採用活動では、普段と違う業務フローが発生しやすく、メール作成が後回しになって対応が遅れてしまうことがあります。
しかし、応募からの初動が遅れると、求職者のモチベーションが下がり、良い人材でも音信不通になってしまうケースが増えます。早く返すことに加えて、次に何が起きるかが分かる文面にしておくことが大切です。
このページでは、採用の流れに沿って「状況別にすぐ使える採用メールテンプレート」をまとめています。件名例、送信タイミング、返信が来た時の返答例、差し込みミスを防ぐための注意点もまとめています。必要な箇所を転記してご活用ください。
採用メールを「作る」だけで終わらせない：テンプレートを社内で統一し、応募者ごとの送信履歴まで一元管理できると、差し込みミス・二重送信・対応漏れをまとめて減らせます。
- 応募受付・面接日程調整・合否連絡をテンプレート化
- 誰に・いつ・何を送ったかを履歴で確認
- 担当者交代時も引き継ぎしやすい状態を維持
応募〜面接〜合否連絡をテンプレート＋送信履歴で管理したい場合は、応募者情報や選考状況を一元管理できるATS「採用係長」を無料で試せます。自動で有料プランに移行しないため、まずは使い勝手を確認できます。
目次
共通ルール（差し込み・件名・返信期限）
採用メールは、単に丁寧な文章を書くだけでは足りません。候補者が迷わず次の行動を取れること、採用担当者が社内で安全に運用できることの両方を満たすと、返信率と候補者体験を落としにくくなります。
テンプレートの差し込み項目
- 応募者名（敬称含む）
- 応募職種名
- 会社名・担当者名・連絡先
- 選考ステータス（受付／書類選考／面接／内定など）
- 返信期限（いつまでに返してほしいか）
- 面接情報（日時・場所・オンラインURL・持ち物・所要時間）
- 提出情報（提出書類・提出方法・提出先・提出期限）
- 内定・採用通知情報（条件提示方法・承諾期限・入社日・確認書類）
トーンと書き方の基本
- 結論（用件）→理由や補足→次のアクションの順に書く
- 返信が必要な場合は「何を」「いつまでに」返信するかを明確にする
- 応募・来社・面接参加への感謝を冒頭か締めに一言添える
- 社内で表現の揺れ（敬語・言い回し）を減らすと誤送信時のダメージが小さくなる
- テンプレートはそのまま使える内容でも、職種・面接内容・持ち物など必要な情報は必ず反映する
件名の付け方
- 会社名と用件を入れて、ひと目で内容が分かる件名にする
- 「書類選考結果」「面接日程のご相談」「内定のご連絡」など、候補者が探しやすい語を使う
- 面接案内や提出依頼は、必要に応じて「返信期限」「所要時間」を件名または本文冒頭で明示する
- 不必要に強い表現（至急・必ず本日中など）は避け、期限と理由をセットで伝える
返信期限の目安
- 応募受付：当日〜24時間以内
- 書類依頼：当日〜24時間以内
- 面接日程調整：候補日提示の返信は24時間以内、確定連絡は確定後すぐ
- 不採用連絡：決裁後すぐ（できれば48時間以内）
- 内定連絡：決裁後すぐ（同日中が望ましい）
内定・採用通知で確認する項目
内定通知や採用通知は、候補者の判断に直結する重要な連絡です。メール本文では結果だけを伝えるのではなく、承諾期限、条件提示方法、次の手続き、問い合わせ先までセットで案内すると、候補者が迷いにくくなります。
- 採用・内定の結果と対象職種
- 入社予定日または入社日の調整方法
- 条件提示方法（メール添付・面談・書面送付など）
- 承諾期限と、承諾・辞退の返信方法
- 内定通知書、採用通知書、労働条件通知書、雇用契約書などの確認書類
- 入社手続き書類の提出方法・提出期限
- 不明点がある場合の問い合わせ先
労働条件の明示ルールは2024年4月から変更されています。就業場所・業務の変更範囲など、明示が必要な事項は採用形態や契約内容によって変わるため、内定通知や条件提示を行う際は、厚生労働省の最新情報や社内の労務担当・専門家に確認してください。
候補者体験チェックリスト
- 最初の返信で「次に何が起きるか（選考フロー）」を一言添える
- 返信期限は短くしすぎない（24〜48時間を基準に、土日や夜間も考慮）
- 個人情報（住所・電話番号・選考結果など）の送信先、CC/BCC、添付ファイルを必ず確認
- 圧の強い表現を避け、候補者の都合に配慮した言い回しにする
- 返信が来ない場合の次アクション（リマインド→電話）を社内で決めておく
- 深夜・早朝に送る場合は送信予約を使い、就業時間内に届くように調整する
CC・BCCの基本
- 応募者のメールアドレスは原則「To」に1名のみ（複数候補者を同報しない）
- 社内共有はCCで問題ありませんが、社外関係者を入れる場合は情報範囲を再確認
- 複数名へ一斉案内が必要な場合でも、候補者同士が見えないようBCCは慎重に運用する
- 書類提出先は、個人アドレスではなく採用専用アドレスや専用導線を優先する
送信前の最終チェック
- 宛先・候補者名・職種名に誤りがないか
- 件名と本文の用件が一致しているか
- 日時、URL、場所、持ち物、期限が漏れていないか
- 添付ファイルと差し込み項目が正しいか
- 問い合わせ先と次の連絡予定が明記されているか
- 内定・採用通知では、条件提示方法・承諾期限・入社日・確認書類が漏れていないか
- 不採用・内定・条件提示など重要文面は、社内承認を経ているか
テンプレートを「個人の下書き」ではなく、社内の最新版として統一しておくと、差し込みミスや二重連絡などの事故を減らせます。採用管理の基本を知りたい方はATSとは、採用業務の効率化手段を比較したい方は採用ツールの紹介記事もご覧ください。
状況別テンプレート
メールテンプレートは、以下の状況で使えるものを用意しています。まずは近いケースを選び、応募者名・職種・日時・期限・URLだけ差し替えて使うと運用しやすくなります。
新卒・中途・アルバイトなど雇用形態が違う場合も、基本の構成は同じです。ただし、入社までの期間、必要書類、面接回数、承諾期限、労働条件の提示方法は変わることがあるため、テンプレートを利用する前に「この候補者に必要な差し込み項目」を確認しておきましょう。
雇用形態別に確認したい差し込み項目：
- 新卒：内定承諾期限、入社前面談、研修・配属関連の案内
- 中途：入社可能日、条件提示方法、現職都合を踏まえた返信期限
- アルバイト・パート：勤務開始日、シフト希望、持ち物、初回出勤時の受付方法
- 応募受付（後ほど連絡）
- 応募受付（履歴書・職務経歴書の送付依頼）
- 書類選考：不合格
- 書類選考：合格＆面接案内（意思確認）
- 面接日程調整（候補日提示）
- 面接日程確定（来社／オンライン）
- 面接日程調整（再調整依頼）
- 面接日程調整で返信が来ない場合のリマインド
- 面接前日リマインド（来社／オンライン）
- 面接後：お礼
- 面接後：不合格
- 内定通知（内定連絡）
- 内定後フォロー（入社手続き・期限案内）
- 選考保留（結果連絡まで時間が必要）
- 辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）
- 辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）
テンプレート活用で「1から文章作成する手間」を削減し、初動を早くできます。
■メールテンプレートの見方
メールタイトル（件名）と本文の2つで構成しています。必要な箇所を転記して利用してください。返信が必要なテンプレートは、用途・差し込み項目・返信期限も併せて確認すると、そのまま運用しやすくなります。
採用メールテンプレート：応募受付メール
応募受付（後ほど連絡）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございます。
ご応募内容を確認のうえ、書類選考および今後の選考につきましては【結果連絡予定日】までにご連絡いたします。
恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願いいたします。
なお、採用選考についてご不明点等がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：応募直後に受領を伝え、候補者の不安を抑える
差し込み項目：応募者名／会社名／応募職種／結果連絡予定日／担当者名／連絡先
件名例：ご応募ありがとうございます（株式会社●●●●／【応募職種】）／【応募受付】ご応募ありがとうございます（株式会社●●●●）
送信タイミング：応募受領後、当日〜24時間以内（遅れる場合は「いつ頃連絡するか」だけでも先に送る）
返信が来た時の返答例：質問が来た場合は要点に回答し、「選考結果の連絡予定（目安）」を添える。返信不要の旨を入れるなら「本メールへのご返信は不要です」
NG例：「後ほど連絡します」だけで期限がない／会社名・職種の差し込み漏れ／問い合わせ先がない
応募受付（履歴書・職務経歴書の送付依頼）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございます。
今後の選考にあたり、履歴書および職務経歴書のご提出をお願いしております。
お手数ですが、【提出方法（メール添付／アップロード／郵送）】にて、【提出期限】までにご提出ください。
■ご提出いただきたい書類
・履歴書
・職務経歴書
■提出方法：
・メール添付の場合：本メールまたは採用専用アドレス【メールアドレス】宛に添付してご返信ください
・アップロードの場合：以下よりアップロードしてください（URL）：【URL】
・郵送の場合：下記宛先へご郵送ください
■郵送先（郵送の場合）
〒●●●-●●●●
東京都●●区●●●●●● ●●●ビル●F
株式会社●●●● 採用担当宛
書類を拝見後、【結果連絡予定日】までに選考結果と今後の流れをご連絡いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：応募直後に必要書類と提出方法を明確に案内する
差し込み項目：応募者名／応募職種／提出書類／提出方法／提出先／提出期限／結果連絡予定日／担当者連絡先
件名例：【書類提出のお願い】株式会社●●●●／【応募職種】／履歴書・職務経歴書ご提出のお願い（提出期限：【提出期限】）
送信タイミング：応募受領後すぐ（当日〜24時間以内）。提出期限は24〜48時間を基準に調整
返信が来た時の返答例：「書類受領いたしました。選考結果は【結果連絡予定日】までにご連絡します」
NG例：提出期限がない／提出方法が複数あるのに優先方法が不明／URLの貼り間違い／個人アドレスへの送付依頼
書類選考メール（通過/不通過/保留）テンプレート＋件名例
書類選考：不合格のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、弊社の求人（【応募職種】）にご応募いただき、誠にありがとうございました。
ご提出いただいた書類をもとに慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら今回はご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠の中で総合的に判断した結果でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
―――――――――――――――
用途：書類選考の不通過を丁寧かつ簡潔に伝える
差し込み項目：応募者名／会社名／応募職種／担当者名
件名例：【書類選考結果】株式会社●●●●／【応募職種】／書類選考結果のご連絡（株式会社●●●●）
送信タイミング：決裁後すぐ（できれば48時間以内）。遅れる場合は先に選考保留（結果連絡まで時間が必要）を送る
返信が来た時の返答例：原則返信は不要。問い合わせがあれば、将来の再応募者・顧客・取引先になる可能性も踏まえ、個別の選考理由は避けつつ「総合的判断」である旨を丁寧に回答
NG例：宛名差し込みミス／他候補者情報の混入／社内評価メモの貼り付け／不必要に強い表現や断定（人格否定に見える言い回し）
不採用通知メールの書き方・注意点を詳しく知りたい方は、以下も参照してください。
【そのまま使える例文付き】不採用通知メールの送り方、送る際に気をつけるべきこと解説
書類選考：合格＆面接案内（意思確認）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、履歴書および職務経歴書をご提出いただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果、ぜひ次の面接にお進みいただきたくご連絡いたしました。
一次面接は【来社／オンライン】、所要時間は【所要時間】程度を予定しております。
面接をご希望の場合は、【返信期限】までに本メールへ「面接希望」とご返信ください。確認後、面接日程の候補をご案内いたします。
※ご都合が難しい場合は、可能な曜日・時間帯を併せてお知らせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：書類選考通過と面接意思確認を同時に行う
差し込み項目：応募者名／会社名／応募職種／面接方法／所要時間／返信期限／担当者連絡先
件名例：【書類選考結果】面接のご案内（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接のご希望確認（株式会社●●●●）
送信タイミング：書類選考の合格決裁後すぐ（同日中が理想）
返信が来た時の返答例：「面接希望」の返信→次は面接日程調整（候補日提示）へ。曜日・時間帯の希望が来たら、候補日を3つ程度提示
NG例：「面接希望」返信だけ求めて、次の連絡まで空く／面接方法（来社/オンライン）に触れない／返信期限がない
選考保留（結果連絡まで時間が必要）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考結果につきまして、社内での確認・調整に時間を要しており、【結果連絡予定日】までお時間を頂戴できればと存じます。
お待たせしてしまい申し訳ございません。進捗があり次第、改めてご連絡いたします。
ご不明点がございましたら、本メールへご返信ください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：結果連絡が遅れるときに、何も連絡がない状態を防ぐ
差し込み項目：応募者名／会社名／結果連絡予定日／担当者連絡先
件名例：【選考状況のご連絡】結果連絡日：【結果連絡予定日】（株式会社●●●●）／【お待たせしております】選考結果のご案内時期について
送信タイミング：結果連絡が48時間以上かかりそうな時点で先に送る（「何も連絡がない」を作らない）
返信が来た時の返答例：「承知しました」→「ありがとうございます。予定通り【結果連絡予定日】までにご連絡します」／辞退意向→辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）または辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）へ
NG例：連絡予定日が曖昧／「進捗があり次第」だけで期限がない／候補者の不安を増やす表現（理由なしの引き延ばし）
あわせて用意しておきたいメール：「書類選考結果メール」「書類選考メール」「書類選考 結果 メール」を探している方は、通過（面接案内）／不通過（不合格）／保留（結果連絡まで時間が必要）をセットで用意しておくと、遅延時の候補者離脱を抑えやすくなります。
面接日程調整メール（候補日/確定/再調整/リマインド）テンプレート
面接日程調整は、採用メールの中でも返信が滞りやすい場面です。候補日は3案前後を基本にし、所要時間・面接方法・場所またはURL・返信期限・緊急連絡先を揃えて送ると、不要な往復が減ります。
面接調整は「送った後」の管理が重要です：候補日提示、確定連絡、再調整、リマインドの履歴が応募者ごとに残っていないと、二重連絡や対応漏れが起きやすくなります。
採用係長なら、応募者情報や選考状況を一元管理しながら、面接調整後の対応状況も確認しやすくなります。
面接日程調整（候補日提示）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接にお進みいただける旨のご連絡をいただき、ありがとうございます。
面接日程につきまして、下記候補日でご都合はいかがでしょうか。
■候補日（所要時間：●分）
・【第1候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第2候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第3候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
■面接方法：来社／オンライン（いずれか）
■場所（来社の場合）：【住所】
■オンラインURL（オンラインの場合）：【URL】
■担当者：●●（TEL：00-0000-0000）
■持ち物：筆記用具／履歴書（必要に応じて）
上記が難しい場合は、ご都合の良い日時（候補を2〜3つ）をお知らせください。
ご返信は【返信期限】までにいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：候補日を提示して、最短で面接日時を決める
差し込み項目：応募者名／応募職種／候補日3案／所要時間／面接方法／場所またはURL／持ち物／返信期限／担当者連絡先
件名例：【面接日程調整】候補日ご相談（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接日程のご相談（所要時間：●分）
送信タイミング：面接希望の返信後、できるだけ当日中（遅くとも24時間以内）
返信が来た時の返答例：確定→「面接日時を【確定日時】で承りました。詳細は下記です（場所/URL/持ち物）」と再掲し、必要ならカレンダー招待も送る
NG例：返信期限がない／所要時間がない／来社かオンラインか不明／URLが未記載または誤り
面接日程確定（来社／オンライン）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接日程についてご返信いただき、ありがとうございます。
下記の通り、面接日時が確定しましたのでご案内いたします。
■面接日時：●月●日（●）●:●●〜●:●●（所要時間：●分）
■面接方法：来社／オンライン
■場所（来社の場合）：【住所・受付方法】
■オンラインURL（オンラインの場合）：【URL】
■ミーティングID／パスコード（必要な場合）：【ID／パスコード】
■持ち物：筆記用具／履歴書（必要に応じて）
■緊急連絡先：00-0000-0000
オンライン面接の場合、当日接続がうまくいかない際は上記の緊急連絡先までご連絡ください。
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
当日お会いできることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：確定日時と当日の必要情報を漏れなく伝える
差し込み項目：応募者名／確定日時／所要時間／来社またはオンライン情報／受付方法／URL／ID・パスコード／持ち物／緊急連絡先
件名例：【面接日時確定】株式会社●●●●／【応募職種】／オンライン面接日時確定のご連絡
送信タイミング：日時が決まった直後。候補者が予定を確定しやすいよう、なるべく当日中に送る
返信が来た時の返答例：「承知しました」→「ご確認ありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします」
NG例：確定したのにURLや受付方法がない／オンラインの接続情報に誤りがある／緊急連絡先がない
面接日程調整（再調整依頼）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接日程につきましてご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、いただいた日程では社内調整が難しく、別日で再調整をお願いできますでしょうか。
■候補日（所要時間：●分）
・【第1候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第2候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第3候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
上記以外でも可能でしたら、直近でご都合の良い日時（候補を2〜3つ）をご提示ください。
ご返信は【返信期限】までにいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：企業都合または候補者都合で日程を再調整する
差し込み項目：応募者名／候補日3案／所要時間／返信期限／担当者連絡先
件名例：【面接日程の再調整】候補日のご相談（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接日程の再調整のお願い
送信タイミング：候補者から日程提示が来たら、できるだけ早く（当日中）
返信が来た時の返答例：確定したら、確定日時・方法・場所/URL・所要時間・持ち物を再掲して確定通知（面接日程確定の要領）
NG例：「無理でした」だけで代替案がない／候補を1つしか出さない／返信期限を出さない
体調不良など候補者都合の再調整でも基本は同じ：責める表現は避け、まず体調への配慮を伝えた上で、新たな候補日を2〜3案提示するとスムーズです。急ぎで日程変更を受けた場合も、後でメールを残して記録にしておくと引き継ぎしやすくなります。
面接日程調整で返信が来ない場合のリマインドメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日お送りした面接日程のご案内につきまして、念のため再度ご連絡いたしました。
以下候補日の中でご都合の良い日時がございましたら、【返信期限】までにご返信いただけますと幸いです。
■候補日（所要時間：●分）
・【第1候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第2候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
・【第3候補】●月●日（●）●:●●〜●:●●
上記が難しい場合は、ご都合の良い日時を2〜3つお知らせください。
行き違いで既にご返信をいただいている場合は、何卒ご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：候補日提示後、返信が来ないときに丁寧に再連絡する
差し込み項目：応募者名／候補日3案／所要時間／返信期限／担当者連絡先
件名例：【ご確認】面接日程のご返信のお願い（株式会社●●●●）／面接日程のご確認
送信タイミング：最初の候補日提示から1〜2営業日後を目安。期限が迫る前に1回入れるとよい
返信が来た時の返答例：確定→面接日程確定へ。難しい場合→再調整依頼の要領で候補を出し直す
NG例：督促が強すぎる／返信期限や代替手段がない／電話した内容をメールに残さない
面接前日リマインド（来社／オンライン）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
面接日時が近づいてまいりましたので、念のためご連絡いたします。
■面接日時：●月●日（●）●:●●〜●:●●（所要時間：●分）
■面接方法：来社／オンライン
■場所（来社の場合）：【住所・受付方法】
■オンラインURL（オンラインの場合）：【URL】
■担当者：●●（TEL：00-0000-0000）
■持ち物：筆記用具／履歴書（必要に応じて）
当日はお気をつけてお越しください（オンラインの場合はお時間になりましたらURLへアクセスください）。
万が一遅れる場合やご都合が難しくなった場合は、お手数ですが本メールまたはお電話にてご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：前日に情報を再掲して、当日の迷いや無断欠席を防ぐ
差し込み項目：応募者名／面接日時／所要時間／方法／場所またはURL／受付方法／持ち物／緊急連絡先
件名例：【面接前日リマインド】面接のご案内（株式会社●●●●／【応募職種】）／明日の面接のご案内（オンラインURL記載）
送信タイミング：前日（遅くとも前日夕方まで）。当日朝に再送する場合は短い文面で問題ありません
返信が来た時の返答例：日程変更のご希望→面接日程調整（候補日提示）または面接日程調整（再調整依頼）へ。遅刻連絡→「承知しました。お気をつけてお越しください（オンラインの場合はURLへアクセスください）」
NG例：URLの貼り忘れ／住所・受付方法が不明／開始時刻だけで所要時間がない
面接調整メールを複数使うほど、履歴管理が大切になります。
候補日提示、確定、再調整、前日リマインドをメールごとに手作業で管理すると、返信漏れや二重送信が起きやすくなります。採用係長なら、テンプレート登録と応募者ごとの送信履歴をまとめて管理できます。
面接日程調整で返信が来ない場合は、返信期限を明記した上でリマインドを送る運用にすると迷いが減ります。応募者の状況によっては電話連絡が有効な場合もあるため、電話連絡の例文も併せて確認してください。
面接合否メール（内定/不採用/保留）テンプレート＋返信対応
面接後：お礼のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
本日はお忙しい中、面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
お話しできたことに感謝申し上げます。
選考結果につきましては、【結果連絡予定日】までにご連絡いたします。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：面接参加への感謝と結果連絡時期を伝える
差し込み項目：応募者名／応募職種／結果連絡予定日／担当者連絡先
件名例：【面接のお礼】本日はありがとうございました（株式会社●●●●／【応募職種】）／面接ご参加のお礼と今後のご案内
送信タイミング：面接当日中（遅くとも翌営業日午前）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。質問があれば要点に回答し、結果連絡予定日は変更しない
NG例：結果連絡予定日がない／面接官名や内容の誤記／候補者名の差し込みミス
面接後：不合格のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら今回はご希望に沿えない結果となりました。
限られた採用枠の中で総合的に判断した結果でございます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
―――――――――――――――
用途：面接後の不採用結果を、配慮をもって伝える
差し込み項目：応募者名／会社名／応募職種／担当者名
件名例：【面接結果】選考結果のご連絡（株式会社●●●●／【応募職種】）／選考結果のご案内（株式会社●●●●）
送信タイミング：決裁後すぐ（できれば48時間以内）。遅れる場合は選考保留（結果連絡まで時間が必要）を先に
返信が来た時の返答例：原則返信不要。理由開示の依頼が来ても、候補者が将来の顧客・取引先・再応募者になる可能性を踏まえ、個別理由は避けつつ丁寧に対応（詳細は不採用通知メールの解説）
NG例：社内メモの貼り付け／評価内容をそのまま書く／候補者の人格や能力を否定する表現／返信が遅れたまま不採用だけを伝える
内定通知（内定連絡）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
先日は面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、▲▲▲▲様を【応募職種】として採用（内定）とさせていただくことになりましたので、ご連絡いたします。
面接では【評価した点／期待すること】の点を特に評価しており、今後ぜひ一緒に働けることを楽しみにしております。
―――――――――――――――
今後の手続き・スケジュール
―――――――――――――――
・【条件提示方法】：【メール添付／面談／書面送付】
・【確認書類】：【内定通知書／採用通知書／労働条件通知書／雇用契約書など】
・【承諾期限】：【期限】
・【入社予定日】：【日付／調整方法】
・【次のアクション】：【書類送付／面談日程調整／入社日確認】
・【問い合わせ先】：【担当者名・連絡先】
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
新たな仲間をお迎えできることを、社員一同大変嬉しく思っております。
まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：内定結果と承諾までの流れを明確に伝える
差し込み項目：応募者名／応募職種／評価した点／条件提示方法／確認書類／承諾期限／入社予定日／次のアクション／担当者連絡先
件名例：【内定のご連絡】株式会社●●●●／【応募職種】／内定のご通知と今後のお手続き
送信タイミング：決裁後すぐ（同日中が望ましい）。電話で先に伝えた場合も、条件提示・期限・次アクションをメールで残す
返信が来た時の返答例：承諾→内定後フォロー（入社手続き・期限案内）へ。質問→回答＋「期限」再掲。辞退→辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）または辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）へ
NG例：条件や期限が書かれていない／次に何をすれば良いか不明／労働条件通知書などの確認書類が曖昧／重要条件を本文に入れたまま社内承認なしで送る
内定通知メールで漏らしたくないこと：採用結果、職種、入社予定日、条件提示方法、承諾期限、確認書類、問い合わせ先をセットで確認しましょう。
評価した点や歓迎の一言を入れる場合は、事前に社内で承認した表現にしておくと、候補者ごとの差し込みミスや過度な期待表現を防ぎやすくなります。
内定通知メールを詳しく知りたい方は、以下も参照してください。
内定通知（オファー）メールの例文・書き方を解説
合否連絡を早く、ばらつきなく進めるコツ：評価基準が揃っていないと「面接合否メール」が遅れやすくなります。面接評価を標準化するなら、面接評価シートも併せて整備するとスムーズです。
内定を文書で残す：メールと合わせて通知書を用意する場合は、内定通知書テンプレートも参考にしてください。
内定後フォロー・辞退対応メールテンプレート
内定後フォロー（入社手続き・期限案内）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は内定のご連絡をお受けいただき、ありがとうございます。
今後のお手続きにつきまして、下記の通りご案内いたします。
■ご対応いただきたいこと
・【確認書類】：【採用通知書／内定通知書／労働条件通知書／雇用契約書など】
・【提出書類】：【入社承諾書／誓約書／本人確認書類／扶養関連書類など】（提出期限：【期限】）
・【入社日関連】：【入社日候補／確定方法】
・【その他】：【健康診断／手続き面談／研修など】
■提出方法
【メール添付／アップロード／郵送】
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
TEL：00-0000-0000
MAIL：recruit@●●●●.co.jp
―――――――――――――――
用途：内定承諾後の提出物・期限・次工程を整理して伝える
差し込み項目：応募者名／確認書類／提出書類／提出期限／入社日関連情報／提出方法／担当者連絡先
件名例：【内定後のご案内】提出書類と期限のご連絡（株式会社●●●●）／入社手続きのご案内（提出期限：【期限】）
送信タイミング：内定承諾の返信後、できるだけ早く（当日〜翌営業日）
返信が来た時の返答例：提出完了→「受領しました。次は【次の手続き】です」／期限変更希望→代替期限を提示し、確定した期限を再掲
NG例：提出期限がない／提出方法が不明／労働条件通知書など確認書類の案内がない／問い合わせ先がない
内定後フォローで確認したい書類例：
- 採用通知書・内定通知書
- 労働条件通知書・雇用契約書
- 入社承諾書・誓約書
- 本人確認書類、振込口座、扶養・社会保険関連の書類
必要書類は雇用形態や社内運用によって変わります。メールでは「何を」「どこへ」「いつまでに」提出するかを明記し、重要な条件や書面は社内の労務担当・専門家に確認したうえで案内しましょう。
辞退の受諾（選考辞退・内定辞退）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、選考（内定）辞退のご連絡をいただき、ありがとうございます。
弊社としても誠に残念ではございますが、お申し出を承りました。
なお、これまでお預かりしました応募書類等につきましては、当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご活躍とご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
―――――――――――――――
用途：辞退連絡を受け、感情的にならず簡潔に受諾する
差し込み項目：応募者名／会社名／担当者名
件名例：【辞退承りました】ご連絡ありがとうございます（株式会社●●●●）／選考辞退の件、承知いたしました
送信タイミング：辞退連絡を受けたら当日中（遅くとも翌営業日）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。連絡が来た場合も短くお礼を返して締める
NG例：感情的な文面／強い引き止め表現／個人情報の扱い（破棄/保管）に触れない
辞退の受諾（引き止めしない・丁寧に締める）のメールテンプレート
▲▲▲▲様
こんにちは。株式会社●●●● 採用担当の●●です。
この度は、ご丁寧にご連絡をいただきありがとうございます。
承知いたしました。今回はご縁が叶いませんでしたが、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりしている応募書類等につきましては、当社にて適切に破棄いたします。
末筆ながら、▲▲▲▲様の今後のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
株式会社●●●●
採用担当：●● ●●
―――――――――――――――
用途：辞退受諾を、やわらかく丁寧に締める
差し込み項目：応募者名／会社名／担当者名
件名例：ご連絡ありがとうございました（株式会社●●●●）／選考辞退の件、承知いたしました
送信タイミング：辞退受領後すぐ（当日中）
返信が来た時の返答例：原則返信不要。必要なら「ご連絡ありがとうございます。今後のご活躍をお祈りしております」で締める
NG例：引き止めが強く見える表現／責める言い回し／応募書類の取扱い説明がない
テンプレート運用の事故と防止
テンプレートを使うとメール作成は速くなりますが、運用が属人化すると別の事故が起きやすくなります。とくに採用メールは、応募者体験と企業印象の両方に影響するため、誰が送っても品質が揃う状態を作ることが重要です。
よくある事故
- 応募者名・社名・職種名の差し込みミス
- 同じ応募者へ二重送信してしまう
- 送った／送っていないが分からない（履歴が個人のメールボックスに埋もれる）
- テンプレートの最新版が分からず、古い表現や条件で送ってしまう
- 承認が必要な文面（不採用・内定条件）を担当者が独断で送ってしまう
- 内定通知・条件提示・労働条件通知書の案内がメール本文と書面で食い違う
- 電話で調整した内容がメールに残らず、引き継ぎ時に情報が抜ける
事故を防ぐためにできること
- テンプレートを「社内の最新版」として一箇所にまとめる（個人フォルダに置かない）
- 差し込み項目（名前・職種・期限・URL）をテンプレート内で目立たせる
- 不採用・内定など重要文面は、送信前に承認フローを作る
- 応募者ごとに「いつ・誰が・何を送ったか」を履歴として残す
- 電話で連絡した場合も、あとからメールで内容を残して齟齬を防ぐ
- 内定条件や承諾期限などの重要情報は、メール本文・添付書類・管理画面で同じ内容になっているか確認する
運用を一元化する方法（ATS）：テンプレートの最新版管理、送信履歴、対応漏れ防止をまとめて行うならATSの導入が有効です。ATSの基本はATSとはで確認できます。
採用係長でできること：テンプレートを登録してすぐ使える状態にし、応募者ごとの履歴・対応状況を確認しやすくなります。具体的な運用イメージは採用係長の使い方も参照してください。
比較して検討したい方へ：採用業務の効率化手段全体を見たい場合は、採用ツールの比較記事もご覧ください。
テンプレートを「作る」だけでなく「運用する」仕組みがあると、ミスや作業時間をまとめて減らせます。応募者対応の履歴管理まで含めて効率化したい場合は、ATSの活用も含めて運用を見直すと、担当者交代時もスムーズです。
まとめ
- まずは状況別テンプレートを使って、初動を速くする
- テンプレートは最低限「職種・期限・次のアクション」を反映して送る
- 面接調整・保留・辞退対応は、候補者配慮と履歴管理の差が出やすい
- テンプレートを複数使うほど、最新版管理・承認・履歴が重要になる
採用対応は、応募数が増えるほど「ミスのリスク」と「作業工数」が増えやすくなります。テンプレートと応募者対応を一元管理して、次回以降の運用負担を軽くしたい場合は、ATSの導入まで視野に入れておくと、面接調整や合否連絡のばらつきも減らしやすくなります。
次に進めたいこと：
- 面接後：評価を揃える（面接評価シート）
- 合否連絡：面接後：不合格／内定通知（内定連絡）／選考保留（結果連絡まで時間が必要）を即送れる状態にする
- 内定後：手続きと期限を案内し、書面も整備（内定通知書テンプレート）
無料で始める採用ツール「採用係長」
テンプレ作成のついでに、自社の求人も無料で作成
FAQ
テンプレートはそのまま送っても大丈夫ですか？
基本的にはそのままでも使えますが、応募者名・応募職種・返信期限・面接情報など、重要項目は必ず反映してください。事務的に見えすぎないよう、応募や来社への感謝、当日の流れを一言添えると印象が良くなります。
不採用メールで気をつけることはありますか？
誤字脱字や差し込みミスが起きやすい領域のため、送信前の見直しを推奨します。個別の選考理由や評価メモをそのまま伝えるのは避け、総合的な判断である旨を簡潔に伝える方が安全です。文面の考え方や注意点は、不採用通知メールの解説記事も参考にしてください。
面接日程調整で返信が来ない場合はどうすればいいですか？
候補日提示後は、返信期限を明記した上で、期限前後に一度リマインドを送る運用にすると迷いが減ります。行き違いへの配慮を入れ、都合が合わない場合の返答方法も書いておくと返信しやすくなります。応募者の状況によっては電話連絡が有効な場合もあるため、電話連絡の例文も併せて確認してください。
内定連絡の後に何を送ればいいですか？
条件提示・入社日・提出書類・期限・問い合わせ先をセットで案内し、次のアクションを明確にするとスムーズです。内定通知の文例は、内定通知メールの解説も参考になります。
採用通知メールだけで内定連絡をしても良いですか？
実際の採用現場では、先に電話で意向を伝えたうえで、メールで条件・期限・次の手続きを残すケースもあります。重要なのは、候補者が後から確認できる形で、採用結果、条件提示方法、承諾期限、確認書類、問い合わせ先を残すことです。内定通知書など書面を用意する場合は、内定通知書テンプレートも確認してください。
労働条件明示で注意することはありますか？
労働条件の明示ルールは2024年4月から変更されています。就業場所・業務の変更範囲、有期契約の更新上限、無期転換に関する事項など、確認が必要な内容があるため、内定通知や条件提示の文面だけで判断せず、厚生労働省の最新情報や社内の労務担当・専門家に確認しましょう。
返信が必要なメールと、不要なメールの見分け方は？
候補者側にアクションが必要な場合（書類提出、候補日回答、承諾/辞退の意思表示など）は「何を」「いつまでに」返信するかを本文で明確にします。アクション不要な場合は「本メールへのご返信は不要です」を添えると、双方の負担を減らせます。
テンプレートの誤送信（宛名違い・他候補者情報の混入）を防ぐには？
差し込み項目（名前・職種・期限・URL）を目立たせ、送信前チェック（宛先、添付、本文中の固有名詞、CC/BCC）を固定化するのが有効です。複数名で運用する場合は、テンプレートの最新版管理と送信履歴が残る仕組み（ATS）を用意すると事故が減ります。
採用メールは深夜や早朝に送っても大丈夫ですか？
急ぎでない限り、候補者が確認しやすい就業時間帯に届くよう送信予約を使うのが無難です。深夜・早朝の送信は、企業側の働き方に不安を与えることもあるため、内容が良くても印象面で不利になる場合があります。
エージェント経由応募のときも同じテンプレートで良いですか？
基本の構成は同じですが、候補者本人へ送るのか、エージェント経由で送るのかを明確に分けて運用してください。特に日時確定や選考結果は、送信先と共有範囲を誤るとトラブルになりやすいため、宛先確認を徹底することが重要です。
求人広告を掲載したい方へ
採用係長は最大5つの求人検索エンジン（求人ボックス、Googleしごと検索、スタンバイ、Career jet、キュウサク）にワンクリックで連携できます。ぜひ一度お試しくださいませ。
採用係長とは？
「採用係長」は採用ブランディングから採用プロモーションまで採用業務全般を支援する
「採用マーケティングツール」です。
採用サイトの作成が
誰でも簡単に！
求人検索エンジン
最大5つへ一括連携！
応募者情報を
まとめて一括管理！
採用係長について知りたい方はこちらから
https://saiyo-kakaricho.com/同じカテゴリ内の人気記事
ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。 通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。 求人検索エンジンを活用した採用集客や、Google Analytics等の解析ツールを用いた効果分析・サイト改善を強みとしている。
ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。
求人検索エンジンを活用した採用集客や、Google Analytics等の解析ツールを用いた効果分析・サイト改善を強みとしている。