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内定通知メールを作成する際のポイントは?|構成内容や例文をご紹介

[公開日]2020.05.20
[更新日]2020.09.09
内定通知 メール

採用活動を行い、内定が決まった方に対して皆さまはどのように通知を行っていますでしょうか。
少し前までは「内定通知」を郵送で送っていましたが、郵送からメールの方法へと切り替える企業が増えています。

実際に、「どのような文章でメールを作成し応募者に連絡をすればいいのか?」と悩まれる人事・採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は内定通知メールを作成する際の注意点や構成内容・例文をご紹介していきます。

本記事で紹介しているメールテンプレートは以下のページから一括ダウンロードできます。
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内定通知メールについて

企業が応募者に対して、内定した事を知らせる通知を「内定通知」と言います。内定通知は、書面の郵送や電話だけではなく、メールでも可能です。
インターネットの普及により、メールやメッセージツールによる内定通知にも違和感が無くなってきています。

書面による「採用通知書」については以下の記事で解説しています。
採用通知書とは?書き方と記載すべき事項について【雛形テンプレート・例文付き】

求職者にとって、選考結果は非常に気になるものです。内定通知を受け取る側の気持ちを考慮して内定通知メールを送りましょう。

内定通知メールの作成

構成内容について

基本的な構成内容は下記の通りです。

①件名
本文の概要が一目で分かりやすいように記載します。

②宛名
フルネームで正確に、漢字の記載間違いに注意しましょう。※名前の省略はしません。

③差出人
どの企業からのメールなのかを伝えられます。企業名・部署名・氏名を記載しましょう。

③挨拶
応募のお礼も含めて丁寧な挨拶を心がけましょう。

④本文
選考の結果を記載しましょう。詳細は下記の例文に記載します。

⑤別記
入社日についてや入社日までに必要な手続きの詳細や、郵送した書類についての説明などを記載します。

⑥結びの挨拶
これから一緒に働く応募者に向けて、企業側の気持ちを伝えましょう。

⑦署名

メールを作成する際のポイントや注意点は?

事務的な文章だけではなく、担当者の気持ちが伝わる文章を記載する

応募者は新天地での就業を心待ちにしている反面、不安にも感じています。伝えたい情報だけを記載した事務的なメールだと不安を助長させてしまうかもしれません。

ビジネスの場にふさわしい範囲で「どういったところが会社とマッチして採用に至ったのか?」や一緒に働く事を楽しみにしている気持ちなどを添えましょう。応募者にも「この会社で働くのが楽しみだ」と思ってもらえるように、心のこもった丁寧なメールを作成することが大切です。

分かりやすく、簡潔かつ明確に伝える

複数社での内定が応募者に返って来ている場合、今後の手続きや流れなどが分かりづらいという理由で他の企業での内定承諾を決めてしまう事もあります。長文になりすぎないよう、大切なことを簡潔分かりやすくに伝える事もポイントの一つです。

メールを送る前に最終チェックを行う
  • 宛先のメールアドレスと宛名が一致しているか
  • 誤字・脱字はないか
  • 入社書類や内定式の内容に誤りはないか

など、テンプレートを使用する際は特に注意が必要です。必ず最終チェックを行いましょう。

内定通知メールの例文をご紹介

それでは実際に例文をご紹介していきます。自社にあわせて是非アレンジしてご利用ください。

例文①

件名:【株式会社▲▲】選考結果のご連絡
○○様 
先日はお忙しい中、
弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。
株式会社▲▲、採用担当の●●です。
厳選なる審査の結果、
○○様の採用内定が決定いたしましたのでここに通知いたします。
内定式の日程を下記にて記載いたしますので、ご確認ください。
--------------------------------------
内定式
日程 :■月■日(■)
場所 :
時間 :
--------------------------------------
また、入社手続きに必要な書類に関しましては、
別途ご連絡をさせていただきます。

○○様と働ける日を社員一同心待ちにしております。

以上、メールにて恐縮ではございますが
取り急ぎご連絡申し上げます。
================================
署名
================================

例文②

件名:【株式会社▲▲】選考結果に関しまして
○○様 先日はお忙しい中、 弊社の最終面接へお越しいただき誠にありがとうございました。
株式会社▲▲、採用担当の●●と申します。
厳選なる審査の結果、 ぜひ当社の一員としてお力添えをいただきたく
採用の内定を決定いたしましたので、ご報告申し上げます。
 
○○様の強味である~~の点を、是非当社で活かしていただきたいと存じます。
つきましては、下記の書類を別途郵送いたしましたので 
必要事項を記入いただき、令和■年■月■日までにご返送ください。
ーーー記ーーー
<郵送書類> 
・入社誓約書 1通 
・身元保証書 1通
ーーーーーーー 
以上 入社日の日程に関しましては、
追ってご連絡をさせていただきます。
 
なお、ご不明な点などございましたら 
▲▲課 ●●までお気軽にお問い合わせください。 
○○様を弊社の一員として迎えられることを社員一同大変嬉しく思っております。 
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 
================================
署名
================================

例文③

件名:最終面接結果のご連絡【株式会社▲▲】
○○様 
お世話になっております。
株式会社▲▲、採用担当の●●と申します。
この度は弊社の求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、
是非とも○○様にご入社いただきたく存じます。
つきましては、入社手続きのお打ち合わせに
再度弊社までお越しいただければと存じますがご都合いかがでしょうか。
○○様のご都合の良い日程を複数頂戴できますと幸いです。
数ある企業の中から当社に応募をいただきました事、
改めて感謝申し上げます。
○○様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
それでは、ご返信をお待ちしておりますので
何卒、よろしくお願い申し上げます。
================================
署名
================================

内定通知を出すタイミングについて

握手

人材不足が深刻化し採用においては求職者の売り手市場になっているため、内定通知は「できる限り早く」出す事が大切です。

応募者は同時に何社も並行してし選考を受けているケースが多く、早く内定通知が届いた企業に対しては、採用の意欲がより伝わりやすくなります。
それによって、早く内定が決まった会社への入社を決定する傾向にあり、内定承諾率も高くなるため非常に重要なポイントです。

良いと思った人材こそ、素早い対応を心がけるようにして他社への流出を防ぎましょう。

とは言っても、選考にはどうしても時間がかかってしまうものです。「早く採用を出す事を意識しすぎるあまりミスマッチな人材を採用してしまった」何てことがないよう選考は慎重に、採用する人材が固まってからの工程を迅速に対応する事を心がけてください。

【POINT】
定時時刻を超過した時間に送る「内定通知」メール
「この会社、こんな時間まで仕事をしているの?ブラックなのかな?」と不安を仰いでしまう場合があるので要注意です。
基本的な事ではありますが定時時刻の中でメールを送りましょう。

そもそも採用する人材の要件定義についてお悩みの担当者様は、以下の記事で採用ペルソナについて解説しています。
採用ミスマッチを回避!ペルソナを活かした求人票の作り方とは?

まとめ

今回は「内定通知」のメールを送る際のポイントや例文をご紹介して参りました。
「内定通知」は応募者に内定を承諾した事を知らせる大切なお知らせです。

内定承諾率を上げるためには企業側での「おもてなしの心」や、「どれだけ効率よく内定通知までの準備が早くできるか」が重要になってきます。丁寧かつ迅速な対応を心がけて自社にマッチした人材をゲットしていきましょう。

本記事で紹介したメールテンプレートを含めた新卒・中途採用メールテンプレートは以下ページからダウンロードできます。
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皆様の採用活動が円滑に進められるよう、是非『採用係長』にてお力添えさせていただければと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。この記事を見ていただいている方のお役に立てれば幸いです。

この記事を書いた人

あかほし

あかほし

カスタマーサクセスチームに所属し主にお客様のサポートを行っております。趣味はボルダリングです。

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