リファレンスチェックとは？質問すべき内容や成功ポイント・注意点を解説

転職が当たり前の時代となり、働き方や仕事に対する考え方が多様化したことで、採用の難易度はますます高まっています。そこで、自社に合った優秀な人材を獲得し、定着させるために注目を集めているのが「リファレンスチェック」です。

しかし、「リファレンスチェック」とはどのようなものなのか、詳しく知らない人も多いのではないでしょうか。

本記事では、リファレンスチェックについて、目的や注意すべき重要なポイントを交えて詳しく説明します。ぜひ、自社での採用活動にお役立てください。

リファレンスチェックとは？

「リファレンス」とは、日本語で「参照」「照会」を意味します。
「リファレンスチェック」は、主に中途採用時に応募者の実積、スキル、人物像などの情報を第三者に確認することで、欧米や外資系企業では一般的に行われてきた手法です。

企業は、応募書類や面接での情報をもとに選考を行いますが、実際に一緒に働いてみないと分からないことはたくさんあります。
そのため、前職の上司や同僚、部下に応募者の情報を確認し、「応募書類や面接の内容に相違がないか」「自社で活躍できる人材であるか」「自社にマッチした人材であるか」などを事前にチェックするのです。

実施するタイミングは企業により異なりますが、内定を出す前後に最終確認として行われることが多い傾向にあります。

応募者から同意を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、電話やメールなどで依頼者にヒアリングするのが主な流れです。

リファレンスチェックのパターン・タイプ

リファレンスチェックにあたって気になるのが、「どのようにしてリファレンス先を探すか」です。
これは、「求職者がリファレンス先を紹介するケース」と「企業がリファレンス先を探すケース」の大きく2つに分けられます。

ここでは、2つのパターンについて、特徴やメリット・デメリットを解説します。

求職者がリファレンス先を紹介するケース

企業側から求職者に対して、リファレンス先を紹介するように求めるパターンです。

リファレンス先は、主に前勤務先の上司や同僚、部下となり、応募者の仕事ぶりや人柄、周囲からの評価を把握している人物に依頼します。
信憑性のある情報を得るために、2人以上にヒアリングすることが一般的です。

このパターンでは、リファレンスチェックの実施と目的について事前に候補者に伝え、リファレンス先にも候補者から事前に連絡してもらう必要があります。

【メリット】

【デメリット】

企業がリファレンス先を探すケース

企業が自分たちでリファレンス先を探す方法です。
はじめに、応募者にリファレンスチェックを実施する目的を説明のうえ、同意を得てから、リファレンス先を探します。

紹介してもらう場合と同様に、多くは「候補者の前勤務先」がリファレンス先となりますが、リファレンスチェックの代行業者に依頼して進める方法が代表的です。
企業の負担は軽くなりますが、リファレンスチェックに応募者は介入しないため、前勤務先から協力を得られないケースもあります。

【メリット】

【デメリット】

リファレンスチェックの目的とメリット

リファレンスチェックには、どのような目的があるのでしょうか。
実施の有効性を整理するために、主な目的を4つ紹介します。

職歴・経歴に偽りがないか検証する

リファレンスチェックには、応募者の職歴や経歴に偽りがないか検証する目的があります。
応募者本人が書類に記載し、面接で自己アピールするだけでは、転職を成功させるために虚偽の経歴を書いたり、実績やスキルを誇張できたりするためです。

採用を決定する前に、一緒に働いていた第三者に確認をすることで、応募者の職歴や経歴に詐称や虚偽がないかを確認できます。それによって、正しい情報をもとに採用可否についての判断ができます。

採用のミスマッチを防止する

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぐことも目的としています。

採用後の早期離職を防ぐためには、

• 自社に利益をもたらす人材か
• 求めるスキルや経験があるか
• 自社の風土に合っているか

など第三者からの情報で多角的に判断する必要があります。

企業は限られた面接の場と書面の情報だけで、応募者を判断しなければなりません。

自社に適した人材であるかの判断をするためにも、実際に一緒に働いていた第三者に応募者の働きぶりや人物像について確認することが、採用のミスマッチを防ぎ、離職率の改善につながります。

書類や面接では分からない情報を得る

応募書類に書かれていない情報や、面接では分からない応募者の素顔を知るという目的があります。

採用可否の判断をするためには、実績やスキルだけではなく、職場での人間関係の築き方や仕事に対する姿勢、価値観も重要な要素です。
それらを確認するためには、実際に一緒に働いていた第三者からの情報が有益です。また、応募者本人が気づいていない長所や功績を知り、面接では伝えたくない失敗や短所について知れる可能性もあります。

リファレンスチェックで得た情報は、採用可否の判断材料になりますが、採用後の配属やマネジメントにも活かせるでしょう。

選考フローが効率化できる

選考のフローを効率良く進めることも、目的のひとつです。
応募者の採用可否について何度も選考を重ねて検討しても、迷うことは当然あります。

実際に一緒に働いていた第三者から情報を得ることで、応募者の将来性や人物像、企業との相性などを見極められれば、面接回数の削減や選考フローの効率化につながります。

信頼関係を築く

面接では、自分を良く見せるために、候補者が虚偽の内容を話すことがあります。

そのため、リファレンスチェックを通して、本人の発言や経歴が真実であることを明らかにして、信頼関係を構築する目的もあります。

リファレンスチェックで質問するべき内容

リファレンスチェックは、先方の貴重な時間を割いて対応してもらうことになるので、なるべく長くならないよう効率的に進める必要があります。
そのため、想定する質問内容を考えておくことがポイントです。

ここでは、リファレンスチェックでよくある質問について紹介します。

【経歴に関する内容】
・勤務期間や所属部署に間違いはありませんか？
・担当していた業務内容は、こちらで合っていますか？
・本人が担っていたポジションは間違いありませんか？
など

【人柄や姿勢に関する内容】
・仕事に対してどのような態度で取り組んでいましたか？
・周囲の方々との人間関係は良好でしたか？
・コミュニケーション面でのトラブルはありませんでしたか？
・無断欠勤などはありませんでしたか？
など

【能力に関する内容】
・本人の成果や実績として挙げられるものを教えてください
・本人が企業やチームに良い影響を与えた事例はありますか
・リーダーを務めていたそうですが、リーダーシップはどうでしたか？
・トラブル発生時や緊急時には、落ち着いて対応していましたか？
・周囲からはどのように評価されていましたか？
など

リファレンスチェックの基本的な流れ【パターン別】

リファレンスチェックの実施には、基本的な流れがあります。

採用活動はただでさえ業務が煩雑化しやすいため、採用までをスムーズに進めるためにも、事前に流れを把握しておきましょう。

「求職者がリファレンス先を紹介するケース」と「企業がリファレンス先を探すケース」の2つに分けて、流れについて紹介します。

求職者がリファレンス先を紹介するケース

求職者がリファレンス先を紹介する場合の流れは、下記のとおりです。

リファレンスチェックの方法として、最近はZoomやGoogleMeetを使ったビデオ通話も多くなっています。リファレンス先の希望も聞きながら、お互いにとって負担がなく、かつ質問をしやすい方法を選ぶと良いでしょう。

また相手からすると、当日にいきなり質問されると、回答内容がすぐに思いつかない場合もあります。
必要に応じて、質問内容を事前に送付しておくことがおすすめです。

企業がリファレンス先を探すケース

次に、企業がリファレンスチェック先を探すケースでは、下記のような流れで進めます。

基本的な流れは、候補者からリファレンス先を紹介してもらうケースと同じです。

大きく違う点は、外部に委託しない場合、企業からリファレンス先に直接連絡をして、了承をもらう必要があることです。
多くのリファレンス先は「何のことだろう？」と最初は戸惑うはずので、概要や目的を丁寧に説明してください。

リファレンスチェックの際に注意すべきポイント

次に、リファレンスチェックをする上で注意すべきポイントについて解説します。

応募者本人の同意を得る

リファレンスチェックを行う際は、必ず応募者本人の同意を得る必要があります。
リファレンスチェックは個人情報の開示を伴うため、応募者本人の同意のもとで実施しなければ、個人情報保護法に抵触して違法になります。
(参考：個人情報の保護に関する法律｜e-gov法令検索）

リファレンスチェックの実施について応募者から同意を得るためにも、リファレンスチェックの目的についてきちんと説明をし、理解を得ることが重要です。

また、応募者本人に目的を伝えて承諾を得ることで、リファレンスチェックを採用可否の判断に反映させやすくなります。

効果的な質問内容を用意する

リファレンスチェックをする際には、あらかじめ質問を準備しておく必要があります。
応募書類や面接での内容が事実と相違ないか確認することと合わせて、応募者の人物像や入社後の働く姿がイメージできるような質問を用意しておきましょう。

勤務状況

応募書類に記載されている在籍期間や業務内容などの情報が正しいかどうかの確認をします。加えて、遅刻や欠勤、勤務態度についての確認も大切です。

また、退職の仕方や引き継ぎに関しての情報を得ることで、仕事に対する責任感があるか、周りへ配慮ができるか、など応募者の人柄が見えるでしょう。

人物像、人間関係

上司、同僚、部下とはどのようなコミュニケーションを取っていたか、どのような人間関係を築いていたか、性格や長所・短所などを確認します。数回の面接では分かり得ない人柄や周りとの関わり方、エピソードなどが確認できると良いでしょう。

能力、スキル

応募書類にある実績・スキルについて事実確認をすると同時に、マネジメント能力やリーダーシップ、顧客からの信頼など形に残りにくい功績についても確認します。また、面接では候補者がプラス面しか伝えないケースも多いため、大きなミスやトラブルを起こしていないか、処分を受けていないか、などについても確認が必要です。

個人情報保護法に注意する

リファレンスチェックで集める情報は、個人情報保護法で定められた「個人情報」にあたります（個人情報保護法第2条第1項）。

前述したように、個人情報の取り扱いにあたっては、その目的を特定したうえで、本人の同意を得なければなりません。本人の同意を得る前に、前勤務先にリファレンスチェックの連絡をしてはいけないのです。

また、下記に該当する「要配慮個人情報」については、候補者本人に不利益が生じないよう、特に注意する必要があります。

これらの「要配慮個人情報」を取得する際には、本人から別途同意を得る必要があります。

最近は、個人情報保護が一層強化されているため、リファレンスチェックの実施にあたっては、個人情報の慎重な取り扱いが求められます。

（出典：個人情報の保護に関する法律｜e-gov法令検索）

ケースによってはビジネスレベルの英語力が必要

リファレンスチェックは外資系企業でよく行われるため、自社の採用活動において、リファレンスチェックを外国人が担当するケースもあるでしょう。

外国人が担当する場合、候補者にリファレンス先として紹介してもらう相手も、できるだけ英語力が高い人が望ましいと言えます。
最低でも、ビジネスレベルの英語力があれば、リファレンスチェックをスムーズに進められるはずです。

もしリファレンス先に英語を話せる人がいない場合は、自社の担当者も日本語で対応できる人に変更すると良いでしょう。

採用可否の判断は慎重に行う

リファレンスチェックを行った結果で採用可否を判断する場合は、慎重に行いましょう。

特に内定後にリファレンスチェックを実施して、虚偽が分かった場合など、すでに労働契約が成立していて内定取り消しができない可能性があります。

リファレンスチェックを行う場合は、内定を出す前に、目的を伝え同意を得たうえで実施することが望ましいでしょう。

まとめ

リファレンスチェックは、応募者に目的を理解してもらったうえで同意を得る必要があり、個人情報に抵触しないよう注意しながら進める必要があります。
そのため、企業の人事担当者にとって負担になることもあるでしょう。

しかし、優秀な人材を獲得し長く活躍してもらうために、採用決定前の段階で第三者から客観的情報を得られるのは大変心強いものです。
そして、リファレンスチェックを上手く活用できれば、採用可否の判断だけでなく、入社後のマネジメントや育成にも活かせるでしょう。

今ではリファレンスチェックをオンラインで完結できるサービスもあり、外部の調査会社に委託することも可能です。

ぜひこの記事を参考に、今後の採用・リファレンスチェックに役立てていただけたら幸いです。

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この記事を書いた人

コンノ

公務員として4年間、人事労務の実務経験あり。 これまで100名以上の事業者をインタビューしており、「企業や個人事業主が本当に悩んでいること」を解決できる記事を執筆します。

監修者

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
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