採用証明書の書き方｜記入例・提出期限・注意点まで（事業者向け）

採用証明書は、主に失業給付（基本手当）を受給している方が再就職した事実を示すために、採用先が記入を求められることがある書類です。求められる頻度は高くありませんが、いざ発生すると「どこを誰が書く？」「雇入日の扱いは？」「控えはどう保管？」など、採用事務の手戻りが起きやすいポイントでもあります。

この記事では、採用証明書が必要になるケース、記載項目、コピペしやすい記入例、提出・保管時の注意点、よくある質問（FAQ）までを、採用事務の実務フロー（作成→提出→保管）に沿って整理して解説します。

※制度・運用は提出先（管轄のハローワーク等）や自治体・様式により異なる場合があります。迷う点がある場合は提出先へ確認し、必要に応じて専門家へ相談してください。

必要になるケース

採用証明書とは（概要）

採用証明書は、一般的に「再就職したこと」を採用先が証明するための書類です。提出された内容は、受給している手当の手続き（例：受給停止や再就職に関する給付の確認など）に用いられることがあります。

どんなときに求められる？（典型パターン）

  • 入社する方が失業給付（基本手当）の受給中で、再就職の事実確認が必要なとき
  • 再就職手当など、再就職に関連する給付の申請で、採用先の証明が求められるとき
  • 提出先（ハローワーク等）から、様式の提出や追補を求められたとき

誰が・いつまでに用意する？（実務の流れ）

  1. 入社する方から「採用証明書の記入依頼（様式・提出先・期限）」を受け取る
  2. 採用事務側で、必要項目の照合元（雇用契約書／労働条件通知書など）を準備する
  3. 本人記入が必要な欄は本人に記入してもらい、事業所側の記入欄を作成する
  4. 内容確認→社内決裁（必要に応じて）→押印や署名（必要に応じて）→本人へ返却
  5. 控え（コピーやPDF）を社内ルールに沿って保管する

ポイント：採用証明書は「書き方」だけでなく、応募者情報・雇用条件・関連書類が散らかっていると確認に時間がかかるのが実務の詰まりどころです。採用事務の手戻りを減らすには、書類や候補者情報を一か所にまとめて管理できる状態が重要です。

採用係長なら、候補者情報・やり取り・関連書類を集約して整理しやすくなるため、採用証明書のような「急に発生する事務」でも確認・検索・引き継ぎがスムーズになります。

記載項目

様式は自治体等により一部異なることがありますが、採用証明書は大きく「本人が記入する欄」と「事業所が記入する欄」、そして「事業主の証明欄」で構成されることが一般的です。

記入前に用意しておくもの（照合元チェック）

  • 雇用契約書、労働条件通知書（雇入日、所定労働時間、雇用期間、雇用形態などの照合）
  • 入社する方の申告情報（氏名・住所・連絡先・生年月日 等）
  • 会社情報（所在地、会社名、代表者名、電話番号、事業所番号 等）
  • 採用経路が分かる情報（紹介機関名、求人媒体、紹介会社 等）
  • 必要に応じて、社内の押印・署名ルール（誰が証明するか、どの印を使うか）

本人記入欄（例：支給番号／氏名／住所など）

本人記入欄には、受給資格に関する番号や本人情報が入る場合があります。番号類は本人しか確認できないことが多いため、本人に記入してもらう運用がミス防止につながります。

  • 支給番号（受給資格者証等に記載されていることが多い）
  • 氏名、生年月日、住所、電話番号

運用のコツ：本人に記入してもらった後、事業者側でも雇用関連書類と照合して整合性を確認します。事業者が代理記入する場合は、最終的に本人にも内容確認をしてもらうと安心です。

事業所記入欄（例：雇入日／所定労働時間／職種／雇用形態など）

事業所記入欄は、採用した従業員や雇用条件に関する情報を記入することが一般的です。特に雇入日と所定労働時間は記入ミスが起きやすいため、必ず雇用契約書・労働条件通知書等で照合してください。

雇入（予定）年月日

  • 一般的には「雇用契約が開始される日（入社日）」を記入します。
  • 初出勤日、研修開始日、内定日、契約締結日などと混同しやすいので注意します。
  • 例：入社日が休日で、翌日から出勤でも「入社日（契約開始日）」を記入するケースが多いです。

※具体の判断は様式の注記や提出先の案内に従ってください。

一週間の所定労働時間

  • 雇用契約・労働条件通知書に記載の所定労働時間を基に記入します。
  • シフト制の場合は、様式の指示に従い「所定」をどう扱うか確認します。

従業員数

  • 様式により定義が異なる場合があります。一般的には、会社全体・事業所単位など、指示に合わせて記入します。
  • 非正規（パート・アルバイト等）を含むかどうかも様式の注記を確認します。

職種

  • 本人が日常的に従事する業務内容が分かるように記載します（例：総務事務、販売、介護 等）。
  • 迷った場合は、社内の求人票・募集要項の職種表記と揃えるとブレにくくなります。

雇入日前の就労の有無（該当する場合）

  • 本採用前に日雇い・アルバイト等で就労していた場合など、様式の選択肢に従って記入します。
  • 期間の記入が必要な場合は、勤怠記録や雇用契約の記録で照合します。

採用経路

  • ハローワーク紹介、求人媒体、紹介会社、縁故など、該当する区分を選ぶ形式が一般的です。
  • 機関名・住所・担当者などの追記が必要な様式もあるため、欄の指示を確認します。

雇用形態／雇用期間の定め

  • 契約上の雇用形態（常用・有期・パート等）を、雇用契約書の内容に沿って記入します。
  • 「雇用期間の定め」などは給付の要件に影響する場合があるため、曖昧な場合は提出先へ確認します。

事業主証明欄（例：所在地／会社名／代表者名／事業所番号など）

事業主証明欄は、記載内容に対して事業主（または会社として）が証明するための欄です。一般的には以下が含まれます。

  • 事業所所在地
  • 事業所名称、代表者氏名（または証明者）
  • 電話番号
  • 雇用保険適用事業所番号 等

押印・署名の要否は様式や運用で異なる場合があります。欄の注記や提出先の案内に従って対応してください。

記入例

以下は、よくある項目構成を想定した記入例（コピペ用）です。実際の様式に合わせて、項目名や表記を調整してお使いください。

本人記入欄（コピペ用）

【本人記入欄（例）】
支給番号：XXXXXXXXX（本人の受給資格者証等を参照）
氏名：山田 太郎
生年月日：1990年01月01日
住所：東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号：090-1234-5678

事業所記入欄（コピペ用）

【事業所記入欄（例）】
雇入（予定）年月日：2026年04月01日
一週間の所定労働時間：40時間
従業員数：120名（様式の定義に合わせて記入）
職種：総務事務
雇入日前の就労の有無：無（有の場合：2026年03月01日〜2026年03月31日 など）
採用経路：求人媒体（例：自社採用サイト／求人媒体名 など）
雇用形態：常用（正社員）
雇用期間の定め：無（有の場合：2026年04月01日〜2027年03月31日 など）

事業主証明欄（コピペ用）

【事業主証明欄（例）】
事業所所在地：東京都○○区○○ 1-2-3
事業所名称：株式会社○○
代表者氏名：代表取締役 ○○ ○○
電話番号：03-1234-5678
雇用保険適用事業所番号：1234-567890-1（社内の控えで確認）
（押印・署名：様式の指示に従う）

記入例の直後にやること（手戻り防止チェック）

  • 雇入日・労働時間・雇用期間が、雇用契約書／労働条件通知書と一致している
  • 氏名・住所など本人情報が、提出予定の本人記入内容と整合している
  • 採用経路の区分が、社内の採用記録（求人媒体・紹介会社等）と一致している
  • 控え（コピーやPDF）を保管する準備ができている

採用係長のように候補者情報と関連書類をまとめておくと、「雇用条件はどれが最新版？」「採用経路はどれ？」といった照合が早くなり、記入ミスや再提出の手戻りを減らしやすくなります。

提出・保管の注意

提出期限の考え方（一般的な注意）

提出期限は、提出先の案内や様式の注記に従ってください。一般的には、採用決定後から入社前後の一定期間内で提出が求められるケースがあります。

  • 提出が遅れる可能性がある場合は、入社する方へ早めに共有し、提出先へ相談するよう案内します。
  • 記入ミスがあると、差し戻しや再提出になる可能性があるため、余裕を持って作成します。

個人情報・書類管理（控えの扱い）

採用証明書には個人情報が含まれることが多いため、控えを保管する場合は社内の個人情報管理ルールに従って取り扱います。

  • 控えの保管方法（紙／PDF）と保管場所（アクセス権限）を決める
  • 「誰が」「いつ」「何を」確認できるかを明確にする（引き継ぎ時の混乱防止）
  • 不要な複製を増やさない（メール添付の転送・共有範囲に注意）
  • 保管期間の考え方は、社内規程や関連する書類の保存方針と整合させる

採用書類の保管方針を整理したい場合は、こちらも参考にしてください：履歴書などの保管期間の考え方

雇用条件の照合ミスを減らす

雇入日・所定労働時間・雇用期間などは、別書類（雇用契約書、労働条件通知書）とズレると手戻りになりやすい項目です。採用証明書を作成する前に、雇用条件の「正本（最新版）」がどれかを明確にしておきましょう。

雇用条件の整理・通知書の位置づけに不安がある場合は、こちらも参考にしてください：労働条件通知書とは（雇用条件の整合性チェック）

FAQ

Q1. 採用証明書は必ず必要ですか？

A. 必ず発生する書類ではなく、提出先の手続きや入社する方の状況によって求められることがあります。依頼があった場合は、様式の注記や提出先の案内に従って対応してください。

Q2. 本人が書く欄と会社が書く欄は分けたほうがいいですか？

A. 番号類や本人情報は本人が確認できる情報が多いため、本人記入にするとミス防止につながることがあります。一方で、会社記入が必要な部分は雇用契約書・労働条件通知書等で照合し、会社側で責任を持って記入します。

Q3. 雇入日（入社日）と初出勤日が違う場合はどう書けばいいですか？

A. 一般的には雇用契約の開始日（入社日）を記入するケースが多いですが、様式や運用で異なる可能性があります。様式の注記を確認し、不明な場合は提出先へ確認してください。

Q4. 研修期間がある場合、雇用形態や雇用期間はどう扱いますか？

A. 契約上の雇用形態・雇用期間に基づいて記入するのが基本です。研修期間の位置づけが契約書にどう記載されているかを確認し、判断に迷う場合は提出先へ確認してください。

Q5. 記入ミスが見つかったらどうすればいいですか？

A. 原本を返却する前であれば修正方法（訂正印の要否など）を様式・提出先の指示で確認します。既に提出済みの場合は、再提出や追加資料が必要になることがあるため、入社する方に提出先へ相談してもらうのが確実です。

Q6. 押印は必要ですか？

A. 押印・署名の要否は様式や運用により異なる場合があります。証明欄の注記や提出先の案内に従って対応してください。

Q7. 控えはどのくらい保管すべきですか？

A. 保管期間は、社内規程や関連書類の保存方針、個人情報の取り扱いルールと整合させるのが基本です。迷う場合は、社内の規程整備や専門家への確認も検討してください。関連して、履歴書などの保管期間の考え方も参考になります。

Q8. 採用証明書の作成が遅れそうなときは？

A. 早めに入社する方へ連絡し、提出先へ相談してもらうよう案内します。差し戻しが起きるとさらに時間がかかるため、雇入日・労働時間・雇用期間などの照合を優先して正確に作成することが大切です。

Q9. 採用事務が属人化していて、書類確認に時間がかかります

A. 採用証明書のような突発的な事務ほど、「どの書類が最新版か」「候補者情報はどこか」「採用経路は何か」が散らかっていると手戻りになります。候補者情報と書類を一か所で管理し、検索・引き継ぎしやすい状態を作るのが有効です。

まとめ

採用証明書は、失業給付を受給している方の再就職の事実を証明するために、採用先が記入を求められることがある書類です。様式は提出先や自治体等によって異なる場合があるため、注記や案内に従いながら、雇用契約書・労働条件通知書などと照合して正確に記入することが重要です。

また、実務では「書き方」だけでなく、必要情報・関連書類の確認、控えの保管、個人情報管理まで含めて手戻りを減らす設計がポイントになります。

採用係長を使うと、候補者情報・やり取り・関連書類をまとめて管理しやすくなり、採用証明書のような書類対応でも確認・検索・引き継ぎの手間を減らしやすくなります。採用事務の整理から始めたい場合は、無料トライアルで運用感を確認してみてください。

あわせて、運用の全体像はこちらも参考にしてください：採用係長の使い方

同じカテゴリ内の人気記事

この記事を書いた人
blank
採用Webマラボ編集部

採用に関するお悩みならお任せ！採用業界に精通しており、Indeedや求人ボックスなどの求人検索エンジンから、リスティング・ディスプレイ広告などまで幅広い知識を持った、採用Webマーケティングのコンサルタントなどが記事を執筆していますm(_ _)m

監修者
監修者
辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
Indeedはもちろん、インターネット広告やDSP広告を組み合わせた効率的な集客や、Google Analytics等の解析ツールを利用した効果分析、サイト改善を強みとしている。