採用の合否を伝えるとき、「採用通知書（書面）」を用意するかどうか、どのタイミングで送るべきか、同封書類は何が必要か——中小企業の採用担当者ほど迷いやすいポイントです。
本記事では、採用通知書と内定通知書の違い、必須記載項目チェックリスト、すぐ使えるテンプレート（例文）に加え、テンプレを送った後に必ず発生する「送付〜返送〜入社手続き」の運用フローまで、実務で迷わないように整理して解説します。
目次
採用通知書と内定通知書の違い
採用通知書と内定通知書は似ていますが、意味合いと使うタイミングが異なります。混同すると、候補者との認識ズレや手続きの手戻りにつながるため、まずは違いを押さえておきましょう。
採用通知書とは
採用通知書とは、企業が応募者（求職者）に対して「あなたを採用します」という意思を、書面で正式に伝えるための文書です。
採用通知書は必ず発行しなければならない書類ではありませんが、採用を決めたらできるだけ早く伝えることで、候補者が他社選考を止めたり、意思決定が進みやすくなる可能性があります。
内定通知書とは
内定通知書とは、企業側の採用意思に加えて、候補者側の「入社する意思」も確認できた状態で、内定の決定を通知する文書です。一般に、内定通知書は労働契約の効果が生じる場面があり、採用通知書よりも拘束力が強い前提で扱われます。
違いを一言で整理すると
- 採用通知書：企業側の「採用する意思」を通知する（候補者の入社意思確認はこれからでも成立）
- 内定通知書：企業側の採用意思＋候補者の入社意思が確認できた状態で「内定決定」を通知する
あわせて、混同されやすい書類として「労働条件通知書」があります。違いが不安な場合は、以下も参考にしてください。
⇒ 労働条件通知書とは？通知書の内容や交付義務・タイミングを解説
採用通知書の必須記載項目チェックリスト
採用通知書はテンプレートを使って作成するのが一般的です。独自フォーマットで作ると、記載漏れが原因でトラブルになったり、候補者の不安を招くことがあります。まずは、最低限押さえたい必須項目をチェックリストで確認しましょう。
採用通知書に記載すべき項目
- 日付
- 宛名（応募者氏名）
- 差出人（会社名・住所・連絡先・担当部署/担当者）
- タイトル（採用通知書）
- 採用を決定した旨
- 採用に伴う手続きの案内
- 同封書類の内容
- 返送が必要な書類の一覧
- 返送期限
- 返送先（住所・宛名）
- 今後の流れ（次回連絡、入社日までのスケジュール）
- 問い合わせ先（電話/メール）
- 頭語・結語（例：拝啓/敬具）
手戻りを防ぐために、特に明確にしておきたい3点
- 返送期限：期限が曖昧だと返信が遅れ、入社手続きが詰まります
- 返送物：何を返送するかが不明確だと、書類不備や差し戻しが増えます
- 次のアクション：候補者が「何をすればよいか」がわかると安心感が増します
採用通知を出した後に候補者を安心させ、入社までフォローすることは、内定辞退の回避にもつながります。内定者フォローの施策例は以下も参考にしてください。
採用通知書のテンプレート・例文
ここからは、そのまま使える採用通知書の例文（テンプレート）です。自社の情報・日付・同封書類・返送期限などを置き換えてご利用ください。
採用通知書（書面）テンプレート（例文）
令和◯年◯月◯日
◯◯ ◯◯ 様
〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯◯◯
TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯部◯◯課 採用担当 ◯◯◯◯
採 用 通 知 書
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、◯◯様を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、下記のとおり採用に伴う手続きを進めたく、同封書類をご確認のうえ、期日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。
なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますのでご了承ください。
敬具
記
【今後の手続きについて】
- 返送期限：令和◯年◯月◯日（◯）必着
- 返送先：〒◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯県◯◯市◯◯◯◯ 株式会社◯◯◯◯ ◯◯部◯◯課 採用担当 宛
- 同封書類：
- 入社承諾書
- 誓約書
- （必要に応じて）身元保証書
- 返信用封筒
- 入社日：令和◯年◯月◯日（◯）
- 入社までの流れ：返送書類の確認後、担当者より次の手続き（入社案内、必要書類、初日の持ち物等）をご連絡いたします
以上
ご不明点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
【問い合わせ先】TEL：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯ ◯◯部◯◯課 採用担当 ◯◯◯◯
この例文をベースに、自社の条件・同封書類・期限などを調整して利用するとスムーズです。
テンプレを送った後は、「返送の有無」「書類不備」「期限超過」などの手戻りが起きやすいポイントです。通知〜入社手続きまでを漏れなく管理したい場合は、応募者対応やステータス管理を一元化できる仕組みを用意しておくと安心です。
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送付・返送（回収）までの実務フロー
採用通知書は「送って終わり」ではありません。実務では、返送書類の回収・不備対応・期限管理が発生します。ここが詰まると、入社手続き全体が遅れたり、候補者体験も悪化します。
送付〜回収の基本ステップ
- 送付前の確認：記載項目（返送期限/返送物/問い合わせ先/次アクション）が揃っているか
- 同封書類の準備：入社承諾書、誓約書、返信用封筒（宛名記入・切手貼付）など
- 送付：送付日を控える（後の督促・管理で必要）
- 返送状況の確認：期限までに返送があるか、到着したか
- 書類不備の対応：記入漏れ・押印漏れ・添付不足があれば連絡
- 次の手続き案内：入社案内、持ち物、初日の集合場所、追加書類の依頼
未回収・期限超過が起きたときの対応
- 期限の前に一度リマインド：期限直前に気づかせるだけで回収率が上がります
- 期限超過時は即日連絡：放置すると候補者の優先度が下がりやすくなります
- 不備対応は「何が足りないか」を明確に：差し戻し回数を減らすことが重要です
この「送付したか／返送されたか／不備はないか／次に何を案内するか」を人手で追うほど、対応漏れが起きやすくなります。候補者ごとのステータス・期限・タスクをまとめて管理できると、手戻り防止に効果的です。
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FAQ（よくある質問）
採用通知書はいつまでに送れば良いですか？
面接を行った方への採用通知は、できるだけ早い方が良いです。候補者は複数社を同時に検討していることが多く、通知が遅いほど他社へ気持ちが傾く可能性があります。目安としては、遅くとも1週間以内に結果を出し、速やかに通知しましょう。
採用通知書を送る前に電話連絡は必要ですか？
可能であれば事前に電話連絡をしておくと、候補者にいち早く意思を伝えられ、現状（他社選考状況など）も把握できるため有効です。電話対応の進め方は以下も参考にしてください。
⇒ 応募者への電話対応は最初が重要！Indeed応募者に使えるトークスクリプト
採用通知はメールでも良いですか？
採用通知は書面だけでなく、メールでも可能です。近年はメールでの通知も一般化しており、スピード感のある連絡手段として活用されています。メール文例は以下をご覧ください。
採用通知書と一緒に送る書類は何が一般的ですか？
採用通知の後、どのような手続きを行うかによって同封書類は変わりますが、一般的には以下がよく用いられます。
- 添え状
- 入社承諾書
- 入社誓約書（または誓約書）
- 返信用封筒
採用通知書と同封する書類について
採用通知書と一緒に送る書類は、入社までの手続きをスムーズに進めるために重要です。ここでは代表的な同封書類とポイントを簡潔に整理します。
添え状
添え状は「この書類を送付します」という意味を持つ文書です。採用通知書だけを送るのは失礼とされることがあるため、一般的なマナーとして同封します。
入社承諾書
入社承諾書は、候補者が「特別な理由がない限り入社する意思がある」ことを企業に提出するための書類です。入社まで期間がある場合などに、内定辞退の抑止にもつながります。
入社誓約書（誓約書）
誓約書は、入社にあたって履歴書の記載内容が事実であること、会社の名誉を損なわないこと、秘密情報や個人情報の取り扱い、貸与物の返却などを約束する文書です。承諾書と一体化しているケースもあります。
返信用封筒
返送が必要な書類がある場合は、返信用封筒も同封しましょう。返信先の住所・宛名を記入し、切手も貼っておくと、候補者側の手間が減り返送が遅れにくくなります。
まとめ
採用通知書は、候補者に採用の意思を伝える重要な書類です。違い（採用通知書/内定通知書）を整理し、必須記載項目チェックで漏れを防ぎ、テンプレを自社用に調整して活用しましょう。
また、実務ではテンプレ提示後に「送付したか／返送されたか／不備はないか／次に何を案内するか」の管理が発生します。対応漏れを防ぎ、入社までをスムーズに進めたい場合は、応募者対応や進捗を一元管理できる仕組みがあると安心です。
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ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
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