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リファレンスチェックとは?目的と注意すべきポイントを解説【採用担当向け】

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[公開日]2021.04.26
[更新日]2021.04.23
リファレンスチェック

転職が当たり前の時代となり、働き方や仕事に対する考え方が多様化したことで、採用の難易度はますます高まっています。そこで、自社に合った優秀な人材を獲得し、定着させるために注目を集めているのが「リファレンスチェック」です。

しかし、「リファレンスチェック」とはどのようなものなのか、詳しく知らない人も多いのではないでしょうか。

本記事では、リファレンスチェックについて、目的や注意すべき重要なポイントを交えて詳しく説明します。ぜひ参考にしてください。

リファレンスチェックとは?

「リファレンス」とは、日本語で「参照」「照会」を意味します。「リファレンスチェック」は、主に中途採用時に応募者の実積、スキル、人物像などの情報を第三者に確認することを指します。欧米や外資系企業では、一般的に行われてきた手法です。

企業は、応募書類や面接での情報をもとに選考を行いますが、実際に一緒に働いてみないと分からないことはたくさんあります。そのため、前職の上司や同僚、部下に応募者の情報を確認し、応募書類や面接の内容に相違がないか、自社で活躍できる人材であるか、自社にマッチした人材であるか、などを事前に確認することが重要です。

リファレンスチェックの依頼先は、主に前職の上司や同僚、部下となります。より信憑性のある情報を得るために2人以上にヒアリングすることが一般的です。実施するタイミングは企業により異なりますが、内定を出す前後に最終確認として行われることが多いでしょう。

また、応募者から同意を得た上で、企業もしくは委託された外部業者が、電話やメールなどで依頼者にヒアリングするというのが主な流れです。

リファレンスチェックの目的

では、リファレンスチェックには、どのような目的があるのでしょうか。
以下に目的を4つ紹介します。

職歴・経歴に偽りがないか検証する

リファレンスチェックには、応募者の職歴や経歴に偽りがないか検証する目的があります。応募者本人が書類に記載し、面接で自己アピールするだけでは、転職を成功させるために虚偽の経歴を書くことや、実績やスキルの誇張もできます。

採用を決定する前に、一緒に働いていた第三者に確認をすることで、応募者の職歴や経歴に詐称や虚偽がないかを確認できます。それによって、正しい情報をもとに採用可否についての判断ができます。

採用のミスマッチを防止する

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぐことを目的としています。採用後に早期離職が起きないよう、

  • 自社に利益をもたらす人材か
  • 求めるスキルや経験があるか
  • 自社の風土に合っているか

など第三者からの情報で多角的に判断する必要があります。

企業は限られた面接の場と書面の情報だけで応募者を判断しなければなりません。自社に適した人材であるかの判断をするためにも、実際に一緒に働いていた第三者に応募者の働きぶりや人物像について確認することが、採用のミスマッチを防ぎ、離職率の改善につながります。

書類や面接では分からない情報を得る

リファレンスチェックには、応募書類に書かれていない情報や、面接では分からない応募者の素顔を知るという目的があります。

採用可否の判断をするためには、実績やスキルだけではなく、職場での人間関係の築き方や仕事に対する姿勢、価値観も重要な要素です。それらを確認するためには、実際に一緒に働いていた第三者からの情報が有益です。また、応募者本人が気づいていない長所や功績を知り、面接では伝えたくない失敗や短所について知れる可能性もあります。

リファレンスチェックで得た情報は、採用可否の判断材料になりますが、採用後の配属やマネジメントにも活かせるでしょう。

選考フローが効率化できる

リファレンスチェックには、選考のフローを効率良く進める目的があります。応募者の採用可否について何度も選考を重ねて検討しても、迷うことは当然あります。

実際に一緒に働いていた第三者から情報を得ることで、応募者の将来性や人物像、企業との相性などを見極められれば、面接回数の削減や選考フローの効率化につながります。

リファレンスチェックの際に注意すべきポイント

悩む若い女性

次に、リファレンスチェックをする上で注意すべきポイントについて解説します。

応募者本人の同意を得る

リファレンスチェックを行う際は、必ず応募者本人の同意を得る必要があります。リファレンスチェックは個人情報の開示を伴うため、応募者本人の同意のもとで実施しなければ、個人情報保護法に抵触して違法になります。
(参考:個人情報の保護に関する法律)

リファレンスチェックの実施について応募者から同意を得るためにも、リファレンスチェックの目的についてきちんと説明をし、理解を得ることが重要です。

また、応募者本人に目的を伝えて承諾を得ることで、リファレンスチェックを採用可否の判断に反映させやすくなります。

効果的な質問内容を用意する

リファレンスチェックをする際には、あらかじめ質問を準備しておく必要があります。応募書類や面接での内容が事実と相違ないか確認することと合わせて、応募者の人物像や入社後の働く姿がイメージできるような質問を用意しておきましょう。

勤務状況

応募書類に記載されている在籍期間や業務内容などの情報が正しいかどうかの確認をします。加えて、遅刻や欠勤、勤務態度についての確認も大切です。また、退職の仕方や引き継ぎに関しての情報を得ることで、仕事に対する責任感があるか、周りへ配慮ができるか、など応募者の人柄が見えるでしょう。

人物像、人間関係

上司、同僚、部下とはどのようなコミュニケーションを取っていたか、どのような人間関係を築いていたか、性格や長所・短所などを確認します。数回の面接では分かり得ない人柄や周りとの関わり方、エピソードなどが確認できると良いでしょう。

能力、スキル

応募書類にある実績・スキルについて事実確認をすると同時に、マネジメント能力やリーダーシップ、顧客からの信頼など形に残りにくい功績についても確認できると良いでしょう。また、面接ではプラス面しか伝えないケースも多いため、大きなミスやトラブルを起こしていないか、処分を受けていないか、などについても確認が必要です。

採用可否の判断は慎重に行う

リファレンスチェックを行った結果で採用可否を判断する場合は、慎重に行いましょう。特に内定後にリファレンスチェックを実施して、虚偽が分かった場合など、すでに労働契約が成立していて内定取り消しができない可能性があります。リファレンスチェックを行う場合は、内定を出す前に、目的を伝え同意を得た上で実施することが望ましいでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。 リファレンスチェックは、応募者に目的を理解してもらった上で同意を得る必要があり、個人情報に抵触しないよう注意しながら進める必要があります。そのため、企業の人事担当者にとって負担になることもあるでしょう。

しかし、優秀な人材を獲得し長く活躍してもらうために、採用決定前の段階で第三者から客観的情報を得られるのは大変心強いものです。 そして、リファレンスチェックを上手く活用できれば、採用可否の判断だけでなく、入社後のマネジメントや育成にも活かせるでしょう。

今ではリファレンスチェックをオンラインで完結できるサービスもあり、外部の調査会社に委託することも可能です。 ぜひこの記事を参考に、今後の採用・リファレンスチェックに役立てていただけたら幸いです。

この記事を書いた人

採用アカデミー編集部

採用アカデミー編集部

採用に関するお悩みならお任せ!採用業界に精通しており、Indeedや求人ボックスなどの求人検索エンジンから、リスティング・ディスプレイ広告などまで幅広い知識を持った、採用Webマーケティングのコンサルタントなどが記事を執筆していますm(_ _)m

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