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採用管理システムを導入するメリット|採用業務の効率化のために

[公開日]2019.02.22
[更新日]2019.05.22

採用管理システムとは

採用管理システムとは、「ATS(Applicant Tracking System)」と呼ばれ、応募から入社までに関わる「求人情報」「応募者情報」「面接の選考管理」「応募者に対する採用担当者の評価」「内定者の管理」業務を一元管理できるシステムのことです。

採用業務でよくある課題

採用業務に取り組む上で課題点は数多くありますが、主な問題点として「採用コスト」「応募者への対応スピード」「応募者情報の管理・共有」が挙げられます。

採用コスト

主に求人広告掲載料、人材紹介料、説明会開催にかかる費用、会社案内などのパンフレット印刷代など、費用が発生します。

また、採用業務で見えにくい課題の一つに人的リソースのコストがあります。

採用担当者は、下記の対応に追われる時間が多く発生します。

  • 応募者の書類確認の時間
  • 面接や面談の時間
  • スケジューリング
  • 求人情報の作成時間
  • 内定者への研修
  • 求人媒体との打ち合わせ時間
  • 担当者間で情報共有する時間

大手企業であれば、複数人で業務を割り振り対応できますが、中小企業の場合は一人ですべての業務に対応することもあり、想像以上に採用コストは発生しています。

応募者への対応スピード

売り手市場により、応募者への対応スピードは重要さを増しています。

そのため、応募があった際にはすぐに連絡を返せるように取り組んでいる企業も多いです。

応募者情報の管理・共有

応募者情報の管理や共有を逐一行わないと、応募者の選考がどこまで進んでいるのか、すぐにわからなくなります。

また、「不採用」「一次面接通過」などのステータスを都度入れていくのは、非常に手間がかかります。

エクセルやGoogleスプレッドシートで行う採用管理はデメリットがある

中小企業の場合、エクセルやGoogleスプレッドシートを利用して採用管理を行う企業も多いと思います。

しかし、どちらも応募者の管理をする上で、業務の手間を増やしている可能性があります。

例えば、エクセルの場合は情報更新のタイミングが被ると、入力中のデータが上書きされ、入力漏れが起こります。

またGoogleスプレッドシートの場合は、クラウド型なので漏れなく更新できますが、データが増えれば増えるほど重くなるため、PCが固まる要因になります。

どちらも無料で使える反面、万能ではない側面があります。

採用管理システムでできること

採用には多数の業務があり、それぞれにかかる時間も異なります。

しかし、採用に関わる業務が大幅に効率化できるのであれば、人的リソースのコストを削減できます。

採用管理システムができることは、システムの種類により異なります。

採用管理システム

採用管理システムは下記のような種類があります。

  • 求人情報作成から入社までの応募者管理ができるもの
  • 応募から入社までの応募者管理ができるもの
  • 選考段階から入社後の労務管理システムと連携できるもの

など

一口に採用管理システムといっても、求人票の作成に特化した採用管理システムや応募者管理や勤怠の管理に優れている採用システムがあるため、どのような機能を求めているか、利用する企業側で見定める必要があります。

また、採用管理システムは多数の会社がサービスを提供しており、求めている機能によって使い分けることもできます。

次に、具体的なメリットについて触れていきます。

採用管理システムを導入する4つの大きなメリット

採用活動の効率化が図れる

採用管理システムでは応募があったと同時に、応募者情報をシステム上で管理できるため、情報入力の手間が省けます。

また、選考管理や面接案内などの業務が、システム上で対応できるため、人的リソースのコスト削減になります。

エクセルやGoogleスプレッドシート上で応募者情報の管理をしていると、入力ミスや入力漏れなどのミスが発生するでしょう。

しかし採用管理システムでは、応募者の対応をする度に状況を入力し、スケジュール管理も同時に行うため、入力忘れのリスクを減らせます。

応募者への対応を迅速に行える

自社サイトなどで採用活動を行う場合、自動返信メールの設定ができず、都度メールを作成して対応しているケースも多いかと思われます。応募に気づかず対応が遅れてしまうと、求職者のモチベーションも下がり、結果的に採用効率も落ちます。

採用管理システムには自動返信メールを送る機能があるため、活用することで対応が楽になります。

応募後のメールには、書類選考や面接調整など、さまざまなメール対応があります。

採用管理システムを用いることで、メールのテンプレートを選んで、そのまま簡単に送信できます。

応募者を一元管理できる

エクセルやGoogleスプレッドシートで管理すると、入力の手間がかかります。

しかし、採用管理システムでは年齢、連絡先などの詳細な情報が一元管理できるため、その画面を開くだけで情報が把握できます。

その結果、応募者の統計的な分析がしやすく、どんな人と求人票がマッチしているのか、どんな人が来ていないのかをデータで判断できます。

応募者情報の共有がしやすくなる

応募者の情報は、個人情報だけでなく、選考の進捗や応募者の評価など共有する情報量が多く、把握するだけでも時間がかかります。

応募者が少ない場合は、エクセルでの管理も可能かもしれませんが、応募者が増えた際には、時間のコストが増え非効率です。

採用管理システムを使えば、応募者管理でメモを入力でき、選考進捗を一目で判断できるので効率化が図れます。

採用管理と求人ページ作成ができる採用管理システムの代表例

ここまで採用管理システムのメリットについてお伝えしましたが、代表的な採用マーケティングツールの「採用係長」を紹介いたします。

 

採用マーケティングツール「採用係長」の特徴

自社採用サイトが簡単に作成できる

採用係長は、求人情報ページを作成する機能がついています。

文字だけの求人情報ページではなく、見やすいデザインの求人情報ページを作成できます。

また、採用係長で作成した求人情報ページは、自社ホームページのドメイン配下に入れることができるため、自社採用ページに活用できます。

多くの求人媒体と連携できる

採用係長の強みは、今や主流になっている多くの求人検索エンジンと連携できるところです。

連携できる求人検索エンジンは「Indeed(インディード)」「求人ボックス」「Googleしごと検索」「Career jet」があります。

そして、求人検索エンジンもSEO対策がされているため、作成することで多くの求職者に目に触れるようになります。

さらに上記の求人検索エンジンと連携しているだけで、応募者が増える可能性もあります。

Indeedスポンサー広告に簡単に出せる

Indeed(インディード)には有料広告枠があり、その枠をスポンサー広告と呼びます。

採用係長はIndeedスポンサー広告に掲載するためのオプションプランがあり、自分で広告運用をしなくても簡単に有料枠に掲載できます。

もちろん広告運用は、Indeed代理店のプロが行います。

返信メールのテンプレート機能が充実

採用係長にはメールテンプレートを複数設定できます。

「書類選考の案内メール」「面接日程調整のメール」「選考結果のメール」など選考を進める中で送るメールは多数あります。

よく使用されるメールテンプレートは用意していますが、自社に合う形でカスタマイズし、好きなだけ作成できるので、採用活動にかかる時間を削減できます。

応募者管理がしやすい

応募者管理画面で、選考ステータスをつけたり、メモ機能により別の採用担当者宛てのメッセージ、応募者に関する情報共有が簡単に行えます。

他にも機能がありますが、無料トライアルから利用できるので、まずは利用してみてはいかがでしょうか。

⇒ 採用係長の詳細ページ

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