- Indeedの応募者管理機能でできることを、ステータス管理・メッセージ・面接調整・自動返信・採用見送り・不採用通知まで整理して理解できます。
- 応募後の対応は、応募受付の自動返信だけでなく、24時間以内の個別連絡や面接前後のフォローまで含めて整えると、歩留まりの改善につながります。
- Indeedでも基本的な応募管理はできますが、応募数が増えるほど管理の一元化・対応漏れ防止・担当者間共有が大切になるため、ATSを検討したほうがよい場面も見えてきます。
採用担当者の中には、Indeedを利用している人も多いかもしれません。
Indeedでは登録後、求人情報を掲載すると「応募者管理」と呼ばれる画面を利用でき、応募者の確認やメッセージ送信、面接調整などの機能を活用できます。
一方で、応募が増えてくると「自動返信はできるのか」「採用見送りの扱いはどうすればよいのか」「Indeedだけで運用し続けて問題ないのか」と迷う場面も出てきます。
そこで今回は、Indeedの応募者管理画面の特徴や使い方に加えて、自動返信・採用見送り・不採用通知の考え方、応募後の運用フロー、ATSへの切り替えを検討したい場面までまとめて解説します。
目次
Indeedの応募者管理機能とは？
企業がIndeedにアカウントを作成したのち求人情報を掲載すると、画面上で選考状況の確認や面接のスケジューリング、応募者のステータス管理といった「応募者管理機能」を利用できます。
応募が入った後の初動を早くし、応募者への連絡漏れや進捗の見落としを防ぐうえでも、採用担当者にとって重要な機能です。
さっそく、応募者管理機能の特徴について見ていきましょう。
応募者管理機能の特徴
ここでは、応募者管理機能の特徴を4つご紹介します。
特徴①：応募者をまとめて管理できる
Indeedの応募者管理機能では、応募があった応募者をひとつの画面上で管理できます。
応募者情報の確認はもちろん、面接の管理やメッセージのやり取りが可能で、応募者が添付した履歴書のダウンロードもできます。また、応募者ごとのメモ機能もついています。
その応募者について気になったことや、次回聞きたいことなどを記録しておくと、確認漏れを防ぎやすくなるでしょう。
特徴②：メッセージテンプレートが利用できる
応募者が増えてくると、メッセージを送る手間も増えていきます。
その際、メッセージテンプレートを利用すると、文面入力の負担を軽減しやすくなります。
メッセージテンプレートでは、採用活動でよく使う文例の一覧が登録されており、その中から目的に合うものを選んで実際のメッセージに利用できます。（テンプレート文章は加筆修正可能）
特徴③：必要な応募者の情報だけを共有できる
面接リクエストの編集画面にある「面接官」の欄に、該当する面接担当者のアドレスを記入しておくことで、面接官へ応募者の情報を送信できます。
人事担当者と面接官が異なる場合でも、必要な情報をスムーズに連携できます。
特徴④：自動返信・自動フローを活用すると初動を早くしやすい
Indeedでは、応募後のメッセージ対応を効率化するうえで、自動返信や自動フローの活用がポイントになります。
採用活動では、応募が入るたびに手動でお礼の連絡や面接案内、不採用通知を送るのは負担になりやすいものです。一次対応を自動化しておくことで、応募直後の返信をしやすくなり、夜間や休日の応募にも最低限の初動を入れやすくなります。
自動化しやすい代表的なパターンとしては、次のようなものがあります。
- 新しい応募者への応募受付メッセージ
- 「採用の見込みあり」と判断した応募者への連絡
- 「採用見送り」にした候補者への不採用通知
また、求人全体に同じ設定をかける方法と、求人ごとに個別で設定する方法では使い勝手が異なります。複数職種をまとめて運用する場合は一括設定が便利ですが、職種によって連絡内容を変えたい場合は個別設定のほうが向いています。
テンプレートを使う際は、応募者氏名・職種名・勤務地・会社名などの差し込み項目を活用すると、定型文らしさをやわらげやすいでしょう。
自動化のメリット
- 応募直後に返信しやすく、応募者に安心感を持ってもらいやすい
- 対応漏れや返信忘れを防ぎやすい
- 夜間・休日の応募にも一次対応しやすい
- 採用担当者の工数削減につながる
自動化のデメリット・注意点
- 文面が機械的だと冷たい印象を与えやすい
- 設定ミスがあると、意図しない送信が起きる可能性がある
- 複雑な分岐まで完全に自動化できるわけではない
そのため、応募受付などの一次対応は自動化しつつ、面接日程の調整や合否判断などの重要な場面は人が対応する、という使い分けが現実的です。
応募者管理機能の使い方
ここからは、応募者管理機能の使い方をご紹介します。
まず、Indeedにログインして画面左上の「ダッシュボード」をクリックすると、次のような自社の管理画面が表示されます。
ここでは、選考中の応募者の情報はもちろん、面接の予定やメッセージの履歴など、さまざまな情報を一度に確認できます。
まずは、応募者のステータス管理画面から見ていきましょう。
応募者のステータス管理
「応募者」のタブをクリックすると、応募者の一覧が表示されます。
応募者の一覧は「職種名」や「ステータス」をプルダウンから選ぶことで、条件に当てはまる応募者だけを絞り込むことが可能です。
応募者一覧画面で応募者の氏名をクリックすると、次のような画面が表示され、メールアドレスや電話番号、生年月日といった応募者情報を確認できます。
また、Web応募ではなく電話などで応募があった場合には、手動で応募者を登録・編集できます。
次に、応募者画面の各項目について見ていきましょう。
電話番号を表示
応募者が電話番号を登録している場合、本文ボタン横にある「電話マーク」のボタンで確認可能です。
応募者の電話番号は登録時の任意入力項目であることから、応募者が登録していなかった場合はメッセージでのやり取りとなります。
関心の有無・ステータスラベル
各応募者ごとに「関心の有無」および「ステータスラベル」を設定できます。
関心の有無は「関心がある」「保留中」「不採用」の3種類。ステータスは「審査待ち」「書類審査済」「連絡済」「不採用」「採用」からそれぞれ設定可能です。いずれも応募者からは見ることができないので、安心してください。
ステータスを登録することで、企業の採用担当者は、その応募者に連絡は済んでいるか、どこまで採用活動が進んでいるのかを確認できます。
なお、ここで登録した情報は応募者一覧画面から確認できるほか、絞り込み検索時にも利用可能です。
「採用見送り」と「不採用」はどう考える？
Indeedまわりの情報を調べていると、「採用見送り」「不採用」「採用見込みあり」など、似た表現が出てきて混乱しやすいかもしれません。
実務では、次のように整理しておくと運用しやすくなります。
- 採用見込みあり：選考を前向きに進めたい状態。追加質問や面接案内を送る候補
- 保留中：すぐに判断できず、他候補者との比較や追加確認が必要な状態
- 採用見送り・不採用：今回は選考を進めない状態。結果連絡が必要な候補
大切なのは、社内で用語の意味をそろえることです。担当者ごとに使い方が異なると、連絡漏れや誤送信につながりかねません。
また、一度見送った応募者をあとから再度検討するケースもあるため、対応履歴やメモを残しておくことが大切です。
応募書類の確認
応募者詳細画面では履歴書をはじめとした、応募書類の確認およびダウンロードが可能です。
応募者とのメッセージやり取り
応募者詳細画面から「本文」のボタンをクリックすることで、応募者とメッセージでのやり取りができます。（※すべてのメールアドレスは @indeedemail.com のドメインに自動変換されます）
応募者とのやり取りはメッセージアプリのようにチャット形式で確認でき、応募者ごとに最新20件まで保存されます。
応募受付のお礼、追加質問、面接案内、不採用通知など、応募後のやり取りを一か所で確認できるのが利点です。
メッセージ返信テンプレートの作成
メッセージタブにおいて、「応募へのお礼」や「採用通知」など、よく使用する文章は定型文としてテンプレート保存が可能です。
また、応募者のステータスを「不採用」としてから3日以内に不採用通知が送られていない場合、システムで不採用通知を自動送信するかどうかを設定することもできます。
なお、不採用通知の自動送信設定はいつでも変更可能です。
不採用通知に入れておきたい内容
不採用通知は、単に結果だけを伝えればよいわけではありません。応募者への配慮を欠かさないためにも、最低限次の要素を含めておくとよいでしょう。
- 応募への感謝
- 選考結果の連絡
- 必要に応じた個人情報の扱いに関する案内
- 今後の連絡有無や案内事項
不採用理由は、詳しく書きすぎるとトラブルにつながる可能性もあるため、記載は慎重に判断することが大切です。
また、宛名や送り先の確認を怠らず、結果が出たら放置せず早めに通知するようにしましょう。応募者の印象を損ねないためにも、丁寧で簡潔な文章を心がけることが大切です。
不採用通知の文面作成に迷う場合は、採用メールの例文集も参考にしてみてください。
面接のスケジューリング
面接の予定タブから、「面接を予約する」ボタンをクリックすると応募者との面接日程を調整できます。
ここでは面接の日程や時間、面談形式や場所といった情報を入力し、メッセージ本文を入力することで、応募者に対して面接の案内を送れます。
応募者が案内に了承すると、管理画面にて面接日程が確認できるようになります。
また、Googleアカウントを持っている場合には、使用しているGoogleアカウントのカレンダーに面接日程が自動で登録されるので、わざわざ管理画面にログインしなくても日程確認が可能です。
なお、日程調整では候補日を1つだけ提示するより、2〜3候補をまとめて提示したほうが調整しやすくなります。応募者が返信しやすい形で案内することが、面接化率の改善にもつながるでしょう。
メモ機能も活用しよう
先ほどの管理画面から「メモ」機能も利用できます。
ここでは、各応募者ごとにメモを残せるので、面接時に気になったことや進捗状況などを記録しておくとよいでしょう。
なお、一度入力したメモを編集・削除することはできませんが、メモの内容が応募者に通知されることはないので安心してください。
一度見送った応募者を後日あらためて検討する場合にも、過去の対応履歴やメモが残っていると判断しやすくなります。
応募後の運用フローを整えると歩留まりが変わる
ここまで見てきたように、Indeedの応募者管理機能では基本的な管理や連絡は可能です。ただし、採用につなげるためには機能を知るだけでなく、応募後の運用フローを決めておくことが重要です。
特に、応募後の初動が遅いと、他社に先に面接設定されてしまうこともあります。Indeed経由の応募を活かすためにも、次のような標準的な流れを決めておくとよいでしょう。
応募後の基本フロー
| タイミング | やること |
|---|---|
| 応募受信直後 | 応募受付の自動返信を送る |
| 当日中 | 応募者情報・応募書類・希望条件を確認する |
| 24時間以内 | 個別連絡を行い、次のアクションを案内する |
| 面接調整時 | 面接候補日を複数提示する |
| 面接確定後 | 前日までにリマインドを送る |
| 面接後 | 結果をできるだけ早く連絡する |
24時間以内にやっておきたいこと
- 応募者の基本情報と応募書類を確認する
- 連絡方法を決める（メッセージ・電話など）
- 面接対象なら候補日を2〜3案用意する
- 保留や見送りの場合も、社内ステータスだけで止めず次の対応を決める
「応募受付の自動返信は送ったが、その後の個別連絡が遅れた」という状態は避けたいところです。自動返信はあくまで一次対応であり、その後の個別対応まで含めて整えておくことが大切です。
面接前後のフォローで辞退を防ぐ
面接候補日を提示して終わりではなく、面接前後のフォローも重要です。
- 面接前日：日時・場所・持ち物・オンラインURLなどを再案内する
- 面接当日後：結果連絡の目安を伝える
- 見送り時：放置せず、丁寧に結果を伝える
応募者は複数企業の選考を並行していることが多いため、対応の早さと丁寧さが企業イメージに直結します。
応募者のフォローも忘れずに
Indeedから求人への応募は簡単なので、面接につながる機会が思うように訪れないと悩んでいる採用担当者も少なくありません。
そのため、せっかく興味を持ってくれた応募者をしっかり採用につなげるためにも、応募者へのフォローを欠かさず行うことが大切です。
具体的には、応募後の返信をなるべく迅速に行うこと、いきなり履歴書の提出を求めるのではなく、まずは実際の職場に足を運んでもらうなど、応募者の負担を上げすぎない工夫が挙げられます。
特に連絡については、少し対応が遅れただけでも他社に人材を取られてしまうことがあります。なるべく24時間以内に何らかのアクションを取ることをおすすめします。
応募のハードルを下げることを意識しながら、採用活動を進めていくようにしましょう。
※関連記事はこちら
⇒応募辞退の心理を探る｜Indeedレポートから読み解く「連絡が取れない」を防ぐ対策とは？
Indeedだけで十分なケース・ATSを検討したいケース
Indeedの応募者管理機能は便利ですが、どの企業でもそれだけで十分とは限りません。応募数や採用体制によっては、Indeed単体では煩雑になりやすい場面もあります。
| 判断軸 | Indeedで十分なケース | ATSを検討したいケース |
|---|---|---|
| 応募数 | 応募数が少なく、担当者が単独で追える | 応募数が増え、対応漏れが起きやすい |
| 採用体制 | 担当者が少なく、共有相手も限られる | 人事・現場責任者・面接官など複数人で共有したい |
| 募集職種・拠点 | 職種や拠点が少なく、管理がシンプル | 複数職種・多拠点採用で進捗管理が煩雑 |
| 管理方法 | Indeed画面内で完結できる | Excel・メール・媒体管理画面が分散している |
| 自動化 | 一次対応の自動化だけで十分 | リマインド・進捗共有・一元管理まで整えたい |
Indeedでも、応募受付やメッセージ送信、面接調整など基本的な応募管理は可能です。ただし、応募が増えるほど「誰がどこまで対応したか」「どの求人で誰が止まっているか」「見送り後に再検討したい候補者が誰か」といった情報の一元管理が重要になります。
そうした場面では、ATSの導入によって次のような改善が期待できます。
- 応募者情報や選考状況を一元管理しやすい
- 対応漏れを防ぎやすい
- 複数担当者で共有しやすい
- 複数職種・多拠点採用でも進捗を追いやすい
Indeedでも応募管理はできますが、応募数が増えるほど管理は煩雑になりやすくなります。
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対応漏れの防止や担当者間の共有まで見直したい場合は、無料トライアルで使い勝手を確認してみてはいかがでしょうか。
関連して、無料で使える採用管理システムを比較したい方は、無料の採用管理システム比較記事も参考にしてみてください。
FAQ
Indeedの応募者管理で何ができる？
応募者一覧の確認、ステータス管理、メッセージ送信、面接日程の調整、応募書類の確認、メモの記録などが可能です。基本的な応募後対応はIndeed内で進められます。
Indeedで自動返信はできる？
応募受付や一部のメッセージ対応を自動化できる場合があります。ただし、運用や設定内容によって使い方が異なるため、一次対応は自動化しつつ、個別連絡や最終判断は人が行う前提で進めると安心です。
Indeedで不採用通知は自動化できる？
不採用通知を自動送信する設定を活用できる場合があります。とはいえ、宛名や送り先の確認、文章への配慮は欠かせません。結果連絡を後回しにしない運用が大切です。
「採用見送り」とは何？
今回は選考を進めない判断を指すことが多い表現です。社内運用では「保留」「不採用」「採用見込みあり」との違いを決めておくと、ステータス管理がぶれにくくなります。
Indeedだけで応募者管理は足りる？
応募数が少なく、担当者が限られている場合は足りるケースもあります。一方で、複数職種・多拠点採用や、複数担当者での共有が必要な場合は、Indeed単体だと煩雑になりやすいでしょう。
ATSを検討したほうがいいのはどんな会社？
応募数が増えている会社、対応漏れが起きやすい会社、Excelやメールと媒体管理を行き来している会社、複数担当者で選考を進めている会社は、ATSを検討するメリットが大きくなりやすいです。
まとめ
今回は、Indeed応募者管理機能の特徴と使い方に加えて、自動返信・採用見送り・不採用通知・応募後の運用フローについてご紹介しました。
Indeedの応募者管理画面ではさまざまな機能を利用でき、上手に活用することで作業効率の向上が期待できます。
一方で、応募が増えてくるほど、対応漏れの防止や担当者間共有、複数求人の進捗管理といった課題も出やすくなります。
Indeedでもここまではできる、ただし運用が煩雑になってきたらATSも検討する。この視点で見直すと、自社に合った採用体制を判断しやすくなるはずです。
まずはIndeed内で使える機能を整理しつつ、必要に応じて採用管理の一元化も検討してみてはいかがでしょうか。
この記事が少しでも参考になっていたら、幸いです。
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