ユーザーがいつでも気軽に質問できるため、企業サイトなどへの導入が進んでいるチャットボット。近年、採用活動で利用する企業も増え、自社でも導入を検討中という採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では、導入事例も踏まえたチャットボットの活用方法やオススメのサービスを紹介します。
目次
チャットボットとは
チャットボットとは、自動でテキストメッセージのやりとりを行えるプログラムです。 チャットボットには2種類あり、あらかじめ用意された想定問答集に従って質問に回答する「ルールベース型」と、質問内容を解析し、膨大なデータをもとに精度の高い回答を行う「AI型」があります。
- ルールベース型
- AI型
また、目的や用途でも4つに分類できます。質問に対して適切な回答を行う「FAQ型」、テキスト内容をもとに事務処理を行う「処理代行型」、特定のメッセージを配信する「配信型」、ユーザーとの会話を目的とした「雑談型」がその内訳です。
- FAQ型
- 処理代行型
- 配信型
- 雑談型
チャットボットはLINEやTwitterなどのSNSですでに利用されていますが、ユーザーの質問に24時間365日体制で即時対応できるため、近年は企業のWebサイトなどでも活用されることが増えています。
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採用活動にチャットボットは活用できるのか
チャットボットは、採用活動のさまざまな場面で活用できます。導入事例も踏まえながら、詳しく見ていきましょう。
チャットボットを活かせる場面
チャットボットは以下のような採用活動の場面で、活用が考えられます。
- 採用イベントでの質問対応
- 採用サイトの問い合わせ窓口
- 応募受付から面接の日程調整
採用イベントでの質問対応
熊本県を中心に九州地方で不動産事業を行っている株式会社リブワーク様では、新卒採用イベントの会場にチャットボット機能を搭載したロボットを設置しました。
知りたいことにその場で回答してもらえること、人事担当者には聞きづらいことも気軽に質問できたことから、就活生には好評だったそうです。
事例の詳細はこちらをご参照ください。
https://www.xware.co.jp/works/t02.html
採用サイトの問い合わせ窓口
採用サイトの問い合わせ窓口として、チャットボットを活用できます。
お問合せフォームを使用すると、場合によっては採用候補者が問い合わせてから担当者が回答するまでにタイムラグが生じます。 一方、チャットボットであれば基本的に即時回答できます。採用候補者は知りたいことをすぐに知ることができ、採用担当者も問い合わせ対応への負担を軽減できます。
応募受付から面接の日程調整
処理代行型のチャットボットを使えば、選考への応募から面接の日程調整まで自動で行えます。
応募受付ではチャットボットが自然なメッセージの中で必要な情報を取得し、面接日程の調整も複数の関係者を含めて処理できます。面接の日程調整はかなり手間がかかりますが、チャットボットを使えば、簡単に面接日程を確定させることができます。
外国語の質問への1次対応
複数の言語に対応しているチャットボットもあるため、外国人材の採用を積極的に行っている企業では、外国語の質問への1次対応にも活用可能です。
英語や中国語、韓国語などは対応できる人材が自社内にいないことや、社内で限られた人材のみという場合もあります。外国語に対応できる人材は、質問対応に時間がとられてしまうこともしばしばありますが、複数言語に対応しているチャットボットを導入すれば、込み入った質問でない限りは採用サイトで質問対応が完結します。
チャットボットを使うメリット・効果
採用活動でチャットボットを利用するメリットは、業務効率化と採用マーケティングにつながるという点にあります。具体的には以下のような点が考えられます。
- 採用候補者の質問に即時対応できる
- 24時間、365日問い合わせ対応が可能
- 回答の品質が統一される
- 人事担当者の業務効率化、省人化に貢献
- 採用候補者の本音のニーズを引き出せる
採用候補者の質問に即時対応できる
採用候補者の質問に即時対応できる点は、チャットボットを導入する大きなメリットです。
メールや電話で質問を受けた場合、採用担当者が説明会や面接対応で席を外していると、すぐには回答できません。また、対面で受けた質問でも、担当者がすぐには答えられないものについては、あとで調べてから回答する必要があります。
チャットボットでは、ロボットが質問への最適な回答を瞬時に探し、採用候補者に提示してくれます。そのため、回答に時間差がなくほぼ的確に対応することができ、疑問の解消と応募意欲の向上に貢献できます。
24時間、365日問い合わせ対応が可能
チャットボットなら、営業時間に関係なくいつでも問い合わせ対応ができます。
導入事例としては、ダイキン工業株式会社様が学生からの質問に24時間対応可能なAIを活用したチャットボットを試験的に導入しました。これは近年増加している学生の「リアルタイムで情報を収集したい」というニーズに応えるためで、LINEを通じてダイキン工業株式会社様に質問ができるようになりました。
事例の詳細はこちらをご参照ください。
https://www.daikin.co.jp/press/2020/20200310/
就職活動や転職活動では、授業や仕事が終わった夜間に企業分析などを行うこともあります。時間を気にせずに企業にアクセスできる体制があると、採用候補者とのコミュニケーションの機会を増やし、自社への理解を深めることにつながります。
回答の品質が統一される
チャットボットが問い合わせ対応を行うことで、回答の品質は統一されます。人が対応する場合、採用業務のベテラン社員と新人社員で回答内容に大きな差が出る可能性もあります。
問い合わせ時の回答が人によって異なると、採用候補者の企業への印象と、その後の応募行動に少なからず影響を及ぼしてしまいます。データベースに基づいて質問に最適な回答ができるチャットボットを導入すれば回答の品質は統一されるので、採用候補者の企業への印象を良好なものに保つ効果が期待できます。
採用担当者の業務効率化、省人化に貢献
企業としては、採用担当者の業務効率化が図れることも大きなメリットです。マニュアルや想定問答集に沿って回答できる質問については、対応をチャットボットで代替できます。
チャットボットのデータベースは修正できるため、説明会等で受けた質問も随時追加していくことで、質問の1次対応を機械化することが可能です。採用担当者はその他の個別性の高い質問に対応すればよく、これまで質問対応に割いていた時間を他の業務に充てることができます。
採用候補者の本音のニーズを引き出せる
採用候補者からすると、採用担当者に直接聞きづらいことも、チャットボットなら気軽に質問できます。そのため、チャットボットに蓄積された質問内容のログデータは、自社への応募を検討している方の「本音が詰まったデータ」ともいえます。
そのデータを分析すれば、自社への応募を検討している採用候補者がどのような思考をして、どのようなニーズがあるのかを把握することができ、その後の採用活動に活かすことができます。
採用活動での活用にオススメのチャットボットサービス
ここからは、実際に採用活動でチャットボットを導入する際にオススメのサービスを紹介します。
SupportChatbot
画像出典：https://chatbot.userlocal.jp/
＜特徴＞
- 自然言語に特化した独自開発のAIで、回答精度が高い
- LINEやSlack、Messengerなどの外部サービスとの連携も可能
- 専任チームによるサポート体制が充実
- クラウド型なら数万円から利用可能
ビッグデータ解析システムの研究開発を行う株式会社ユーザーローカル様が提供しています。官公庁や大手企業などに導入されているチャットボットです。クラウド型なら数万円で、サポートやカスタマイズも無料で利用できます。チャットボットの構築や運用方法については、専任チームのサポートを受けることもできます。
RICOH Chatbot Service
画像出典：https://www.ricoh.co.jp/service/chatbot
＜特徴＞
- ExcelでQ&Aを用意すればすぐに利用開始できる
- 人材採用で使えるQ&Aのテンプレートがある
- 自動生成のタグを埋め込むだけでWebサイトに設置完了
- Starter版なら月額18,000円（税別）から利用可能
事務機器、光学機器などを販売する大手メーカーのリコージャパン株式会社様が提供するサービスです。最大の特徴はExcelで回答データを作成でき、いつでも誰でもチャットボットの導入に携われる点です。Q&Aデータを入力するExcelは、人材採用向けのテンプレートも用意されています。
TalkQA for Recruit
画像出典：https://www.talkqa.com/talkqa_for_recruit/
＜特徴＞
- 自社に合わせたAIモデルの構築が可能
- 新卒採用を想定したサービス設計
- 数千にもおよぶ学生の質問データを機械学習済み
- 月額33,000円（税込）から利用可能
高度情報システムや人工知能の開発、運用、コンサルティングを行うエクスウェア株式会社 様が手掛けるサービスです。就活生に特化したサービス設計で、自由記述の問い合わせにもスピーディーに回答できます。質問テンプレートに沿った回答を用意するだけで、短期間で導入可能です。
Recruit Edia
画像出典：https://camel.co.jp/recruitedia/
＜特徴＞
- 標準で日本語、英語、中国語繁体字、中国語簡体字、韓国語の5か国語に対応
- 自社サイトにバナーを貼るだけで導入可能
- AIが自社サイトから適した回答を探し出すため、事前に回答を作成しなくてもOK
- 月額10,000円から利用可能
AI開発、デジタルコンテンツ開発などを行うCAMEL株式会社様が運営するAIチャットボットです。本サービスの最大の特徴は、英語や中国語などの5か国語に標準対応しており、どの言語でも回答の精度が高い点にあります。AIが自社サイトから回答を引き出すため、学習させる回答データを作成しなくても良いのも便利なポイントです。
オートークビズ
＜特徴＞
- 求人媒体と連携することで、応募者のステータスまで一括管理可能
- 応募から面接までを完全自動化できる
- 事前に設定した条件に基づいて、チャットによるスクリーニングを行える
- 各グループウェアとの連携も可能
- スタンダードプランなら月額24,800円から利用可能
求人メディアなどを手掛ける株式会社ツナググループ・イノベーションズ様が企画・運営する、採用管理に特化したチャットボットです。応募から複数関係者の面接の日程調整まで、すべてボットにより自動で実施できます。求人媒体から自動で応募者情報を読み込み、管理画面でステータス管理も可能です。
まとめ
チャットボットは採用サイトでの問い合わせ対応から、応募受付、面接日程の調整まで、幅広く活用できます。
採用業務を効率化できる、応募者の選考や入社前のフォローなど、丁寧なコミュニケーションが求められる場面に注力することが可能となります。 採用候補者側から見ても、知りたいことを気軽に聞けるほか、面接日程などを即時で確定させられるため、多くのメリットがあります。
本記事を参考にしながら、チャットボットの活用をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
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