内定通知メール例文テンプレ｜承諾期限/必要書類/入社までの流れを一通り

採用活動を行い、内定が決まった方に対して皆さまはどのように通知を行っていますでしょうか。
少し前までは「内定通知」を郵送で送っていましたが、郵送からメールの方法へと切り替える企業が増えています。

実際に、「どのような文章でメールを作成し応募者に連絡をすればいいのか？」と悩まれる人事・採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は内定通知メールを作成する際の注意点や構成内容・例文をご紹介していきます。

本記事で紹介しているメールテンプレートは以下のページから一括ダウンロードできます。
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こんなお悩みはありませんか？【企業・人事担当者向けチェックリスト】

• 内定通知・不採用通知・面接日程調整などのメール作成に毎回時間がかかっている
• 選考フェーズごとのメールがバラバラで、担当者ごとに文面やトーンが揃っていない
• メール送信の抜け漏れ（内定通知が遅れる／不採用連絡が止まる）がときどき発生してしまう
• メールテンプレはあるが、「誰に・いつ・どの文面を送ったか」を一元管理できていない
• 紙・Excel・メールなどツールが分散していて、選考状況の把握だけで手一杯になっている

上記のうち1つでも当てはまる場合、内定メールだけでなく
「内定者フォロー（承諾／辞退／保留）まで含めた運用」を仕組み化するチャンスです。

内定通知メールの書き方だけ知りたい方は本記事を、
「内定後の承諾期限管理」「辞退防止のフォロー」「必要書類の回収」までまとめて改善したい方は、
後半のチェックリスト・FAQまであわせてご覧ください。

内定通知メールについて

企業が応募者に対して、内定した事を知らせる通知を「内定通知」と言います。内定通知は、書面の郵送や電話だけではなく、メールでも可能です。
インターネットの普及により、メールやメッセージツールによる内定通知にも違和感が無くなってきています。

書面による「採用通知書」については以下の記事で解説しています。
⇒採用通知書とは？書き方と記載すべき事項について【雛形テンプレート・例文付き】

求職者にとって、選考結果は非常に気になるものです。内定通知を受け取る側の気持ちを考慮して内定通知メールを送りましょう。

内定通知メールの作成

構成内容について

内定通知メールの基本構成は下記の通りです。テンプレートを使う場合も、「抜け漏れチェック」として活用してください。

①件名
本文の概要が一目で分かりやすいように記載します。

②宛名
フルネームで正確に、漢字の記載間違いに注意しましょう。※名前の省略はしません。

③差出人
どの企業からのメールなのかを伝えられます。企業名・部署名・氏名を記載しましょう。

④挨拶
応募のお礼も含めて丁寧な挨拶を心がけましょう。

⑤本文
選考の結果（内定の旨）を記載します。詳細は下記の例文をご参照ください。

⑥別記（次アクション・必要事項）
入社日や内定式、内定承諾期限、必要書類、提出期限・提出方法、今後の流れなどをまとめて記載します。

⑦結びの挨拶
これから一緒に働く応募者に向けて、企業側の気持ちを伝えましょう。

⑧署名

メールを作成する際のポイントや注意点は？

事務的な文章だけではなく、担当者の気持ちが伝わる文章を記載する

応募者は新天地での就業を心待ちにしている反面、不安にも感じています。伝えたい情報だけを記載した事務的なメールだと不安を助長させてしまうかもしれません。

ビジネスの場にふさわしい範囲で「どういったところが会社とマッチして採用に至ったのか？」や一緒に働く事を楽しみにしている気持ちなどを添えましょう。応募者にも「この会社で働くのが楽しみだ」と思ってもらえるように、心のこもった丁寧なメールを作成することが大切です。

分かりやすく、簡潔かつ明確に伝える

複数社での内定が応募者に返って来ている場合、今後の手続きや流れなどが分かりづらいという理由で他の企業での内定承諾を決めてしまう事もあります。長文になりすぎないよう、大切なことを簡潔分かりやすくに伝える事もポイントの一つです。

メールを送る前に最終チェックを行う

• 宛先のメールアドレスと宛名が一致しているか
• 誤字・脱字はないか
• 入社書類や内定式の内容に誤りはないか

など、テンプレートを使用する際は特に注意が必要です。必ず最終チェックを行いましょう。

内定通知メールの必須記載項目チェックリスト

内定通知メールは、例文を整えるだけでなく「承諾まで迷わせない情報設計」が重要です。下記をコピペして、送信前の最終確認にご利用ください。

• 内定の旨（採用内定が決定したことを明確に）
• 内定承諾のお願い（承諾/辞退/保留いずれの返信が必要か）
• 承諾期限（例：○月○日（○）まで）
• 次のアクション（面談/来社/オンライン/内定式など）
• 日時・場所・URL（オンラインの場合は接続方法も）
• 必要書類（入社誓約書・身元保証書など）
• 提出期限・提出方法（郵送/持参/オンライン）
• 問い合わせ先（部署名・担当者名・電話・メール）
• 誤送信防止（宛名/メールアドレス/添付ファイルの確認）

内定通知後の「次アクション」テンプレ（承諾率・辞退防止に効く）

内定通知はゴールではなく「承諾までのスタート」です。内定通知メールの末尾や別記として、下記のように次アクションを固定化すると、候補者の不安を減らし承諾率向上につながります。

ーーー今後の流れ（例）ーーー
1）内定承諾のご回答
　○月○日（○）までに、「承諾／辞退／保留」のいずれかをご返信ください。

2）内定者面談（任意）
　日程：○月○日（○）○:○○〜
　方法：来社／オンライン（URL：xxxxxxxx）
　内容：入社条件の最終確認、配属・業務内容のご説明、質疑応答

3）必要書類のご提出
　提出期限：○月○日（○）必着
　提出物　：入社誓約書、身元保証書、（必要に応じて）卒業見込証明書 等
　提出方法：郵送／持参／オンライン（提出手順：xxxx）

4）ご不明点の窓口
　担当：○○部 ○○（メール：xxxx / TEL：xxxx）
ーーーーーーーーーーーーーー

内定者が増えるほど、「誰が承諾済みか」「期限が近いのは誰か」「書類回収が終わったか」などの管理が煩雑になります。
内定者の承諾/辞退/保留や書類回収の進捗をステータスで一元管理して抜け漏れを防ぎたい方は、応募者管理とメールテンプレが一体になった「採用係長」を無料で試すのも一つの方法です。

内定通知メールの例文をご紹介

それでは実際に例文をご紹介していきます。自社にあわせて是非アレンジしてご利用ください。

例文①

件名：【株式会社▲▲】選考結果のご連絡
○○様　
先日はお忙しい中、
弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。
株式会社▲▲、採用担当の●●です。
厳選なる審査の結果、
○○様の採用内定が決定いたしましたのでここに通知いたします。
内定式の日程を下記にて記載いたしますので、ご確認ください。
--------------------------------------
内定式
日程　：■月■日（■）
場所　：
時間　：
--------------------------------------
また、入社手続きに必要な書類に関しましては、
別途ご連絡をさせていただきます。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。

以上、メールにて恐縮ではございますが
取り急ぎご連絡申し上げます。
================================
署名
================================

内定通知を送った後は、「承諾/辞退/保留」の状況や承諾期限、書類回収の進捗をまとめて管理できると、フォロー漏れを防げます。

• 未返信者：承諾期限の3〜5日前を目安にリマインド
• 保留者：次に連絡する日程を合意し、放置を防止
• 承諾者：必要書類の回収・手続き案内をテンプレで順番に送付
• 全員：連絡履歴を残し、担当者が変わっても追える状態にする

内定後フォロー（期限管理・リマインド・履歴管理）まで含めた「採用係長」の使い方を確認し、必要なら無料トライアルで試してみるのも一つの方法です。

例文②

件名：【株式会社▲▲】選考結果に関しまして
○○様 先日はお忙しい中、 弊社の最終面接へお越しいただき誠にありがとうございました。
株式会社▲▲、採用担当の●●と申します。
厳選なる審査の結果、 ぜひ当社の一員としてお力添えをいただきたく
採用の内定を決定いたしましたので、ご報告申し上げます。
 
○○様の強味である～～の点を、是非当社で活かしていただきたいと存じます。
つきましては、下記の書類を別途郵送いたしましたので 
必要事項を記入いただき、令和■年■月■日までにご返送ください。
ーーー記ーーー
＜郵送書類＞ 
・入社誓約書　1通 
・身元保証書　1通
ーーーーーーー 
以上 入社日の日程に関しましては、
追ってご連絡をさせていただきます。
 
なお、ご不明な点などございましたら 
▲▲課　●●までお気軽にお問い合わせください。 
○○様を弊社の一員として迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。 
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 
================================
署名
================================

例文③

件名：最終面接結果のご連絡【株式会社▲▲】
○○様　
お世話になっております。
株式会社▲▲、採用担当の●●と申します。
この度は弊社の求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、
是非とも○○様にご入社いただきたく存じます。
つきましては、入社手続きのお打ち合わせに
再度弊社までお越しいただければと存じますがご都合いかがでしょうか。
○○様のご都合の良い日程を複数頂戴できますと幸いです。
数ある企業の中から当社に応募をいただきました事、
改めて感謝申し上げます。
○○様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
それでは、ご返信をお待ちしておりますので
何卒、よろしくお願い申し上げます。
================================
署名
================================

内定通知を出すタイミングについて

人材不足が深刻化し採用においては求職者の売り手市場になっているため、内定通知は「できる限り早く」出す事が大切です。

応募者は同時に何社も並行してし選考を受けているケースが多く、早く内定通知が届いた企業に対しては、採用の意欲がより伝わりやすくなります。
それによって、早く内定が決まった会社への入社を決定する傾向にあり、内定承諾率も高くなるため非常に重要なポイントです。

良いと思った人材こそ、素早い対応を心がけるようにして他社への流出を防ぎましょう。

とは言っても、選考にはどうしても時間がかかってしまうものです。「早く採用を出す事を意識しすぎるあまりミスマッチな人材を採用してしまった」何てことがないよう選考は慎重に、採用する人材が固まってからの工程を迅速に対応する事を心がけてください。

【POINT】
定時時刻を超過した時間に送る「内定通知」メール
「この会社、こんな時間まで仕事をしているの？ブラックなのかな？」と不安を仰いでしまう場合があるので要注意です。
基本的な事ではありますが定時時刻の中でメールを送りましょう。

そもそも採用する人材の要件定義についてお悩みの担当者様は、以下の記事で採用ペルソナについて解説しています。
⇒採用ミスマッチを回避！ペルソナを活かした求人票の作り方とは？

承諾期限の決め方（短すぎ/長すぎのデメリット）

承諾期限は、候補者の意思決定を前に進めるために有効ですが、短すぎても長すぎてもデメリットがあります。

• 短すぎる：候補者が比較検討・家族相談・条件確認の時間を確保できず、不信感や辞退につながることがある
• 長すぎる：他社比較の時間が増え、温度感が下がる、社内の受入準備（配属・手続き）も遅れる

決め方のコツは、「期限」だけを置かずに、期限までに必要な材料（面談・条件確認・質問窓口）も同時にセットすることです。候補者が迷う理由は「不安」と「情報不足」であることが多いため、承諾期限の前に不安が解消できる設計にしておくと、承諾率が安定しやすくなります。

また、例外対応（どうしても判断が難しい場合の延長可否・延長条件）も社内で決めておくと、担当者ごとの判断ブレが減り、運用がスムーズになります。

辞退の兆候とフォロー（連絡の考え方と例文）

内定辞退はゼロにできない一方で、兆候を早めに捉えてフォローすることで防げるケースもあります。次のような状態が続く場合は注意が必要です。

• 承諾期限が近いのに返信がない
• 質問が増える（条件・配属・働き方など、意思決定に直結する論点が残っている）
• 面談・内定式など次アクションの日程調整が進まない
• メール返信の間隔が空く／トーンが変わる

フォローの基本は、追い詰めない／選びやすくする／質問しやすくするの3点です。承諾を迫る表現よりも、「不安や疑問を解消する窓口」を明確にし、次アクション（面談など）へ誘導するほうが角が立ちにくくなります。

（フォロー例）
・承諾/辞退/保留のいずれでもご返信が必要であることを再掲
・ご不明点の有無を確認（条件面・業務内容・入社までの流れ）
・必要であれば短時間のオンライン面談をご案内（候補日時を複数提示）
・承諾期限が近い旨を丁寧にお伝えし、難しい場合は早めに相談いただくよう依頼

辞退の対応や、辞退を防ぐ実務・連絡例文については以下も参考になります。
⇒内定辞退を防ぐ・辞退連絡が来た時の対応方法はこちら

内定承諾率を上げるためのフォロー運用（チェックリスト）

内定通知を送った後は、候補者の不安を減らすフォローが重要です。「連絡しすぎ」よりも「不安を放置しない」ことを意識し、下記を目安に運用を整えましょう。

• 内定通知送付当日〜翌営業日：返信方法・承諾期限・次アクションが明確か再確認（候補者から質問が来たら即返答）
• 承諾期限の3〜5日前：未返信者へリマインド（「ご不明点はありませんか？」を添える）
• 保留の候補者：状況確認の連絡を事前に合意（例：「○日頃に一度状況を伺います」）
• 承諾後：入社までの手続き（書類回収・健康診断・内定式等）の案内をテンプレ化して送付
• 辞退が出た場合：理由の深掘りは丁寧に（トラブル回避の観点で聞き方に注意）

FAQ：内定通知メールでよくある質問

Q. 内定通知メールに「承諾期限」は必ず入れるべきですか？

候補者が複数社で比較しているケースが多いため、承諾期限を明記したほうが次の意思決定が進みやすくなります。期限を設定する場合は、質問窓口や次アクション（面談など）もあわせて記載すると安心感につながります。

Q. 承諾期限はどうやって決めれば良いですか？

承諾期限は「社内の受入準備に必要な期間」と「候補者が判断に必要な期間」のバランスで決めるのが基本です。期限だけを置くと不安が残りやすいため、期限までに行う次アクション（面談・条件説明・質問窓口）もセットで提示し、候補者が迷わない材料を揃えておくと承諾率が安定しやすくなります。例外対応（延長可否・条件）も社内で決めておくと、担当者ごとの判断ブレが減ります。

Q. 内定承諾の返信は「承諾/辞退/保留」どれでも返信が必要と書くべきですか？

運用上は明記するほうが管理が楽になります。「どの選択でも返信が必要」と書いておくと、未返信のまま期限を迎えるケースを減らせます。

Q. 内定通知メールが長文になりがちです。短くするコツはありますか？

本文では「内定の旨」と「感謝・歓迎」を中心にし、詳細は「別記」にまとめると読みやすくなります。別記にはチェックリスト（期限・書類・方法・窓口）を固定化すると、毎回の作成工数も減らせます。

Q. 内定通知を送った後、返信がない場合はどう対応すべきですか？

承諾期限の3〜5日前を目安にリマインドし、「ご不明点があればお知らせください」を添えると角が立ちにくいです。保留の場合は「次に連絡する日程」を事前合意しておくと、連絡頻度の迷いが減ります。

Q. 内定通知はメールだけで問題ありませんか？

メールで問題ないケースも多い一方、企業や職種、候補者の状況により電話や書面を併用する場合もあります。書面での「採用通知書」が必要な場合は、以下の記事も参考にしてください。
⇒採用通知書とは？書き方と記載すべき事項について【雛形テンプレート・例文付き】

まとめ

今回は「内定通知」のメールを送る際のポイントや例文をご紹介して参りました。
「内定通知」は応募者に内定を承諾した事を知らせる大切なお知らせです。

内定承諾率を上げるためには企業側での「おもてなしの心」や、「どれだけ効率よく内定通知までの準備が早くできるか」が重要になってきます。丁寧かつ迅速な対応を心がけて自社にマッチした人材をゲットしていきましょう。

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内定通知以外のテンプレートもまとめて整えたい方は、以下もあわせてご覧ください。
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この記事を書いた人

採用Webマラボ編集部

採用に関するお悩みならお任せ！採用業界に精通しており、Indeedや求人ボックスなどの求人検索エンジンから、リスティング・ディスプレイ広告などまで幅広い知識を持った、採用Webマーケティングのコンサルタントなどが記事を執筆していますm(_ _)m

監修者

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
Indeedはもちろん、インターネット広告やDSP広告を組み合わせた効率的な集客や、Google Analytics等の解析ツールを利用した効果分析、サイト改善を強みとしている。