労働条件通知書とは?書き方と実際の雛形・フォーマットをご紹介

労働条件通知書 とは

労働条件通知書は、従業員の雇用にあたって発行が必要な書類のひとつです。労働条件の明示は法律で義務付けられており、企業は労働条件通知書を従業員にかならず発行する必要があります。

しかし、労働条件通知書は記載項目が複雑であるため、書き方が分からずに困っている人は多いでしょう。

本記事では、労働条件通知書の概要と書き方について、実際の雛形・フォーマットを用いて解説します。労働条件通知書の取り扱いに困っている企業の人事担当者は、ぜひ参考にしてください。

労働条件通知書とは?

労働条件通知書とは、新たに雇用する従業員に労働条件を明示するための書類です。あらかじめ賃金や勤務時間などを明示することで、従業員の立場を守る目的があります。

雇用する従業員に対する労働条件の明示は、労働基準法第15条によって義務付けられているため、書面を発行しない場合は違法です。そのため、各企業には確実な対応が求められます。

なお、労働条件の明示は、アルバイト・パートなどの雇用形態にかかわらず、全従業員に対して必要です。そのため、各企業では雛形・フォーマットなどを用意し、すぐに発行できる体制を整えておくことが望ましいと言えます。

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労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書とよく間違われる書類のひとつに、「雇用契約書」があります。
それぞれまったく違う書類であるため、混同しないように注意してください。

労働条件通知書と雇用契約書の主な違いは、以下のとおりです。

 

労働条件通知書

雇用契約書

目的

法律に基づき労働条件を明示することで、従業員の立場を守るため。

雇用契約への合意を確認するため。企業と従業員の認識ズレによるトラブル防止の役割もある。

書面での通知義務

かならず書面で通知しなければならず、口頭での通知は認められない。ただし、2019年4月から、メールなどの電磁的方法による通知も認められている。

書面で通知する義務はなく、口頭でも問題ない。

罰則

30万円の罰金が科せられる可能性がある(労働基準法第125条)

罰則なし

雇用契約書は、企業が従業員を雇用する際に、お互いが合意したことを明らかにするための書類です。書類に残すことで雇用合意への認識の相違をなくし、のちのトラブルを防止する役割も担っています。ただし、雇用契約書は法律で義務付けられていないため、書類で通知しなくても違法ではなく、口頭でも問題ありません。

一方で、労働条件の通知は労働基準法第15条で義務付けられています。そのため、書面を発行しなかった場合は、違反として30万円の罰金が科せられる可能性があります。労働条件通知書の発行を怠ると、通知すべきだった従業員だけでなく、多くの従業員から信頼を失いかねないため、かならず発行してください。

労働条件通知書の書き方

ここからは、労働条件通知書の具体的な書き方を解説していきます。

まずは、かならず記載すべき項目を整理しましょう。
労働条件通知書に記載が必要な項目は「絶対的明示事項」として、労働基準法施行規則第5条に記載されています。

具体的な項目は、以下のとおりです。

【労働条件通知書の絶対的明示事項】

  • 契約期間
  • 労働契約更新の基準(有期雇用労働者の場合)
  • 就業場所
  • 業務内容
  • 始業および終業時刻
  • 休憩時間
  • 所定労働時間を超える労働の有無
  • 休日・休暇
  • 従業員を2組に分けて労働させる場合の就業時転換に関する事項
  • 賃金の決定方法や計算方法
  • 賃金の締切日および支払日
  • 賃金の支払方法
  • 昇給に関する事項
  • 退職に関する事項(解雇条件なども含む)

(出典:労働基準法施行規則第5条|e-Gov法令検索

このほかにも、退職手当や職業訓練に関する内容など、企業が任意に記載できる「相対的明示事項」もあります。あらかじめ従業員に通知しておいた方が良い項目は、労働条件通知書に明記してください。

労働条件通知書の雛形・フォーマット

ここからは、労働条件通知書の雛形・フォーマットを紹介します。PDFでのダウンロードが可能なので、ぜひご活用ください。

こちらからダウンロードしてください

次に、上記の雛形・フォーマットを用いて、記入例を紹介します。自社で労働条件通知書を作成する際の参考にしてください。

労働条件通知書の記入例

次に、上記の雛形・フォーマットを用いて、記入例を紹介します。自社で労働条件通知書を作成する際の参考にしてください。

労働条件通知書を発行する際の注意点

労働条件通知書は、絶対的明示事項を網羅したうえで、労働条件が分かるように記載すれば問題はありません。
ただし、トラブル防止やスムーズに手続きを進める観点から、以下2つのポイントに注意してください。

  • 就業規則との相違はないか確認する
  • 従業員に労働条件通知書を保管しておくように伝える

労働条件が就業規則と異なる内容ではないか確認してください。
従業員の待遇は、自社における就業規則をもとに決まります。就業規則を無視した労働条件の設定は、労使トラブルを引き起こす可能性があるため、注意が必要です。

また、労働条件通知書を発行する際は、かならず保管しておくことを従業員に伝えましょう。今後、労働条件を理由にしたトラブルなどが発生した場合は、労働条件通知書が、トラブル解決の判断材料となります。

まとめ

労働条件通知書は、新たに雇用する従業員に対して労働条件を明示するための書類です。労働条件の明示は、労働基準法第15条に定められた企業の義務であるため、発行しなければ違法となります。

労働条件通知書とよく間違われる書類に「雇用契約書」があります。雇用契約書は、お互いが雇用に合意したことを明確にするための書類であり、発行しなくても違法ではありません。制度を間違えないように注意しましょう。

本記事では、労働条件通知書の雛形・フォーマットを紹介しています。絶対的明示事項が網羅され、各項目が分かりやすく記載された様式です。
ダウンロード後にそのまま使用できるため、ぜひご活用ください。