新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、企業の採用活動も非対面に切り替えるべく採用選考のオンライン化が急速に進んでいます。
オンライン採用を導入することで採用コストの削減や選考スピードの向上、遠方の候補者との接点が増えるなど企業にとって多くのメリットが挙げられる反面、慣れないオンライン採用に課題を持つ企業も多いのではないでしょうか。
今回は、企業側の視点に立ってオンライン採用のメリットや注意点、オンライン面接ツールをご紹介します。
目次
非対面のオンライン採用とは？
オンライン採用とは、求人情報の掲載から会社説明会、適性検査、面接など、採用活動におけるさまざまなステップを対面ではなくオンライン（非対面）で実施することをいいます。
これまでは対面での採用活動が主流でしたが、コロナ禍をきっかけに、Web会議ツールや動画配信サービスなどを活用してオンラインで採用活動を行う企業が増えています。 また、転職サイトを運営するビズリーチの調査（※）によると、オンラインで採用活動をしている企業の66％が「採用のオンライン化はメリットの方が大きい」と回答しています。
（※）https://www.bizreach.co.jp/pressroom/pressrelease/2020/0417.html
しかし、その一方で、以下の課題も挙げられています。
- 職場の雰囲気を伝えにくい
- 応募者の印象を正しく把握しにくい
- システムや通信の不具合でスムーズに面接できない
オンライン採用をスムーズにおこなうために、導入する前にメリットや注意点をしっかりと理解しておきましょう。
次項では、オンライン採用のメリットや注意点を解説します。
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オンライン採用導入のメリット
オンライン採用の導入には、４つのメリットが挙げられます。
遠方・地方の応募者にもアプローチできる
オンラインは時間や場所の制約が少なく採用対象を広げることができるため、母集団形成にも効果的です。会社説明会を動画で実施し、適性検査や面接をWebでおこなうことで、遠方に住んでいる求職者や仕事の都合で時間を取ることが難しい求職者など、より多くの人材に出会うことができます。
応募者数を増やすことはもちろん、多様性に富んだ優秀な人材を集めることができるため、欲しい人材を獲得するチャンスを増やせます。
会社説明会や面接などの手間やコストを削減できる
オンラインで会社説明会や面接を実施することで、会場手配・準備の手間を省き、交通費・宿泊費などのコストも削減できます。
また、これまで面接を実施できなかった時間帯にも応募者の都合に合わせて面接を設定できるほか、応募者も面接に出向く必要がないため交通費や移動時間を削減でき、気軽に面接を受けられるなどのメリットを得られます。
採用業務を効率化できる
人事・採用担当者の業務は広範囲におよびます。母集団形成のための会社説明会・就職フェアからはじまり、応募対応、面接設定、内定、内定者フォロー、入社準備など相当な業務量により多くの時間を費やしています。しかし、これらの採用業務をオンラインでおこなうことで業務の無駄を省き、担当者の負担を軽減することができます。
選考スピードが向上する
応募への返信が24時間を過ぎると面接設定率が約30%落ち、1次面接から2次面接までの時間が7日を上回ると選考辞退率が約25%上がるというデータもあるほど、選考スピードは重要です。
より多くの人材を確保するためには選考スピードを上げ、応募者の入社意欲を高める必要があります。
Web会議ツールや動画配信サービスを活用すれば、応募が来た当日に面接することも可能です。リードタイムを短縮することで面接到達率も改善できるでしょう。
オンライン採用の注意点
オンライン採用を導入する前に、知っておくべき注意点と対策を解説します。
オンラインに適した選考プロセスを設計する
オフライン面接の場合、応募者に会社へ来てもらい、実際に会って話をすることで社内の雰囲気や働くイメージを描いてもらいやすいなどのメリットがあります。
一方、オンライン面接は社内の雰囲気や働くイメージを掴んでもらいにくいといったデメリットがあります。 そこで、会社や社員を紹介する動画を作成してHP上で公開したり、選考プロセスに複数の社員とのカジュアル面談や面接を組み込むなど、オンライン採用に適した選考プロセスを設計する必要があります。
まずは、「応募者に伝えたい自社の魅力」を洗い出すことから始めると良いでしょう。
オンライン面接の準備・事前確認をする
面接では、応募者の表情やしぐさなど非言語コミュニケーションも重要です。 カメラを使わず音声のみでオンライン面接をおこなう場合、応募者の表情やしぐさを読み取れず、意思疎通が難しいと感じることがあります。
満足なコミュニケーションを図るためには、カメラが付いているパソコンやスマートフォン使い、画面に顔全体が映るようにカメラの位置を設定しましょう。 また、応募者にも、同じ条件でオンライン面接が可能であるかどうかを事前に確認しておきましょう。
＜ポイント①＞面接開始後に長めのアイスブレイクを設ける
オンライン面接の経験が少なく、オフライン面接以上に緊張している応募者は多くいます。オンラインは通信がつながればすぐ面接に臨める利便性はあるものの、待機時間があるオフライン面接に比べて心の準備が難しいものです。 まずは応募者の緊張をほぐすために、すぐに面接を開始せず通常より長めのアイスブレイクの時間を設けると良いでしょう。
たとえば、1時間の面接のうち5分〜15分ほどアイスブレイクに使うなど、応募者が本来の姿で面接に臨める雰囲気をつくることが大切です。
＜ポイント②＞面接中のトラブル発生時の対応を決め、面接官をトレーニングする
オンライン面接では、インターネット環境だけでなく実施する場所も重要です。マイクは周りの騒音を拾いやすいため、面接に集中できる静かな場所を選びましょう。
また、パソコンやインターネット環境に不具合が起こった場合に対応できるように通信機器や使用するシステムの操作方法を事前に習得しておきましょう。特に初めてオンライン面接をおこなう面接官は事前にシステムをテスト利用してトレーニングをおこないましょう。そして「カメラをみる方向」や「応募者の話を聞く時のしぐさ」にも気をつけましょう。
このようにオンライン面接のトレーニングを通して、「オンラインの距離感」を掴むことは大切です。ほかにも、面接中に起きるトラブルを想定してシミュレートしておくと良いでしょう。
オンライン面接ツールの種類はさまざま
オンライン面接の種類は一つではありません。
利用者が急増しているzoomやSkypeなどのビデオ通話のほかに、質問に回答する姿を応募者自身で録画し、その動画を企業に送るビデオ録画面接ツールや、採用管理システムとオンライン面接機能が一つになった便利なサービスも誕生しています。自社の採用活動に適したツールを選びましょう。
それぞれのツールのメリットや機能を紹介します。
zoom（ビデオ・Web会議ツール）
画像出典：Zoomミーティング
zoomは、パソコン、スマートフォン、タブレットなどを使ってオンライン会議できるクラウド型のビデオ・Web会議ツールです。Windows、MacOS、Android、iOSなどのあらゆるOSに対応し、マイクやカメラが搭載されていない端末でも外部機器を接続すれば電話会議やビデオ会議が可能です。オプションにより、１つの会議に最大1,000名まで参加できます。
Zoomを利用したWeb面接については以下の記事で解説しています。
⇒【保存版】面接の方法と基本の流れ 面接官の役割や成功させる方法、質問例もご紹介
ハルタカ（録画面接・ライブ面接ツール）
画像出典：Video Interview｜動画面接（ビデオ面接）なら、Video Interview（ビデオインタビュー）
応募者がパソコン、スマートフォン、タブレットなどのカメラで撮影した動画を企業が指定する投稿フォームにアップする録画面接（動画選考）ツールです。zoomなどのライブ式面接とは異なり、企業が設定した質問の回答や自己アピールの録画動画をいつでも撮影でき、時間を問わず投稿できます。 ハルタカは、録画面接とライブ面接どちらにも対応し、既存の採用管理システムとも連携できます。
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まとめ
オンライン採用は、場所や時間にとらわれず多様な人材に出会うことができ、採用のチャンスを増やせる点が最大のメリットと言えるでしょう。 「面接は対面で実施する」といった常識も、働き方改革の推進やコロナ禍をきっかけに変化し、エントリーから最終面接までオンラインでおこなうなど、企業のオンライン採用のニーズはますます高まっています。そのため、企業は自社の魅力を洗い出し、工夫とアイデアを重ねてオンラインの選考プロセスを再構築する必要があるでしょう。
オンライン採用を導入する際に今回の記事が参考になれば幸いです。
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