採用活動にチャットボットは活用できるのか?オススメのチャットサービスを紹介

採用 チャットボット

採用活動では、応募者からの問い合わせ対応、応募受付後の初期連絡、面接日程の調整など、採用担当者の手間がかかる業務が多く発生します。特に中小企業や店舗では、少人数で採用業務を進めているため、「応募が来てもすぐに対応できない」「夜間や休日の応募対応が遅れる」「同じ質問に何度も答えている」といった悩みを抱えることも少なくありません。

こうした定型的な応募者対応を効率化する方法として注目されているのが、採用チャットボットです。採用サイトの問い合わせ窓口、応募前の質問対応、応募受付後の事前ヒアリング、面接候補日の聞き取りなど、採用活動のさまざまな場面で活用できます。

本記事では、採用チャットボットの基本、採用活動でできること、メリット、導入前の注意点、選び方、代表的なサービスを紹介します。あわせて、チャットボット導入前に整えておきたい採用サイト・求人票・応募者管理の考え方も解説します。

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目次

採用チャットボットとは

チャットボットとは、自動でテキストメッセージのやりとりができるプログラムです。Webサイトやアプリ、LINEなどのチャット画面上で、ユーザーの質問に答えたり、必要な情報を案内したりできます。

採用活動で使う場合は、採用サイトに訪れた求職者からの質問に答える、応募前に知りたい情報を案内する、応募後に必要事項を聞き取る、面接候補日を確認するといった使い方が考えられます。

ルールベース型とAI型の違い

チャットボットには、大きく分けて「ルールベース型」と「AI型」があります。

  • ルールベース型:あらかじめ用意した選択肢やシナリオに沿って回答するタイプ
  • AI型:入力された文章の意味を解析し、登録データや学習データをもとに回答するタイプ

採用活動では、会社説明会の日程、応募方法、持ち物、選考フローなど、回答が決まっている質問にはルールベース型が向いています。一方で、求職者が自由な文章で質問する採用FAQや、表記ゆれの多い問い合わせにはAI型が向いています。

近年は、生成AIやRAGと呼ばれる仕組みを活用し、社内文書やFAQデータを参照して回答を生成するチャットボットも増えています。ただし、AI型であっても、すべての質問に正しく回答できるわけではありません。採用情報の正確性が求められる場面では、回答内容の確認や有人対応への切り替えが重要です。

採用チャットボットが注目される背景

採用チャットボットが注目される背景には、採用活動のスピード競争があります。求職者は複数の企業に同時に応募することが多く、応募後の連絡が遅れると、他社の選考へ進んでしまう可能性があります。

また、求職者の中には電話よりもテキストでのやりとりを好む人もいます。授業や仕事が終わった夜間に求人を探す人、営業時間外に採用サイトを確認する人もいるため、24時間問い合わせを受け付けられる環境は、応募者体験の向上にもつながります。

電話やメール、問い合わせフォームでは、担当者が確認して返信するまでに時間がかかります。一方、チャットボットはよくある質問に即時回答できるため、求職者の疑問をその場で解消しやすくなります。

項目 電話・メール・問い合わせフォーム 採用チャットボット
対応時間 担当者の勤務時間に左右されやすい 設定した範囲で24時間対応できる
即時性 返信まで時間がかかる場合がある よくある質問にその場で回答できる
応募者の負担 電話や文章作成の心理的負担がある 選択肢や短い入力で質問しやすい
担当者の負担 問い合わせ件数に比例して増えやすい 定型質問への対応を減らしやすい

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採用活動にチャットボットは活用できるのか

チャットボットは、採用活動のさまざまな場面で活用できます。導入事例や利用シーンも踏まえながら、具体的な活用方法を見ていきましょう。

採用サイトの問い合わせ窓口

採用サイトの問い合わせ窓口として、チャットボットを活用できます。

問い合わせフォームを使用すると、求職者が問い合わせてから担当者が回答するまでにタイムラグが生じます。一方、チャットボットであれば、よくある質問に対して基本的に即時回答できます。求職者は知りたいことをすぐに確認でき、採用担当者も問い合わせ対応の負担を軽減できます。

たとえば、以下のような質問はチャットボットで回答しやすい内容です。

  • 応募方法
  • 選考フロー
  • 勤務地
  • 勤務時間
  • シフト条件
  • 必要な資格や経験
  • 説明会や面接時の持ち物

応募受付・事前ヒアリング

チャットボットは、応募受付後の事前ヒアリングにも活用できます。たとえば、勤務可能な曜日、希望シフト、保有資格、入社可能時期、連絡がつきやすい時間帯など、面接前に確認しておきたい項目を聞き取る使い方です。

事前に必要な情報を把握できれば、面接時の確認漏れを防ぎやすくなります。また、応募者側も自分の希望条件を整理したうえで選考に進めるため、採用ミスマッチの防止にもつながります。

応募受付から面接の日程調整

処理代行型のチャットボットを使えば、応募受付後の面接候補日の聞き取りや、面接日程の調整に活用できる場合があります。

面接の日程調整は、応募者、採用担当者、店舗責任者、面接官など複数人の予定が関係するため、手間がかかりやすい業務です。チャットボットや採用管理システムと組み合わせることで、候補日の確認や連絡の一部を効率化できる可能性があります。

ただし、面接日程の自動調整機能の有無や、カレンダー連携、SMS・メール通知、採用管理システムとの連携可否はサービスによって異なります。導入前に、自社の採用フローに合うかを必ず確認しましょう。

採用イベントでの質問対応

採用イベントでもチャットボットを活用できます。

熊本県を中心に九州地方で不動産事業を行っている株式会社リブワーク様では、新卒採用イベントの会場にチャットボット機能を搭載したロボットを設置しました。知りたいことにその場で回答してもらえること、人事担当者には聞きづらいことも気軽に質問できたことから、就活生には好評だったそうです。

事例の詳細はこちらをご参照ください。
https://www.xware.co.jp/works/t02.html

なお、導入事例は掲載時点から内容が変わっている可能性があります。最新情報は公式サイトで確認してください。

外国語の質問への1次対応

複数の言語に対応しているチャットボットもあるため、外国人材の採用を積極的に行っている企業では、外国語の質問への1次対応にも活用可能です。

英語や中国語、韓国語などに対応できる人材が社内に少ない場合、外国語での問い合わせ対応が特定の担当者に集中することがあります。多言語対応のチャットボットを導入すれば、よくある質問への1次対応を採用サイト上で完結しやすくなります。

ただし、雇用条件、在留資格、契約内容など正確な説明が必要な内容は、チャットボットだけに任せず、担当者が確認する体制を用意しましょう。

夜間・休日応募への初期対応

求職者は、夜間や休日に求人を探すことも多くあります。応募直後に何も連絡がないと、応募者の不安が高まり、他社へ流れてしまう可能性があります。

チャットボットを活用すれば、営業時間外でも応募後の流れや次の対応予定を案内できます。たとえば、「応募ありがとうございます。担当者からの連絡予定」「面接までに確認してほしい内容」「よくある質問への回答」などを自動で案内することで、応募者の離脱防止につながります。

採用活動でチャットボットを使うメリット

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採用活動でチャットボットを利用するメリットは、業務効率化だけではありません。応募者の不安を早く解消し、応募後の歩留まり改善や採用活動の見直しにも役立ちます。

採用候補者の質問に即時対応できる

採用候補者の質問に即時対応できる点は、チャットボットを導入する大きなメリットです。

メールや電話で質問を受けた場合、採用担当者が説明会や面接対応で席を外していると、すぐには回答できません。また、対面で受けた質問でも、担当者がすぐには答えられないものについては、あとで調べてから回答する必要があります。

チャットボットでは、登録されたQ&Aやシナリオに沿って、求職者の質問にすぐ回答できます。疑問をその場で解消できれば、応募意欲を下げずに次の行動へ進んでもらいやすくなります。

24時間365日問い合わせ対応が可能

チャットボットなら、営業時間に関係なく問い合わせ対応ができます。

導入事例としては、ダイキン工業株式会社様が学生からの質問に24時間対応可能なAIを活用したチャットボットを試験的に導入しました。これは、学生の「リアルタイムで情報を収集したい」というニーズに応えるためで、LINEを通じてダイキン工業株式会社様に質問ができるようになりました。

事例の詳細はこちらをご参照ください。
https://www.daikin.co.jp/press/2020/20200310/

就職活動や転職活動では、授業や仕事が終わった夜間に企業分析を行うこともあります。時間を気にせず企業にアクセスできる体制があると、採用候補者とのコミュニケーション機会を増やし、自社への理解を深めることにつながります。

回答の品質が統一される

チャットボットが問い合わせ対応を行うことで、回答の品質を統一しやすくなります。人が対応する場合、経験豊富な担当者と新人担当者で回答内容に差が出る可能性があります。

問い合わせ時の回答が人によって異なると、採用候補者の企業への印象や、その後の応募行動に影響を及ぼすことがあります。よくある質問への回答をあらかじめ整備しておけば、担当者による説明のばらつきを減らしやすくなります。

採用担当者の工数削減に貢献する

採用担当者の業務効率化を図れることも大きなメリットです。マニュアルや想定問答集に沿って回答できる質問については、対応をチャットボットで代替できます。

チャットボットのQ&Aは運用しながら修正できます。説明会や面接でよく受ける質問を追加していけば、質問対応の1次対応を機械化しやすくなります。採用担当者は、個別性の高い相談や候補者の見極め、面接対応、内定者フォローなどに時間を使いやすくなります。

応募者体験と歩留まり改善につながる

応募者は、疑問をすぐに解消できる企業に安心感を持ちやすくなります。反対に、応募後の連絡が遅い、問い合わせへの返信がない、面接までの流れがわからないといった状態が続くと、不安や不信感につながります。

チャットボットで応募前後の不明点を減らせば、応募者が次のステップへ進みやすくなります。特にアルバイト・パート採用や店舗採用では、応募から面接までのスピードが重要になりやすいため、初期対応の効率化は歩留まり改善の一助になります。

採用候補者の本音のニーズを引き出せる

採用候補者からすると、採用担当者に直接聞きづらいことも、チャットボットなら気軽に質問できます。そのため、チャットボットに蓄積された質問内容のログデータは、自社への応募を検討している方の本音に近いデータともいえます。

そのデータを分析すれば、採用候補者がどのような不安や疑問を持っているのかを把握できます。たとえば、給与、シフト、残業、勤務地、研修制度、職場の雰囲気などに関する質問が多い場合、採用サイトや求人票の情報を見直すきっかけになります。

導入前に知っておきたい注意点

チャットボットは便利なツールですが、導入すればすべての採用課題が解決するわけではありません。導入前に、次の注意点を確認しておきましょう。

すべての質問に答えられるわけではない

チャットボットは、あらかじめ登録されたQ&Aやシナリオ、参照データに基づいて回答します。そのため、個別事情を含む質問や、判断が必要な質問には対応できない場合があります。

たとえば、「自分の経験で応募できますか」「この条件でシフトに入れますか」「在留資格の条件に合っていますか」といった質問は、担当者の確認が必要です。チャットボットで回答できる範囲と、人が対応すべき範囲を分けておくことが大切です。

有人対応への切り替え導線が必要

チャットボットで解決できない質問が出た場合、問い合わせフォーム、メール、電話、有人チャットなどへ切り替える導線が必要です。

「わかりません」と表示されるだけでは、求職者が離脱してしまう可能性があります。チャットボット内で解決できない場合は、「担当者に問い合わせる」「応募前相談をする」「問い合わせフォームへ進む」など、次の行動を案内しましょう。

Q&A・シナリオの整備が必要

チャットボットの回答精度は、登録するQ&Aやシナリオの質に左右されます。導入前には、求職者からよく聞かれる質問を洗い出し、正確でわかりやすい回答を用意する必要があります。

また、求人内容や選考フローが変わった場合は、チャットボットの回答も更新しなければなりません。古い情報のまま運用すると、応募者に誤った案内をしてしまうリスクがあります。

応募数によって費用対効果を確認する

採用チャットボットには、初期費用や月額費用がかかる場合があります。応募数が少ない企業では、チャットボットを導入しても費用対効果が合わない可能性があります。

導入前には、現在どのくらいの問い合わせがあるのか、応募者対応に何時間かかっているのか、面接設定までにどの程度の離脱があるのかを確認しましょう。応募数がまだ少ない場合は、先に採用サイトや求人票、求人検索エンジンへの連携、応募者管理の体制を整えることも選択肢です。

チャットボット導入前に、応募者管理を見直しませんか?

採用係長では、応募者情報や選考状況を一元管理できます。求人票作成や求人検索エンジンへの一括連携もできるため、少人数で採用業務を進めたい中小企業・店舗の採用担当者に向いています。

応募管理を整える

採用チャットボットの選び方

採用チャットボットを選ぶ際は、機能の多さだけでなく、自社の採用課題に合っているかを確認することが重要です。

採用特化型か汎用型か

採用特化型は、応募者対応、面接候補日の聞き取り、事前ヒアリング、採用FAQなどに使いやすい設計になっていることが多いです。アルバイト・パート採用や新卒採用など、採用用途が明確な場合に向いています。

汎用型は、採用だけでなく、社内問い合わせ、カスタマーサポート、FAQ対応など幅広い用途で使えるのが特徴です。採用以外の問い合わせ対応にも活用したい場合は、汎用型も候補になります。

AI型かルールベース型か

よくある質問や選択式の案内が中心であれば、ルールベース型でも十分に対応できる場合があります。一方、自由入力の質問が多い、表記ゆれに対応したい、FAQの量が多い場合はAI型が向いています。

ただし、AI型は便利な一方で、回答内容の確認やメンテナンスが必要です。採用条件や給与、雇用契約に関する情報は、誤回答がトラブルにつながる可能性があるため、担当者が定期的に確認しましょう。

採用サイト・応募者管理と連携できるか

チャットボット単体で問い合わせ対応ができても、応募者情報や選考状況が別々に管理されていると、採用業務全体は効率化しにくくなります。

採用サイト、応募フォーム、採用管理システム、応募者管理ツールと連携できるかを確認しましょう。特に、複数媒体から応募が来る企業や、店舗・拠点ごとに採用担当者が異なる企業では、応募者情報を一元管理できる体制が重要です。

LINE・SMS・メールなど応募者接点と合うか

応募者との連絡手段も確認しておきたい点です。サービスによって、Webチャット、LINE、SMS、メールなど対応できる接点が異なります。

アルバイト・パート採用では、応募後の連絡に気づいてもらえるかが重要です。自社の応募者層に合った連絡手段を選びましょう。ただし、通知手段や自動送信の範囲はサービスごとに異なるため、導入前に必ず確認してください。

ログ分析・改善がしやすいか

チャットボットは導入して終わりではありません。質問ログ、回答できなかった質問、離脱が多い箇所などを見ながら改善することで、より使いやすくなります。

管理画面でログを確認できるか、Q&Aを自社で修正できるか、改善提案やサポートがあるかを確認しましょう。運用改善しやすいサービスを選ぶことで、採用サイトや求人票の改善にもつなげやすくなります。

採用チャットボット導入のステップ

採用チャットボットを導入する場合は、以下の流れで進めると検討しやすくなります。

1. 目的とKPIを決める

まずは、何を改善したいのかを明確にします。問い合わせ対応時間を減らしたいのか、応募後の離脱を減らしたいのか、面接設定までのスピードを上げたいのかによって、必要な機能が変わります。

2. よくある質問を洗い出す

応募者や求職者からよく聞かれる質問を確認します。採用担当者だけでなく、店舗責任者、面接担当者、現場スタッフにも聞いてみると、実際の質問を集めやすくなります。

3. シナリオと回答を作る

質問に対する回答を作成し、応募者が迷わず進めるシナリオを設計します。専門用語を避け、短くわかりやすい表現にすることがポイントです。

4. 有人対応への切り替え条件を決める

チャットボットで対応できない質問が来た場合の切り替え条件を決めます。雇用条件の個別相談、選考可否に関わる質問、トラブルやクレームにつながる内容は、人が確認する体制にしましょう。

5. テスト公開して改善する

公開前に、採用担当者や現場担当者が実際に操作し、回答内容に誤りがないか確認します。公開後はログを見ながら、回答できなかった質問や離脱が多い箇所を改善していきます。

採用活動での活用に代表的なチャットボットサービス

ここからは、採用活動での活用を検討できる代表的なチャットボットサービスを紹介します。料金、機能、連携範囲、導入事例は変更される可能性があるため、導入前に必ず公式サイトで最新情報を確認してください。

SupportChatbot

blank画像出典:https://chatbot.userlocal.jp/

SupportChatbotは、株式会社ユーザーローカルが提供するチャットボットサービスです。問い合わせ対応の自動化を目的としたサービスで、Q&A自動生成、ドキュメント検索、生成AIによる回答表示などの機能が案内されています。

採用専用サービスではありませんが、採用サイトのFAQ、社内人事問い合わせ、応募前のよくある質問対応などでの活用を検討できます。

導入前に見ておきたい点は以下です。

  • 採用サイトに設置できるか
  • 採用FAQをどのように登録・更新できるか
  • 生成AIの回答内容をどの範囲で制御できるか
  • 有人対応への切り替えやログ分析ができるか

向いている企業:採用以外の問い合わせ対応にもチャットボットを活用したい企業

RICOH Chatbot Service

blank画像出典:https://www.ricoh.co.jp/service/chatbot

RICOH Chatbot Serviceは、リコーが提供するチャットボットサービスです。Q&A型のチャットボットに加え、生成AIを活用したラインナップも案内されています。ExcelでQ&Aを管理できる機能や、社内ドキュメントを参照する生成AI型のサービスが紹介されています。

採用活動では、採用サイトのFAQ、応募者からのよくある質問、社内の採用担当者向け問い合わせ対応などでの活用を検討できます。

導入前に見ておきたい点は以下です。

  • 採用向けテンプレートやFAQ作成支援の有無
  • Webサイトへの設置方法
  • 生成AI型を使う場合の回答制御や参照データの管理方法
  • 有人対応、多言語対応、ログ分析の対応範囲

向いている企業:Q&A管理のしやすさや社内ナレッジ活用も重視したい企業

TalkQA for Recruit

blank画像出典:https://www.talkqa.com/talkqa_for_recruit/

TalkQA for Recruitは、採用向けAIチャットボットとして案内されているサービスです。学生からの質問に24時間答えるAIチャットボットとして、質問ログの収集、管理画面での閲覧、LINEでの利用などが紹介されています。

新卒採用における会社説明、募集要項、説明会、インターンシップなどの質問対応での活用を検討できます。

導入前に見ておきたい点は以下です。

  • 新卒採用以外の中途・アルバイト採用に適しているか
  • LINE連携や一斉配信の利用条件
  • 質問ログの閲覧・分析方法
  • 料金、最低利用期間、サポート範囲の最新情報

向いている企業:新卒採用で学生からの質問対応やログ分析を重視したい企業

Recruit Edia

blank画像出典:https://camel.co.jp/recruitedia/

Recruit Ediaは、CAMEL株式会社が提供するリクルート向けAI問い合わせサービスです。既存のホームページにバナーを設置して導入すること、問い合わせログの記録、回答編集、24時間対応などが案内されています。

採用サイトに訪れた求職者の質問対応や、就活者の本音の把握、外国人材を視野に入れた問い合わせ対応などでの活用を検討できます。

導入前に見ておきたい点は以下です。

  • 多言語対応の範囲
  • 自社ホームページから回答を呼び出す仕組みの確認方法
  • 回答内容の編集・更新のしやすさ
  • 採用サイトへの設置方法と導入までの流れ

向いている企業:採用サイトへの簡単な設置や問い合わせログの活用を重視したい企業

オートークビズ

blank画像出典:https://autok.io/biz/lp

オートークビズは、過去に採用応募受付や面接日程調整の領域で紹介されていたチャットボットサービスです。元記事では、求人媒体との連携、応募者情報の読み込み、面接日程調整、ステータス管理などの特徴を紹介していました。

ただし、現時点では公式ページや提供状況の確認が必要です。導入候補として検討する場合は、サービスが現在も提供されているか、料金、機能、連携可能な媒体、サポート体制を必ず確認してください。

導入前に見ておきたい点は以下です。

  • 現在の提供状況
  • 公式URLの有効性
  • 面接日程調整機能の対応範囲
  • 応募者管理や採用管理システムとの連携可否
  • 最新の料金・サポート内容

向いている企業:導入検討前に、まず公式情報の確認が必要です

採用チャットボット導入前に整えたい応募管理体制

採用チャットボットは、応募者対応の効率化に役立ちます。しかし、採用サイト、求人票、応募者情報、選考状況の管理がバラバラなままだと、チャットボットを導入しても効果が出にくくなります。

たとえば、チャットボットで応募者の疑問を解消できても、求人票の内容が不十分であれば応募にはつながりにくくなります。また、複数の求人検索エンジンや媒体から応募が来ているのに、応募者情報を手作業で管理していると、連絡漏れや対応遅れが発生しやすくなります。

まずは採用サイト・求人票・応募者管理を整える

チャットボット導入前に、まず整えたいのは以下の3つです。

  • 採用サイト:求職者が会社や仕事内容を理解できる情報を用意する
  • 求人票:仕事内容、条件、勤務地、応募資格をわかりやすく記載する
  • 応募者管理:応募者情報や選考状況を一元管理し、対応漏れを防ぐ

この土台が整っていると、チャットボットで寄せられた質問ログを採用サイトや求人票の改善に活かしやすくなります。反対に、採用情報が散らばっている状態では、チャットボットの回答内容も整備しにくくなります。

採用係長で整えられること

採用係長は、中小企業・店舗の採用担当者が、求人票作成、媒体連携、応募者管理を少人数で進めやすくする採用支援サービスです。

採用係長では、2分で採用サイトを作成でき、無料で始められます。自動で有料プランに移行することはないため、いきなり有料サービスを導入するのが不安な場合でも試しやすいのが特徴です。

また、1つの求人票で5つの求人検索エンジンに一括連携でき、応募者情報や選考状況を一元管理できます。会社PR文自動作成、仕事内容自動生成、最低賃金チェックなど、求人作成を支援する機能もあります。

採用チャットボットを導入するかどうかにかかわらず、応募者対応のスピードや選考管理を見直すには、採用サイト・求人票・応募者管理の土台を整えることが重要です。

採用チャットボットの効果を高めるには、応募管理の土台づくりから

採用係長なら、採用サイト作成、求人票作成、求人検索エンジンへの一括連携、応募者情報や選考状況の一元管理を始められます。76,000以上の事業所が利用中で、30個以上の機能を搭載しています。

採用係長を見る

まとめ

チャットボットは、採用サイトでの問い合わせ対応、応募受付、事前ヒアリング、面接候補日の聞き取り、夜間・休日応募への初期対応など、幅広い場面で活用できます。

採用担当者にとっては、よくある質問への対応や応募後の初期対応を効率化し、面接や候補者フォローなど重要な業務に時間を使いやすくなる点がメリットです。応募者にとっても、知りたいことをすぐに確認でき、選考に進む前の不安を減らせるメリットがあります。

一方で、チャットボットは万能ではありません。複雑な質問には回答できない場合があり、有人対応への切り替え、Q&Aやシナリオの整備、費用対効果の確認が必要です。また、採用サイトや求人票、応募者管理が整っていない状態では、チャットボットの効果も限定的になりやすくなります。

まずは、採用サイト・求人票・応募者情報・選考状況の管理を見直し、応募者対応の土台を整えましょう。そのうえで、自社の採用課題に合わせてチャットボットの導入を検討することが大切です。

採用係長では、採用サイト作成、求人票作成、求人検索エンジンへの一括連携、応募者情報や選考状況の一元管理を無料で始められます。チャットボット導入前に、まず応募管理体制を整えたい方は、ぜひ活用を検討してみてください。

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この記事を書いた人
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辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。 通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。 求人検索エンジンを活用した採用集客や、Google Analytics等の解析ツールを用いた効果分析・サイト改善を強みとしている。

監修者
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辻 惠次郎

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通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。
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