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『Whereby』とは？
WherebyというWeb会議ツールをご存じでしょうか。
はじめて聞くツールだという方も多いかと思います。Wherebyはもともと『appear.in』という名称で提供され、広く知られてましたが、2019年の8月にサービス名称が変更されて『Whereby』という新しい名称に生まれ変わりました。
Wherebyは海外発のサービスでありながら、『appear.in』の時代から日本国内でWeb会議ツールとしての人気は高く、IT系企業を中心に導入されている事例が数多くあります。
本記事では、業務でWeb会議ツールとしての活用以外に、採用面接ツールとしてWherebyを使う方法についてご紹介します。
WherebyはWeb面接に適したツール
Wherebyは、PCに専用ソフトウエアをインストールする必要がなく、Webブラウザのみで完結できるという大きな特徴があります。（但しスマホで利用する場合はアプリのインストールが必要です。iOS版｜Android版）
最初にWeb会議室のURLさえ発行すれば、何度もそのURLにアクセスするだけで、Web会議が可能です。アカウント登録は主催者のみで、他の参加者は事前にアカウント登録する必要はありません。
開設できる会議室の数や同時接続人数の制限はありますが、無料プランでずっと使い続けることもできます。
運用する側だけでなく参加する側にとっても、導入に対する負担が少ないので、気軽に実施する場合においては、オンラインでのWeb面接に向いているツールといえるでしょう。
同様にアカウント登録が不要でWebブラウザ上で完結する類似サービスとして『Bizmee』もあります。
Bizmeeのご紹介はこちら
『BIZMEE』はWeb面接で使える？使い方と特徴まとめ
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Wherebyを使用したWeb面接の事前セッティング
それでは、具体的にWherebyの事前セッティングについてご紹介していきます。
アカウントの登録
Wherebyを利用するために、アカウントを登録作成しましょう。
サイトに日本語版が用意されていないため、進めていく上でわかりづらい部分もあるかと思いますが、ご心配はいりません。
以下の手順通り操作をおこなっていただければ、問題はなくセッティングが完了します。
まずwhereby.comにアクセスします。
Wherebyサイトのトップページにある「Get started」をクリックしてください。
2枚のイラストが表示されているページに移ります。
「For a team」と「For myself」の2つ選択肢が存在しますが、「For a team」は「法人」もしくは「組織」として有料利用を含めて使用する場合で、まず無料で試してみる場合は右側の「For myself」を選択してください。（本記事では「For myself」の手順でご説明します）
続いての画面で、Wherebyに登録するアカウント名とメールアドレスを入力します。
もしGoogleのアカウントをお持ちであれば、認証が必要ですが、そちらを使用して登録することも可能です。（本記事では通常の登録手順でご説明します）
上下2つの入力欄がありますので、上の欄に「任意の名前」を英数字入力し、下の欄に「メールアドレス」を入力します。
そして「Sign up」をクリックして先に進みましょう。
「Sign up」をクリックした段階で、先に入力したメールアドレス宛に上記のようにログインに必要な「認証コード」を記したメールが届きますので、記載されているログインコードを控えてください。（認証コードの有効期限は15分です）
そして、ログインコードを入力して「Verify」をクリックすると、プラン選択の画面に移ります。
無料で利用される場合は、一番右にある「Free」プランを選択しましょう。
「Free」プランでは、開設できるルームが1つのみに制限されています。有料プランに切り替えることでこのルームの数を増やせます。
アカウントの登録に関しては以上で完了です。
Web会議室の開設
続いてルーム（Web会議室）の開設に移ります。
ルームとは、その名の通り「部屋」を意味し、求職者の方と面接するための部屋をWeb上に作るとイメージをしていただければわかりやすいです。（以下「Web会議室」としてご説明します）
アカウント登録からのそのままの流れで、次のような画面にたどり着いているかと思います。
入力欄に任意の部屋名を英数字にて入力し「Create My Room」をクリックしてください。既に登録されている名前だと登録不可なので、重複しないような部屋名を考えましょう。
「whereby.com/【入力した部屋名】」がWeb会議室のURLとして割り当てられ、そのURLにアクセスすることで会議室に入室することが可能です。
例）【入力した部屋名】が「test_saiyou_2020」であればURLは”https://whereby.com/test_saiyou_2020”
※URLを知っている人は誰でもアクセスできるので、必要以上にURLを教えないようにしましょう。
以上で、Web会議室の開設が完了しました。
Web会議室に入室する
それでは、完成したWeb会議室に入ってみましょう。
上記のアカウント画面「Go to room」からWeb会議室へ入室する方法と、もしくはWeb会議室のURLから直接入る方法があります。
初めてWeb会議室に入る場合、ブラウザでPCのカメラとマイクを使用することを許可する必要があります。（初回のみ）
「Request permissions」をクリックすると、ブラウザがChromeの場合であれば、左上にダイアログが表示されますので「許可」を選択します。
ブラウザによってこの挙動は異なります。画面下にダイアログが表示される場合もありますが、いずれにしても「許可」を選択するようにしてください。
カメラとマイクの使用が許可されますと、画面上にカメラからの映像が映し出され、入室前にどのように映るか確認ができます。
この確認ページは次回以降、スキップできます。
スキップされたい方は「Skip this review next time…」項目にチェックを入れてから、「Join meeting」で入室しましょう。こちらは任意です。
入室するとこのようなWeb会議室のメインとなる画面に切り替わります。
左側に自身のカメラからの映像が映し出され、右側に相手の映像が映し出されます。
画面下に並んだアイコンにより各種機能の操作が可能ですので、それぞれの機能についても簡単にご説明します。
カメラ/マイクのオンオフ機能
カメラ・マイクそれぞれのアイコンを選択することで、オンオフの切り替えができます。
カメラをオフにしてマイクのみで通話するといったケースや、大人数が参加している場面で雑音が入らないように発言者以外のマイクをオフにするといったケースでよく使われる機能です。
画面共有機能
資料を見せながら通話をおこなう際によく使用される機能です。自身のPC画面を相手に共有して見せることができます。
録画機能
相手とのやり取りを録画する機能です。録画機能は有料オプションなので、無料プランではこの機能を使えません。
チャット機能
相手と文字チャットを行うこともできます。ネットワークの接続環境の影響などで音声が途切れてしまい、相手とのコミュニケーションがとれなくなった際に役立つ機能です。
参加者の一覧・確認
入室している参加者を確認できる機能です。無料プランの場合は同時に入室できる人数が4人に制限されてますので、最大4人までしか表示されません。
部屋から退出
Web面接を終了する際には、こちらのアイコンから退出することで終わらせることができます。ブラウザのタブを閉じても同じように終了ができます。
部屋のロック機能
画面左上の鍵アイコンを選択することで、部屋にロックをかけることができます。ロックをかけると新たなユーザーが入室できなくなります。Web面接をおこなう場合には、求職者の方が入室するとロックをかけておくとよいでしょう。
Wherebyでの面接実施の流れ
Wherebyでは、面接を受ける求職者側に必要なものは、
・カメラ搭載のPCとマイク
・Webブラウザ
・インターネットの接続環境
だけとなり、あらかじめ専用ソフトウエアをインストールするなどのセッティングをおこなうように案内する必要はありません。
（但しスマホで利用する場合はアプリのインストールが必要です。iOS版｜Android版）
しかしながらスムーズに面接を実施するために、企業側でやっておいた方がよいことをご紹介します。
余裕を持ってWeb面接用のURLを案内する
Wherebyでは、Web会議室のURLを相手側に伝え、お互いがそのURLにアクセスするだけで面接を開始できます。
Web面接用のURLはできる限り早い段階で応募者に案内することをオススメします。
余裕を持って案内しておけば、面接を受ける側も安心して準備をおこなえます。案内の手段としては、メールがよいでしょう。
Wherebyの概要・使い方を事前にお伝えする
面接において、はじめてWherebyを使う求職者の方も多いはずです。
可能であれば、事前にメールでWherebyの概要や簡単な使い方までを説明しておく方が好ましいでしょう。
お互いがツールへの理解がある状態で面接を開始すれば、トラブルがなくスムーズに進めることができるはずです。
面接時刻より前に入室しておく
当たり前のことですが、面接担当者は必ず面接時刻より前に入室しておきましょう。
面接を受ける求職者の方は時間通りに入室します。もし入室した際に担当者の方がいなかったら・・・不安ですよね。
まとめ
以上、『Whereby』でWeb面接を行う方法をご紹介しました。
「アカウント登録→会議室の開設→URLの案内」たったこれだけでオンラインの面接が実施できるのは、Wherebyの大きな魅力です。おおよそ5分もあれば、事前のセッティングが完了するので、まずは試してみるのもよいでしょう。
面接で使えるWeb会議のツールは他にも多く存在しますので、本記事でご紹介したWherebyを選択肢のひとつとして、あなたの企業に適したツールを導入検討してみてはいかがでしょうか。
Web面接ツールの比較記事はこちら
すぐに始められる！無料のWeb面接（オンライン面接）ツール5選｜実施までの準備も紹介
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