「ジョブディスクリプション」という言葉を聞いたことはありますか？
日本では聞く機会の少ない言葉ですが、アメリカでは業務をする上で欠かせない重要な職務記述書です。
「ジョブディスクリプション」は近年グローバル化の進む日本企業の間でも、徐々に注目され始めています。
そこで、今回は
- 「ジョブディスクリプション」とは何か
- 「ジョブディスクリプション」のメリットやデメリット
- 「ジョブディスクリプション」を導入する際のポイント
について解説します。
目次
ジョブディスクリプションとは
日本語では「職務記述書」と訳され、1つの職務に対して、以下のポイントをおさえて作成された書類のことを指します。
- ポジション名
- 職務の概要・目的
- 職務内容・責任範囲
- 求められるスキル・資格
…など
では、これらの情報を明らかにすることにどういった目的があるのでしょうか。
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ジョブディスクリプションを使用する目的
ジョブディスクリプションでは、職務内容を明確に定義づけます。そうすることにより、
- 業務における曖昧さの回避
- 業務を依頼する側と受ける側との間で認識のズレが少なくなる
- 生産性と効率性の向上
などの効果が期待されるためです。
近年では外国人を採用する日本企業も増えてきています。
そのため、これまではアメリカのみで活用されていたジョブディスクリプションも、徐々に日本企業でも重要視されている傾向です。
一見するとメリットが多いように感じられるジョブディスクリプションですが、現在の日本企業においてはデメリットとなってしまう側面もあります。
ジョブディスクリプションのメリット・デメリットについて
メリット
最適な人材の採用が行える
ジョブディスクリプションは社内で仕事を依頼する時だけでなく、求人を出す際にも活用されます。
明確に定義づけされた職務内容に同意した上での応募が予想されるため、マッチング率の高い人材と出会える可能性が高くなります。
正当な人事評価が行える
人事評価の際には、ジョブディスクリプションに記載されている内容ができているかどうかで判定を行います。
これにより、効率的に人事評価ができるようになるだけでなく、明確な基準ができるため評価に対する不満を低減できます。
人事異動がスムーズに行える
ジョブディスクリプションの内容が明確であれば、業務内容を引き継ぐ際の手間や時間を削減できます。
人事異動してきたメンバーも自身の役割や仕事内容を理解してスムーズに業務に入れる点もメリットでしょう。
マネジメントが行いやすくなる
ジョブディスクリプションは、メンバーのステータス表のような役割も果たします。
そのため、記載内容を確認しながら適切な育成計画やフォローを行いやすくなります。
デメリット
記載されている業務以外への関心がなくなる
ジョブディスクリプションでは、企業が求める職務内容が明確に定義されているだけに、記載されている業務さえできていれば、他は何もしなくても良いという認識になりがちです。
そのため、ジョブディスクリプションの記載内容に抜け漏れがないか、実態との差がでていないか、定期的に見直すことが必要です。
ゼネラリストの育成には向いていない
前述した通りジョブディスクリプションでは、企業が求める職務内容が明確に定義されています。そのため、スペシャリストの募集や育成には最適ですが、幅広い業務を担うゼネラリストの募集や育成には不向きです。
日本では総合職としてゼネラリストを一括採用する傾向にあります。
人材要件によって即戦力となるスペシャリストを求めるのか、ゼネラリストを求めるのか使い分けるように注意しましょう。
ジョブディスクリプション作成の流れ
会社の方針を確認・情報の収集
ジョブディスクリプションで記載する職務内容を決めるにあたり、会社の方針の確認や、人事部、経営幹部などの意見を収集しましょう。
現場の意見をヒアリング・情報の収集
次に、現場社員の意見をヒアリングします。会社方針や、人事部、経営幹部の意見だけを優先するのではなく、現場社員の意見も取り入れることにより、会社として求める行動と、現場での行動とのギャップを最小限に留められます。
草案を作成し関係者に確認
ジョブディスクリプションを作成するにあたり重要なことは、見る人によって受け取り方にズレがでないことです。
草案が完成したらできるだけ多くの関係者に確認し意見をもらいましょう。
修正
関係者に確認してもらう際に出た意見をもとに、修正を行います。
特定のメンバーの意見だけを参考にするのではなく「他の人からはこんな意見が出ています」といったように、別のメンバーにも、意見を求めながら修正するのが良いでしょう。
また、修正は一度だけで完結させるのではなく、定期的に見直して現場や経営方針とすり合わせながら修正しましょう。
ジョブディスクリプションを作成する際の3つのポイント
実際の職務内容とジョブディスクリプションに記載されている内容にズレがあると、公平性が失われメンバーの早期離職につながる可能性があります。そのため、実際の職務内容と記述内容に違いがないか、細かくチェックしましょう。
職務内容とジョブディスクリプションに相違がないか
実際の職務内容とジョブディスクリプションに記載されている内容にズレがあると、公平性が失われメンバーの早期離職につながる可能性があります。
そのため、実際の職務内容と記述内容に違いがないか、細かくチェックしましょう。
役職や職位に関わらずあらゆる意見を参考にして取り入れる
ジョブディスクリプションを作成する際は、役職や職位に関わらずあらゆるメンバーからの意見を取り入れるようにしましょう。
前述した通り、業務の実態を浮き彫りにすると会社として求める行動と現場での行動とのギャップを少なくできるほか、結果的に業務の効率化にもつなげられます。
定期的な記載内容の見直し
ジョブディスクリプションは一度完成させたら終わりというわけではなく、定期的な見直しが必要となります。
どれだけ抜け漏れなく記述したつもりであっても、実際に運用を始めると小さな相違が見えてくる場合があります。
そういった相違を放置すると、積もり積もって大きなほころびとなり、メンバーの早期離職につながる可能性があります。
そのため、定期的に経営メンバーや現場メンバーとコミュニケーションをはかりながら、内容の見直しやアップデートをしましょう。
ジョブディスクリプションの記載内容
ジョブディスクリプションに記載すべき内容としては、以下の4つの項目をおさえると良いでしょう。
ポジション名
その職務を行う職位（ポスト）の名称を決めます。ジョブディスクリプションは公募の際にも使用するものです。
社内独自の名称ではなく、世間一般的に認識されている名称で設定しましょう。
また、そのポジションでの社内の立ち位置も詳細に書きましょう。
職務の概要・目的
その職務の概要と目的を明記しましょう。
特に職務内容の目的を明確にしておくことで、実際に業務に入ってからの業務のブレが少なくなり、目的に即した新たな提案などが生まれやすくなります。
職務の内容・責任範囲
職務の内容と責任範囲は、できるだけ箇条書きで簡潔に列挙しましょう。
文章で長々と書いてしまうと、解釈の幅が大きくなり人によってはわかりにくい印象となってしまいます。
また、重要度の高いものから順番に記載し、具体的な業務時間や数値目標なども合わせて記載すると良いでしょう。
求められるスキル・資格
その職務において必須となるスキルや資格を明記しましょう。公募する際は、この項目が応募資格に相当します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ジョブディスクリプションは、即戦力であるスペシャリストの募集や業務の生産性と効率性の向上に役立ちます。
しかし、一方で「ジョブディスクリプション」に記載されている内容と実務との間でズレがあると、従業員のミスマッチや早期離職につながるリスクもあります。
そのため、導入を検討される際は定期的に社内メンバーとコミュニケーションを取り、定期的に記載内容をアップデートする仕組みが必須となるでしょう。
その際に、今回紹介した内容が少しでも皆さまのお役に立てれば幸いです。
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ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
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