採用連絡を電話で伝える方法｜会話例・留守電・フォローまで

採用通知を 電話で伝えるには

3行でわかる！この記事の要約
  1. この記事では、採用通知を電話で伝える際に気をつけたいポイントとトーク例を紹介しています。
  2. 採用通知を電話で伝える際に気を付けるポイントは、時間帯・タイミング・話す内容の準備・話し方の4つです。
  3. 電話での採用通知はスムーズに話を進められます。4つのポイントを抑えて他社よりも有利に採用活動を進めましょう。

最終面接後、選考結果が出れば応募者へ連絡する必要があります。電話で採用通知をおこなう場合、何に注意したらいいのか、実際に何を伝えれば良いのかとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は採用通知を電話でおこなうメリットや注意点、実際の会話例について紹介していきます。

内定連絡は「テンプレ化」と「記録」で漏れを防げます

  • 電話で伝える内容をテンプレ化（社内で統一）
  • 候補者ごとに「連絡した/折返し待ち/保留期限」などを記録
  • 面接官・人事で共有して、内定辞退や連絡漏れを減らす

電話連絡の内容や履歴を一元管理して、連絡漏れや二重連絡を減らしたい場合は、候補者ごとの進捗管理ができる 採用係長 のような仕組みで「テンプレ化」と「記録」を揃えるのも有効です。

採用通知を電話で行うメリット

昨今では、メールのみで採用通知をおこなう企業もありますが、採用通知は電話で伝えるのが一般的であり、現在も多くの企業では電話で採用通知が伝えられています。
電話で採用通知をおこなうメリットは主に以下の2点 です。

  • 口頭の方が採用の手続きや、入社日など今後のスケジュールについてスムーズに話を進められ、応募者の今後の予定についても把握ができる
  • 電話での受け答えから応募者の心情や反応をうかがうことで内定辞退に気づくきっかけになる

内定通知をメールで作成したい場合は、以下の記事にて解説していますので参考にしてください。
内定通知メールを作成する際のポイントは？｜構成内容や例文をご紹介

採用通知を電話で伝える際のポイント

採用通知を電話で伝える際の4つのポイントについて紹介します。

  • 時間帯に注意する
  • 採用通知は１週間以内に
  • 採用通知の電話をかける際に伝えるべきことを準備する
  • 聞き取りやすい声でゆっくり、はっきりと話す

時間帯に注意する

電話をかける時間帯は、応募者からの時間指定がない限りは午前中にかけるのが一般的です。 日中に連絡をすることで、仕事や学校の授業があり連絡がとりにくい転職者・就活生でも、昼休みや終業後に折り返してもらえる可能性が高くなります。

電話に出ない場合は留守電に「社名、氏名、用件」を残すことや、後日時間帯を変えて連絡することも必要です。また、「〇日までに結果を連絡します」と選考時に伝えたにもかかわらず、期日の夕方以降などに連絡してしまうと、会社の人事体制に関してマイナスな印象を与えかねないため、なるべく午前中での連絡をするように注意する必要があります。

不在・留守電になった場合の対応

  • 留守電には「社名・担当者名・用件（選考結果のご連絡）・折り返し先・つながりやすい時間帯」を簡潔に残します。
  • 同日に折り返しがない場合は、時間帯を変えて再架電（例：昼休み・終業後）し、必要に応じてメールでも連絡します。
  • 再架電の期限や回数（例：2〜3回）を社内で決め、候補者ごとに履歴を残して連絡漏れを防ぎます。

採用通知は１週間以内に

面接から連絡するまでに日数が空いた場合、応募者は「不採用になった」と考え他社への選考に参加したり、保留にしていた他社での内定を承諾することもあるため1週間以内には連絡する必要があります。

また、同業他社との競争率が高い求人の募集をおこなっている場合は、面接日から1～3日以内に連絡することで応募者と速く接触できる可能性が高まります。早く確保しておきたい応募者には選考当日に連絡するなど、なるべく早めの連絡も抑えるべきポイントの一つです。

採用通知の電話をかける際に伝えるべきことを準備する

採用通知の際に伝えるべき項目は一般的には以下の通りです。

  • 企業名、担当者の氏名
  • 応募者氏名の確認
  • 話すことができる状況かどうかの確認
  • 応募や面接に対するお礼
  • 選考結果
  • 今後の流れ（来社日や持参物の確認）
  • 問い合わせや連絡方法

曖昧な話し方をせず分かりやすい対応ができるよう、他にも確認すべきことがあれば事前に準備しておき、メモなどを手元に用意しておくと良いでしょう。

聞き取りやすい声でゆっくり、はっきりと話す

電話では声が聞き取りにくいこともあるため、普段以上にハキハキと話すことを心がけ、早口にならないよう相手の聞き取りやすいテンポで会話を進めましょう。

電話する前のチェックリスト（コピペ用）

  • 候補者の氏名／応募職種／面接日
  • 提示する条件（給与・雇用形態・入社日候補）
  • 来社日・持参物・連絡方法
  • 保留期限（いつまでに回答が必要か）
  • 不在時の留守電文／折返し時の対応

メモ（例）

  • 電話結果：連絡済／不在／折返し待ち／保留
  • 次アクション：再架電日＿＿／メール送付＿＿／来社日＿＿

この「チェック・記録」を候補者ごとに残して共有すると、連絡漏れや内定辞退の取りこぼしが減ります。候補者ごとの連絡状況や次アクションをまとめて管理したい場合は、採用係長 のようにテンプレと履歴を揃えられる仕組みを用意しておくと運用が安定します。

電話後フォローメール（確認用）

電話で内定（採用）を伝えた後は、口頭で合意した内容（来社日時、持参物、回答期限、連絡先など）をメールでも送っておくと、認識違いや連絡漏れを防げます。特に不在・折り返し対応が発生した場合は、メールで要点を残すことで候補者側も安心しやすくなります。

フォローメールのテンプレを用意したい場合は、以下の記事も参考にしてください。
メールテンプレ（例文）

フォローメールに入れておきたい項目

  • 採用（内定）のご連絡とお礼
  • 電話で確認した内容（入社意思、来社日時、持参物など）
  • 回答期限（保留の場合）
  • 問い合わせ先（電話番号・メール）

採用通知を電話で伝えるときのトークマニュアル

例を伝える

ここからは、実際に採用通知を電話でおこなう際のトーク例について紹介します。

トークの流れ（要点）

  • 名乗る・相手確認 → 用件と所要時間の確認
  • お礼 → 選考結果（採用）の連絡
  • 今後の流れ（来社日・持参物・入社日など）をすり合わせ
  • 問い合わせ先の案内 → 締めの挨拶
  • 保留の場合は「期限」と「連絡方法」を必ず合意
①応募者に、はっきりと伝わるように企業名、所属、氏名を伝える
採用担当者：「株式会社○○の人事課採用担当の△△です。□□様のご連絡先で間違いないでしょうか？」
応募者：「はい」

② 電話した際、用件と応募者が電話対応ができる状況かを確認する
採用担当者：「先日お受けいただいた面接の選考結果についてご連絡を差し上げました。ただいまお時間〇分ほどよろしいでしょうか？」
応募者：「はい、問題ありません。」

③応募してくれたことに対して感謝の気持ちを伝える
採用担当者：「この度は、当社の採用選考にお越しくださいまして誠にありがとうございました。」

④採用であることを伝える
採用担当者：「厳正なる審査の結果、□□様の正社員としての採用が決定いたしました。」

※応募者に入社意思がある場合
応募者：「ありがとうございます。ぜひ、御社に入社したいと考えております。よろしくお願いいたします。」

⑤今後のスケジュールや持参物について確認する
採用担当者：「ありがとうございます。つきましては入社手続きのため一度当社へご来社いただきたいのですが来週でご都合の良い日はありますでしょうか？」
応募者：「来週ですと木曜日以外の16時以降であれば問題ありません。」
採用担当者：「ありがとうございます。では、◎月◎日、◎曜日の◎時はいかがでしょうか。」
応募者：「はい、問題ありません。」
採用担当者：「場所は面接時にお越しいただいた本社▲階です、当日は筆記用具と印鑑をお持ちください。」
応募者：「本社▲階に◎月◎日、◎曜日の◎時ですね、かしこまりました。ありがとうございます。」

⑥問い合わせ方法について案内する
採用担当者：「当日までにご不明な点がございましたら先日お送りしたメールに記載のある電話番号XXX-XXXX-XXX、もしくはメールにて人事課採用担当の△△までご連絡ください。」
応募者：「かしこまりました。」
採用担当者：「それでは◎月◎日、◎曜日の◎時に当社でお待ちしております。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
応募者：「はい、こちらこそどうぞよろしくお願いいたします。」
採用担当者：「ご多忙の中、お時間をいただきありがとうございました。これから□□様と一緒に働けることを楽しみにしておりますので、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

※応募者に内定保留を申し出された場合
採用担当者：「かしこまりました。それでは、◎月◎日、◎曜日までに当社に入社していただけるかどうかをお電話またはメールにて、私までご連絡いただけますか？」
応募者：「かしこまりました。」
採用担当者：「入社に際してご不明点などありましたらお気軽にお問い合わせください。社員一同、ぜひ□□様と働きたいと思っております。ご連絡お待ちしております。」

よくある質問（FAQ）

採用通知は電話とメール、どちらが良いですか？

急ぎで入社意思の確認や日程調整まで進めたい場合は電話が向いています。一方で、条件や持参物などの情報はメールで残しておくと認識違いを防げます。電話で伝えた後に、要点をフォローメールで送る運用がスムーズです。

電話に出ない場合、留守電は残した方が良いですか？

基本的には残した方が良いです。「社名・担当者名・用件（選考結果のご連絡）・折り返し先」を簡潔に伝え、個人情報や条件面などの詳細は留守電に入れすぎないようにします。

何回くらい電話してつながらなければメールに切り替えますか？

目安として2〜3回、時間帯を変えて再架電したうえで、メールでも連絡しておくと安心です。再架電の回数や期限を社内で決め、候補者ごとに履歴を残しておくと連絡漏れを防げます。

内定保留を希望された場合、何を決めておくべきですか？

「回答期限」と「連絡方法（電話・メール）」は必ず合意しておきましょう。あわせて、保留中の追加質問の窓口（担当者・連絡先）も伝え、候補者が相談しやすい状態にしておくと辞退の防止につながります。

まとめ

今回は「採用通知」を電話でおこなう際のポイントやトーク例について紹介しました。

応募者へマイナスな印象を与えないため、電話対応で気をつけるべきことや選考のスピードなど注意するべき点は多々ありますが、電話での採用通知はメールに比べスムーズに話を進めることが大きなメリットといえます。
今回紹介したポイントやトークマニュアルが皆様の採用活動のお役に立てば幸いです。

電話連絡のテンプレ化や、候補者ごとの連絡状況（不在・折返し待ち・保留期限など）を一元管理して、連絡漏れを減らしたい場合は、採用係長 のような仕組みで「テンプレ＋履歴」を揃えておくと運用が安定します。

あわせて読みたい

同じカテゴリ内の人気記事

この記事を書いた人
blank
採用Webマラボ編集部

採用に関するお悩みならお任せ！採用業界に精通しており、Indeedや求人ボックスなどの求人検索エンジンから、リスティング・ディスプレイ広告などまで幅広い知識を持った、採用Webマーケティングのコンサルタントなどが記事を執筆していますm(_ _)m

監修者
監修者
辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
Indeedはもちろん、インターネット広告やDSP広告を組み合わせた効率的な集客や、Google Analytics等の解析ツールを利用した効果分析、サイト改善を強みとしている。