【テンプレートあり】採用計画とは？立て方や作成のポイントを紹介

企業の人事・採用担当者の皆さんにとって、適切な人材をいつ・どのように確保するかは重要な課題です。
そのために欠かせないのが「採用計画」。

しかし、実際に作成しようとすると、「どのように立案すればいいのだろう……」「必要な項目ってなんだろう……」など迷われる方も多いのではないでしょうか。

そこで当記事では、採用計画の策定について、基礎知識から具体的な作り方、テンプレート例まで、すぐに活用できる情報を紹介します。
自社の採用戦略を明確にし、計画的かつ効果的に採用活動を進めるためにお役立てください。

採用計画とは

採用計画とは、「必要な人材を」「必要な時期に」「必要な数だけ」確保するために組織的に策定される計画のことです。
企業の成長や事業戦略に合わせてどのような人材を採用するのか、またそれをいつ・どこで・どれだけのコストをかけて行うのかを明確にすることで、採用活動全体を効率よく進められます。

例えば以下のような点を整理・検討しておくことで、採用における無駄やミスマッチを減らし、より最適な人材獲得につなげられます。

• 募集職種・人数の明確化
• 雇用形態・期間の設定
• 採用チャネル（求人媒体、紹介会社、SNS など）の選定
• 採用スケジュールの具体化

採用計画が重要な3つの理由

そもそも、なぜ採用計画が必要なのでしょうか。特に押さえておきたい3つの理由について紹介します。

自社にマッチした人材を効率よく採用するため

採用計画を立てることで、まず自社がどのような人材を求めているかを明確化できます。
求めるスキルや経験、人物像を定義することで、それに沿った募集活動を行うためのチャネルや時期を計画できるため、採用成功までのアプローチがブレる心配が少なくなります。

結果として、理想に近い人材を効率よく採用することにつながるのです。

採用活動の進捗を可視化するため

計画を可視化することで、「いつまでに何人、どのポジションを採用するか」「応募から選考、内定までのプロセスをどのように進めるか」が明らかになります。
また、計画が立てば進捗管理がしやすくなるので、必要に応じて軌道修正ができ、結果として採用活動の精度が高まります。

採用活動は他部署を巻き込んで進めることが多いため、同じ目線で採用成功に向かっていくためにも重要です。

無駄なコスト削減につながるため

採用費用は、求人広告費や採用担当者の人件費など、意外と大きなコストがかかるものです。
採用計画を立てておくことで、「このフェーズではこのくらいのコストがかかるだろう」と必要な予算をあらかじめ把握できます。

また、最適な方法で募集を行うことができるようになるため、過剰なコストが発生するリスクを抑えられます。

採用計画を立てる準備

自社にとってベストな採用計画を立てるためには、事前準備が不可欠です。
ここでは、準備としておすすめする4つの取り組みについて紹介します。

人員計画を行う

事業計画に応じて、どの部門で何人の人材が必要になるのかを把握しましょう。
単に「募集職種・人数」を算出するだけでなく、事業の拡大や新規プロジェクトの予定なども考慮しておくと、より現実的な計画を立てることができます。

例えば、売上目標を達成するために新たに開拓したい市場があるのなら、それに必要なスキルや知識を持った人材は何人要るのか、いつまでにジョインしてもらうのが望ましいかを詳細に洗い出します。
人員計画が曖昧なまま採用を始めると、「実はもっと人が必要だった」「逆に採用しすぎて人件費が圧迫されてしまった」といったミスが起こりかねません。

自社のこれまでの採用活動を振り返る

過去の採用データや内定辞退率、採用チャネル別の応募数・採用数などを振り返ることで、何がうまくいき、何が課題だったのかを明確にしましょう。
これにより、改善ポイントを把握し、今回の採用計画に反映できます。

例えば、過去に特定の求人媒体で応募が集まりにくかったのであれば、「ターゲット設定が合っていなかったのか」「求人票の内容が魅力的に伝わらなかったのか」「時期的に競合企業も同様の条件で大量募集していたのか」など、原因を突き止めることが必要です。

逆に成功事例があるなら、「どの時期にどの媒体で掲載したからうまくいったのか」「選考プロセスがどのくらいスムーズだったのか」「内定承諾率を高めた取り組みは何だったか」を分析し、再現可能な形で今後の採用計画に組み込みましょう。

経営層との整合性を確認する

採用計画は、経営戦略や事業計画と整合性がとれている必要があります。
経営層や関連部署との認識をすり合わせ、ゴールと予算感を共有しておくことで、のちの運用トラブルを回避しやすくなります。

経営トップが「来期までに新事業を立ち上げるので、●●の分野で10名増員したい」と考えているのに対し、人事サイドが「今期は採用コストが厳しいので、3名に留めたい」と思っていると、採用の方向性が大きくぶれてしまいます。
こうしたギャップが事前に解消されないと、採用担当者が予算やスケジュールを立てにくかったり、採用できたとしても後から追加募集が発生したりして効率を下げる原因になるため、早めのすり合わせが重要です。

採用市場や競合他社の動向をリサーチする

人材市場は常に変化しており、給与相場や人気求人の動向、競合他社の採用状況などを調べることで、より実情に沿った採用計画を立てられます。
特に業界や職種によっては人材獲得競争が激しくなるため、客観的なデータをもとに判断することが大切です。

ITエンジニアを例にあげると、この職種は慢性的な人材不足が続いているとされ、どの企業も優秀なエンジニアを獲得しようと熾烈な競争を展開しています。

もし「自社のエンジニア採用予算が相場より低い」「勤務地やリモートワークの可否について、競合より魅力が薄い」といった状況があれば、募集をかけても期待する応募が得られないリスクが高まります。
競合との差別化ポイントや市場相場を調べることで、計画段階から現実的な採用戦略を組み立てやすくなるでしょう。

採用計画の具体的な立て方

採用計画の立て方を大きく分けると「採用ターゲットと人員計画の明確化」と「採用手法とスケジュールの策定」です。それぞれ何を実施するのか解説します。

採用ターゲットと人員計画の明確化

採用したいターゲット像を具体的に考える

自社が求めるスキル・経験・人物像を明確にし、応募時点で期待できる要素をはっきりさせましょう。
この人物像のことを「ペルソナ」と言います。

例えば、コミュニケーション力やチームワーク、リーダーシップなどのソフトスキル、もしくはプログラミング経験や英語力などのハードスキルなど、項目ごとに具体化することでターゲット人材が見えやすくなります。

【ソフトスキルの例】

• 社内外のステークホルダーと円滑にやりとりできるコミュニケーション力
• チームで協力し合いながら課題解決を行う協調性
• リーダーポジションとして責任感をもって推進できるマネジメント力

【ハードスキルの例】

• JavaやPythonなど特定言語のプログラミング経験3年以上
• TOEIC700点以上の英語力や海外取引の経験
• 特定業界での営業経験やコンサルティング経験

※ペルソナの設定方法と求人票への落とし込み方について知りたい方はこちら
応募が来ない時に試すことはペルソナ設定！求人票の書き方のコツをご紹介

採用人数と雇用形態の決定

ターゲットが決まったら、次に「いつ・何人」「どの雇用形態」で採用すべきかを整理します。新卒・中途・アルバイト・契約社員など、採用する人材の特性やコスト面を考慮し、計画的に人数を配分しましょう。

新卒採用では4月入社が一般的ですが、中途採用は通年で行える反面、転職市場の繁忙期と閑散期を見極める必要があります。
こうした要素も採用計画に落とし込むことで、より精度の高いプランを作成できるでしょう。

採用手法とスケジュールの策定

採用手法を考える

想定するターゲット人材がどのチャネルから応募する可能性が高いかを考えつつ、選択肢を比較検討します。

【採用チャネルの例】

• 求人媒体（求人広告、アグリゲーションサイトなど）
• 人材紹介会社
• リファラル採用（社員紹介）
• SNS・自社サイト
• ダイレクトリクルーティング

採用手法によってメリット・デメリットがあるので、自社のコストや戦略を踏まえて選定するとよいでしょう。
例えば、リファラル採用は企業文化に合う人材を効率的に集めやすい反面、母集団が狭まりがちです。

求人広告は多くの応募が見込まれる一方で、ミスマッチの応募も増えやすいといった課題があります。これらの特徴をよく理解し、自社に合う最適なチャネルを組み合わせるのがポイントです。

※こちらの記事では代表的な採用方法の特徴やメリット・デメリットを網羅的に紹介しています。
人材募集の方法16選！募集時のポイントや成功させるコツを解説！

採用計画のスケジュールを策定する

採用ターゲットと手法が決まったら、応募開始から内定・入社までの流れを時系列で落とし込みます。

例えば、新卒採用であれば大学生の就職活動スケジュール、中途採用であれば一般的な転職活動のピーク時期などを考慮に入れ、計画を組み立てることが重要です。

【テンプレート例あり】採用計画書に必要な項目

ここからはより実践的な内容に入ります。採用計画書に必要な項目や書き方について、テンプレート付で紹介します。

採用計画書に必要な7つの項目

まずは採用計画書に示しておくとよい項目についてです。最低限、下記の項目について事前に整理しましょう。

1. 募集職種：どの職種を、どのポジションで募集するのか
2. 雇用形態・採用人数：正社員・契約社員・アルバイトなど、形態ごとの予定人数
3. 採用期日：いつまでに採用を完了させるか、内定出しのタイミングはいつか
4. 人材要件・求める人物像：必要なスキル・経験・資格、理想とするスキルなど
5. 採用チャネル・コストの概算：利用予定の求人媒体と掲載費用・手数料など
6. 選考プロセス：書類選考、一次面接、最終面接などの流れ
7. 採用スケジュール：応募開始～入社までの期間を、週・月単位で整理

採用計画書のテンプレート例

上記の項目を踏まえ、採用計画書の一例について次のとおり記します。
こちらのサンプルはテンプレートとしても活用いただけますが、自社に合った形式にカスタマイズすることがおすすめです。

採用計画を効果的に進めるポイント

採用計画を立てれば採用活動の効率性は高まりますが、さらに効果的に進めるためにはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
特に下記のポイントを意識してみましょう。

優先順位を明確にする

「どの職種を最優先で採用したいのか」「どのタイミングで募集を強化すべきか」を明確にしましょう。
優先度がわかるとスケジュール調整やコスト配分も行いやすくなります。

例をあげると、新規事業に必要なエンジニアが最重要なので、まずエンジニア採用を優先的に進める。
または、現場から「即戦力の営業が欲しい」という強い要望があるなら、営業職採用にリソースを集中する。

こうした優先順位がはっきりしていないと、同時並行で複数ポジションを募集していても、どこに力を入れるべきか社内でバラつきが生じ、結果的にどちらの採用も中途半端になりがちです。

現場の協力と共通理解を深める

採用計画は人事部門だけで完結できるものではありません。
現場の責任者や経営層と目的・人数・スケジュールなどをしっかりすり合わせ、共通認識を持つことでスムーズな実行が可能になります。

例えば「どういうタイプの人が現場で活躍できるか」「新卒・中途どちらを優先すべきか」「内定後の研修プランはどうするか」といった部分も、現場の声を聞くことで適切な判断がしやすくなります。
採用担当が一方的に計画を作るだけではなく、実際に人材をマネジメントする現場との連携を密にすることが成功のカギです。

適時振り返りと改善を行う

計画通りに進めても、実際には応募が集まらない、内定辞退が相次ぐなどの問題が起きることもあります。
一例として、「応募者が自社の文化に合わない……」という課題が生じていれば、求人票の魅せ方や使っている求人媒体など、応募の段階に改善点があるはずです。

このように定期的に振り返りを行い、採用チャネルや要件設定などを柔軟に修正しましょう。

採用計画を立てた後に実施すること

採用計画の立案が完了したら、いよいよ実際の採用活動をスタートさせる段階に入ります。
以下では、計画後の実施フェーズにおいて意識しておきたい取り組みを詳しく解説します。

採用基準の共有と面接官教育

採用の基準が明確でないまま複数の面接官が選考を行うと、ミスマッチが増える可能性があります。
募集要項や求める人物像を社内で共有し、面接官にも評価基準や質問のポイントなどを教育しておくと良いでしょう。

例えば、面接時に「コミュニケーション力を重視している」と言いながら、面接官それぞれがコミュニケーション力を測る尺度をバラバラに持っていた場合、誰を合格にすべきか一貫した判断が難しくなります。

そこで、「具体的にどんな言動や経験がコミュニケーション力とみなせるか」「どのようなエピソードがあるとプラス評価なのか」などを事前にすり合わせておくと、候補者に対する評価のばらつきが減り、採用精度が高まります。

採用手法の実行と成果分析

策定した計画に沿って実際に求人広告の掲載や面接を行い、その結果を都度分析します。
応募数や内定率、コスト対効果などを見ながら、必要に応じて改善策を打ち出しましょう。

【分析する指標の一例】

• 応募数：計画時の見込みに対してどの程度の応募があるか
• 書類選考通過率：思ったよりも低い・高い場合、どんな要因があるのか
• 面接通過率：面接官とのすり合わせが適切に行われているか
• 内定承諾率：オファー内容や企業理解の促進が足りているか

データを客観的に捉え、「求人原稿のタイトルを変える」「面接官の質問内容を再調整する」「内定から入社までのフォローを強化する」など、PDCAを回すことで、次の採用活動に活かしていくことができます。

内定者フォローを行う

せっかく内定を出しても、入社前後のフォローが不足していると辞退や早期離職につながる恐れがあります。
定期的な連絡や研修などのプログラムを整備し、スムーズな入社・定着をサポートしましょう。

例えば、新卒採用では内定から入社まで半年以上空くことが多いため、その間の不安や疑問を解消できるよう、内定者向けの懇親会やSNSコミュニティを用意する企業も増えています。

中途採用では即戦力と期待される反面、社内ルールや文化への適応に戸惑うケースもあるため、オンボーディングプログラムを整えておくことが離職率を下げる鍵となります。

新卒、中途、アルバイトの採用計画の違い

同じ採用計画でも、新卒・中途・アルバイトでは求める人材像や選考フロー、スケジュール感などが異なります。
各採用区分の特徴を踏まえた計画を立てることが重要です。

新卒採用

【特徴】
毎年の卒業時期に合わせた「採用スケジュール」が存在する

【計画のポイント】
大学3年生の夏からインターンシップを行い、翌年3月～6月までの応募・面接期間を念頭に置くなど、長期間にわたる計画が必要

新卒採用では、学生が一斉に就職活動を開始するため、一時期に大量の応募を受け付けます。

また、若手を育成するための研修制度やOJT体制なども含めて計画的に準備しなければなりません。

さらに、インターンシップや企業説明会での企業アピールが重要になる場合も多く、他社と差別化するブランド戦略も新卒採用計画に盛り込む必要があります。

中途採用

【特徴】
通年で募集できるが、転職市場における繁忙期（例：3～5月、9～11月など）がある

【計画のポイント】
募集人数の確保に加え、即戦力かポテンシャル採用かにより選考基準を変える。社会人経験やスキルに対する要件設定を明確にする

中途採用は業界・職種によって繁忙期や閑散期が異なり、優秀な人材が動くタイミングを狙うと効果的です。

「即戦力人材」としての経験値を重視するのか、「潜在能力を見極め、社内で育成する前提」で採用するのかによって、選考プロセスや求人票の書き方が変わります。

特に競合企業と同じプールの人材を取り合う場合は、給与水準や勤務体系だけでなく、企業文化や成長機会などソフト面も含めたアピールが欠かせません。

アルバイト

【特徴】
急募が必要な場合も多く、比較的短期間・低コストで採用したいケースが多い

【計画のポイント】
シフトの多様性や勤務地の利便性、時給設定などが重要。即日や短期間での採用が可能な体制を整えておく

アルバイト採用は接客・飲食業界などで特に需要が高いですが、企業によっては事務補助や軽作業などでスポット的に採用することも少なくありません。

短期間で採用活動を完了するために、求人情報の露出を増やす施策（SNSやアグリゲーションサイトを活用など）や、面接から採用決定までの流れを簡略化するなど、スピード感が求められます。
時給やシフト、勤務地といった条件面を分かりやすく提示することで、多様な求職者を呼び込みやすくなります。

まとめ

採用計画は、自社の事業戦略や経営目標に即した形で「誰を・いつ・どのように採用するのか」を明確にするための重要な指針です。
しっかりと準備を行い、具体的なターゲットやスケジュール、採用チャネルを落とし込むことで、コスト削減や効率的な人材獲得につながります。

さらに、採用計画書という形で可視化すれば、社内での共通理解を深めやすく、進捗管理や改善に活用しやすくなるでしょう。

なお、「採用計画を自分たちで立てられるか不安……」と少しでもお悩みであれば、ぜひ当社ネットオンにお問い合わせください。

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この記事を書いた人

コンノ

公務員として4年間、人事労務の実務経験あり。 これまで100名以上の事業者をインタビューしており、「企業や個人事業主が本当に悩んでいること」を解決できる記事を執筆します。

監修者

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
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