毎年採用活動をしているような大企業とは異なり中小企業の場合には、採用時の手続きや作成する書類などどのようなものをどのタイミングで送るべきかわからないことも多いでしょう。
採用したのが数年ぶり…という企業の採用担当者の方は「採用通知書」についての知識がなく、どのように選考結果を伝えたら良いのか困ってしまうこともあるかと思います。
今回はそんな採用担当者の方に向けて、採用通知書とはどのようなものか、例文やテンプレートなどを交えてご紹介していきます。
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目次
採用通知書とは
採用通知書とは、企業が正式に「あなたを採用します」という意思を求職者(応募者)に伝えるもので、採用通知書を受け取った求職者の方は採用が決まったと判断します。
採用通知書を必ず発行する必要はありませんが、応募してくれた求職者に採用の意思を伝えるために、企業側が採用を決めたらすぐに発行した方が良いです。
理由は、求職者の方にいち早く企業側の意思を伝えることで、他社への面接に断りを入れてくれたり、他社への入社を思いとどまってくれたりする可能性があるためです。
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採用通知書と内定通知書との違いについて
採用通知書の他に、内定通知書という別の書類もあります。
採用通知書と内定通知書との違いは、「採用の決定」という通知か、「内定の決定」という通知かの違いです。
・採用の決定
採用とは、求職者の方と面接などを行い企業側がその選考の結果、求職者の方を雇用すると意思決定したもので、求職者の方が面接などを実施したあと入社したいかどうかは別として、企業側の意思として決定されるものです。
つまり、企業側の採用決定意志を表すものが採用通知書であり、そこには法的に求職者を拘束する力はありません。
・内定の決定
一方内定においては、求職者と面接などを行い、企業側が選考の結果、求職者を雇用する意思決定がなされ、求職者の方の「入社する意思」も確認ができた状態を言います。
内定通知書には労働契約の効果があり法的に求職者を拘束する力もあります。
主に新卒採用などで使用されることが多く、新卒採用については卒業・修了年度の10月1日以降に正式な内定通知を出せます。
採用通知書の書き方と記載すべき事項について
次に、採用通知書の書き方と記載すべき事項について見ていきましょう。
採用通知書の書き方
採用通知書の書き方は、一般的なテンプレートを利用して書くことがおすすめです。
採用通知書は、求職者の採用を決定するものとして通知するものですから、記載する事項に漏れがあるとトラブルの原因になり、会社の信頼を失う可能性もあります。
そのため、独自のフォーマットを新たに作るよりも、一般的に利用されているものを修正して利用した方が抜け漏れなく採用通知書を作ることができるでしょう。
記載すべき事項
- 日付
- 宛名
- 差出人名
- タイトル（採用通知書）
- 採用を決定した旨
- 同封書類の内容
- 書類の返送期限
- 書類の返送宛先
- 頭語と結語
- 今後の流れやスケジュール
- 締めの挨拶
- 結語
- 人事担当者の問い合わせ先
このような内容を含めることが必要です。
特に、今後の流れやスケジュールなど「次にどのようなアクションを起こせばよいのか」ということがハッキリと記載されていると、求職者も安心できるでしょう。
採用通知を出した求職者を安心させ、入社までのフォローをする事は内定辞退を回避する手段の一つです。
内定者フォローの施策については以下の記事をご覧ください。
採用通知書のテンプレート・例文
次に、実際に採用通知書のテンプレートと例文をご紹介いたします。
例文
令和２年３月１０日
山下 太郎 様
東京都港区サンプルサンプル
TEL：03−1234−5678
人事部人事課 採用花子
採 用 通 知 書
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、後記のとおり社員採用に伴う手続きを行いますので、同封しております書類のご記入など、ご準備のほど宜しくお願い致します。
なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。
今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
日時 令和２年３月２０日（金曜日）
場所 当社
書類等 入社承諾書（同封書類）
誓約書（同封書類）
身元保証書
雇用保険被保険者証
年金手帳
認印
以上
何かご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合わせ先について TEL：03−1234−5678
人事部人事課 採用花子
このような例文を元に作成すると良いでしょう。
不採用の方への通知書類
これまで採用の方への通知方法についてご紹介してきましたが、不採用の方へも不採用通知書が必要となります。
通知書類の内容としては、以下のような点に気を付けると良いでしょう。
- 面接まで行った場合には、ご足労いただいたことへの謝意
- 書類のみの場合には、書類を送付頂いたことへの謝意
- 不採用の理由については記載しない
上記のような点に気を付け、以下のような文面を入れると良いでしょう。
このような文面にて不採用の旨を伝えることによって、直接的な表現をせずに相手に伝えることができます。
採用通知書と同封する書類について
次に、同封する書類について見ていきましょう。
採用通知をした後、どのような手続きを行っていくかによって同封するべき書類も変わってきますが、先述したような通知書を使用する場合には以下の様な書類が必要です
- 添え状
- 入社承諾書
- 入社誓約書
- 返信用封筒
それぞれ、細かく見ていきましょう。
添え状
採用通知書に同封する「添え状」とは、「このような書類を送付いたします」という意味を持つ書類です。
採用通知を送るときに、その文章だけを送るのは失礼となるため送ります。
どのような書類でも添え状を同封するのは一般的なマナーとされており、文章の中には時候の挨拶などを入れると良いでしょう。
入社承諾書
入社承諾書とは、採用が決まった求職者が書く書類です。入社までに期間があるときなどに用いられます。
企業側が「採用します」という通知を出した後に求職者の内定辞退を未然に防ぐために「特別な理由が無い限りは入社します」という意志を企業側に向けて提出するものです。
企業側が記載するべき項目としては、以下の様な項目があります。
- 社名
- 代表取締役名
- 採用内定通知を受け取ったという旨の内容
- 入社する日付
- 入社することを誓約するという旨の内容
- 日付記入欄
- 住所記入欄
- 氏名記入欄
- 押印欄
上記の様な項目を入れておくことが必要となり、重要なのは「求職者が記入する」ということです。
日付や住所、氏名などを記入してもらうために、上記の様な項目を用意しておき、場合によっては「書類は滞りなく提出する」「正当な理由なしで入社を拒否しない」などの誓約も付け加えておくと良いでしょう。
入社誓約書
入社の際に、誓約書を交わす場合もあります。
誓約書については入社することに承諾するだけではなく、入社するにあたって「履歴書の記載内容が事実である」ということや「会社の名誉を汚すことはしない」ということを会社に約束をするというものです。
誓約書に記載される内容としては、以下のような項目があります。
- 社名
- 代表取締役名
- 入社する日付
- 誓約内容（秘密情報や個人情報の取扱いや、会社貸与のものを退社時には返却するなど）
- 日付記入欄
- 住所記入欄
- 氏名記入欄
- 押印欄
入社承諾書と似ているため、承諾書と誓約書を一緒にしている場合もありますが、それぞれ分けて作ることもあります。
返信用封筒
返信用封筒も同封が必要です。
先述した入社承諾書や誓約書は、返信してもらう必要があるため返信用封筒を入れるようにしましょう。
返信用封筒が入っていないことで、以下のようなリスクがあります。
- 不親切な会社と思われる
- 求職者からの返信が遅くなる
このようなリスクを回避するためにも返信用封筒を入れることは必要で、返信用封筒には返信先の自社の住所や宛名を書いておくこと、切手を貼っておくことなど忘れずに行っておきましょう。
採用通知書はいつまでに送れば良いのか？
面接を行った方への採用通知は、できるだけ早い方が良いです。その理由としては、以下のようなことが挙げられます。
- 他の企業の検討を防げる
- 対応が早い会社と思われる
- 他の企業の面接を止められる
人材不足が深刻化し、これからの社会は売り手市場となっていきます。
その中で他社より良い人材を獲得していくためには早い決断が必要となります。良いと思った人材にはいち早く採用通知書を出すことによって、他企業への面接などを止めることができるでしょう。
1週間以内には結果を出そう
面接を受ける求職者の方は、1つの企業だけではなく複数の企業を同時進行で面接を受けることがほとんどです。
せっかく入社への意欲が強かった場合でも、2週間、3週間と経っていくうちに企業への入社の意欲も薄れ、他の企業への興味が強くなることもあります。
そのため、1日でも早く結果を出して通知を出すことが大切です。遅くとも1週間以内には決めるようにしましょう。
可能であれば事前に電話連絡をする
採用通知書を出すまえに、可能であれば事前に電話にて連絡しておきましょう。
理由としては、求職者の方にいち早くアクションを起こせるということと、求職者の現在の就活状況を把握できるなどの利点があるからです。
電話対応については以下の記事をご覧ください。
⇒応募者への電話対応は最初が重要！Indeed応募者に使えるトークスクリプト
採用通知はメールでも良いのか？
採用通知は書面だけではなく、メールでも可能です。
一昔前まではメールでの通知ではなく書面にて行うことが当たり前でしたが、今ではインターネットやスマートフォンの普及により、メールなどツールを利用した採用通知にも違和感がなくなってきています。
メールのテンプレートにつきましては以下をご覧ください。
⇒【採用担当者向け】採用メールテンプレート集｜面接調整や採用通知などの文例
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まとめ
採用通知書とはどのようなものか、書き方や記載すべき事項についてなどをご紹介してきました。 これまでご紹介してきたテンプレートや例文については、すぐにでも利用できるものとなっているため、基本のスタイルとして自社用に修正して利用いただければと思います。
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