い合わせが入り、対応に困ってしまうことがあります。トラブル回避の観点でも、無理に記載しない方がよいでしょう。

なぜ電話ではなくメール？

不採用通知は、できれば電話ではなくメールで送りましょう。電話の場合、直接本人に言葉で伝えにくかったり、選考について質問をされてしまったりすることがあります。

また「言った言わない」のトラブルにもなりかねないため、メールの文面で記録として残すのが安心です。

不採用メールのテンプレを“運用”できる形にする（抜け漏れ・誤送信を防ぐ）

不採用通知メールは、本文さえ決まれば「作業」はかなり軽くできます。
ただし実務では、テンプレがあっても次のような理由でミスや手戻りが起きやすい点に注意が必要です。

  • 文面の最新版が分からず、古いテンプレで送ってしまう
  • 応募者ごとのステータス（書類/面接/辞退）と連絡状況が分断され、未連絡が発生する
  • 複数人で対応すると、誰がいつ送ったか履歴が追えず引き継ぎが難しい
よくある課題 この記事でできること 採用係長でできること
不採用メールの文面を考えるのに時間がかかる コピペで使える用途別テンプレを社内の定型文にできる よく使う文面をテンプレートとして保存し、応募者ごとに必要箇所だけ差し替えて送信できる
応募者ごとに合否連絡の抜け漏れが不安 「いつ・どのタイミングで送るべきか」を記事内の解説で整理できる 応募者のステータス管理と連絡状況を紐づけ、未連絡の応募者を把握しながら送信できる
応募〜面接調整〜不採用連絡までツールがバラバラ 文面や構成の「型」を整え、社内ルールとして統一しやすくなる 応募受付からメッセージのやり取り、合否連絡までを1つの管理画面で完結できる
採用担当が変わると対応品質がブレる テンプレートをベースに、一定水準の文章にできる 応募履歴・対応履歴が残り、引き継ぎ時も過去のコミュニケーションをすぐに確認できる

採用フロー全体を仕組み化する際は、まず「ATS（採用管理システム）の基本」や「採用ツールの選び方」から整理するとスムーズです。

テンプレを整えたうえで、応募者管理と連絡を一元化してミスを減らしたい場合は：
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不採用通知メールの例文を紹介

不採用通知メールは人によって大きく内容が変わるものではありません。送る通数も多くなるため、最低限のテンプレを作っておき、相手や選考状況に合わせて編集しながら使うのが良いでしょう。

ここでは状況に合わせてすぐに使えるテンプレをいくつか紹介します。ぜひコピーして活用してください。

例文① 書類選考で不採用になった場合（書類返却無し）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

さて、書類選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内テンプレとして運用するポイント

  • 差し替え箇所（会社名・担当者名・応募者名）だけを編集し、本文の型は固定する
  • 送信前に「応募者ステータス」「書類返却の有無」「宛名」をチェックして抜け漏れを防ぐ
  • 複数人で運用する場合は、最新版のテンプレと送信履歴が追える状態にしておく

テンプレ運用でミスを減らすなら（最新版管理・送信履歴・ステータス連携）

  • テンプレの最新版を一元管理して、古い文面の誤送信を防ぐ
  • 応募者のステータスと連絡状況を紐づけて、未連絡を防ぐ
  • 送信履歴を残して、引き継ぎの属人化を解消する

テンプレ管理〜応募者ステータス〜送信履歴までまとめて整えるなら：
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例文② 書類選考で不採用になった場合（書類返却有り）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。

書類選考の結果についてですが、弊社にて厳正な選考を行いました結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

尚、お預かりした応募書類につきましては、
履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

この例文を社内テンプレとして運用するポイント

  • 返却対応が発生するため、送信前に「返却先住所」「返送方法（簡易書留等）」「返送予定日」を社内ルールで統一する
  • 応募書類の取り扱い（保管/返送/破棄）に関する社内規程と文面を一致させる

例文③ 面接で不採用になった場合（書類返却無し）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂き、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。

さて、書類選考の結果についてですが、面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討をした結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず申し訳ございません。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内テンプレとして運用するポイント

  • 面接実施日からの通知期限（例：3日/1週間）を決め、未連絡が出ない運用にする
  • 「理由を求められた場合」の社内対応（テンプレ回答・対応窓口）を決めておく

例文④ 面接で不採用になった場合（書類返却有り）

件名／【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様（応募者のフルネーム）

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂き、ありがとうございました。

書類選考の結果をお伝え致します。

面接でのお話を踏まえ、社内にて厳正な選考を行った結果、
誠に残念ですが、今回は採用を見送らせて頂くことになりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に書かれておりました住所に返送させて頂きます。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

この例文を社内テンプレとして運用するポイント

  • 返却有無によってテンプレを分岐し、誤送信を防ぐ（返却無しなのに返送文言が入る事故を防止）
  • 返送対応の担当・期限・記録方法（いつ発送したか）を決めておく

よくある質問（FAQ）

不採用理由はメールに書いた方がいいですか？

基本的には、選考結果のみを伝える形で問題ありません。理由を明確に書くと、追加質問や問い合わせにつながりやすくなります。どうしても記載が必要な場合でも、断定的な表現は避け、社内ルールに沿って統一した文面で運用しましょう。

不採用通知に返信が来た場合はどう対応すべきですか？

返信が来る可能性を踏まえ、対応窓口（誰が対応するか）と対応方針（回答範囲）をあらかじめ決めておくと安心です。個別のやり取りが増えると属人化しやすいため、テンプレ回答を用意し、履歴が残る形で運用しましょう。

応募書類（履歴書・職務経歴書）の保管や破棄はどう書けばいいですか？

個人情報を含むため、社内の保管・破棄ルールを決めたうえで、メール本文の記載と一致させることが重要です。返却する場合は返送方法や送付先、破棄する場合は「責任をもって破棄する」旨を明記しましょう。保管期間や取り扱いの考え方は、社内規程とも整合を取ってください。

応募書類の保管期間や廃棄ルールの整理は、次の記事も参考にしてください。
⇒履歴書・職務経歴書の保管期間と廃棄ルール

不採用通知は電話よりメールが良いですか？

基本的にはメールでの通知がおすすめです。電話だと質問対応が発生しやすく、言った言わないのトラブルにもつながりかねません。メールで記録として残し、必要があれば社内で対応履歴を共有できる状態にしておくと安心です。

まとめ

不採用通知メールは、採用に関わっていれば必ず送らなければならないものです。かつ、企業のイメージを左右する大切なメールでもあります。

だからこそ最低限必要な内容を網羅し、応募者の方が不快にならないような内容のテンプレートを作り、一部を編集して送るだけにしましょう。今回紹介したテンプレートをベースに「自社版ひな形」を整えておくと、日々の運用負担を大きく減らせます。

さらに、不採用通知メールだけでなく、

  • 複数の求人媒体から来る応募者を一括管理したい
  • 書類選考・面接・不採用連絡までのステータスを漏れなく管理したい
  • 合否メール・面接案内メールなど、よく使う文面をテンプレ化しておきたい

といった場合は、採用支援ツールで採用フロー全体を一元管理するのが効果的です。

採用業務全体を効率化したい方へ（検討ステップ）

  1. まずはATSの基本と、採用管理で何が楽になるかを整理する
  2. 次に、採用ツールの種類・比較ポイントを押さえる
  3. 無料ツール比較で、自社の規模・運用に合う選択肢を絞る

通知業務の工数削減・ミス防止・引き継ぎをラクにしたい方は：
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面接評価の整理や、メールテンプレを横展開したい場合は、こちらも参考にしてください。
⇒面接評価シートで合否判断をブレさせない
⇒採用メールのテンプレ集（面接案内・合否連絡など）

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