アルバイト採用・社員採用・新卒採用では、費用面やかかる時間に多少の違いはあるものの、基本的には費用と時間が必要です。「投資金額の割には思った反響を得られなかった」「採用後にすぐに離職してしまった」といった事態は避けたいものです。そのためには、採用の事前準備はしっかりと行う必要があります。とはいえ、どこから手をつけて良いのかわからない人事・採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、採用活動を円滑に進めるために押さえておきたい、面接前の7つのチェックポイントをご紹介したいと思います。まずは、求人広告に掲載することを優先に考えてしまいがちですが、その前に、7つの事前準備をしっかりと行うことで、その後の応募数や採用数、また、配属後の離職率の改善にもつながります。
「採用の目的は何か」「どんな仕事をどんな人にやって欲しいのか」それらを現場スタッフも交えて、事前に明確にしながら、よりスムーズな採用を行っていきましょう。
目次
採用準備で押さえるべき7つのチェックポイント
採用するポジションを明確にする
今回の募集が未経験採用か、経験者採用かの二択ではなく、具体的にどのような立場やポジション（役割や役職）で採用を行うのかを明確にしましょう。採用予定人数に幅を持たせても良いですが、現実的に1名採用となった場合のシミュレーション、2名採用になった場合のシミュレーションなど、採用人数の変化に合わせて、どのような配置計画となるのかを、明確に立てるようにしましょう。とりあえず数合わせで配属させるといった考えでは、既存スタッフが混乱し、現場のストレスを増大させてしまうことにもなりかねません。人員の配置と役割についてしっかりと計画を立てましょう。
採用が必要な理由を確認し合う
欠員募集にせよ、増員募集にせよ、「人が足りない」という理由だけで採用を進めてしまうのは危険です。せっかく採用ができて、必要人数が揃ったはずなのに、業務が回らないという事態にもなりかねません。現場担当者と連携をとりながら、今回の採用でどんなことを期待したいかを、事前に話し合っておきましょう。必要な理由が明確であればあるほど、選考するポイントも明確になり、採用マッチ度も上がります。
新規採用者に任せたい仕事内容を決める
特に未経験者採用の場合、本人の成長度合いをみながら配属を調整することもあると思いますが、働く本人にとっても、現場にとっても、任せたい仕事を事前に明確にすることが大切です。「3ヶ月後には一人で業務できるようになってもらう」「○○社のクライアントを担当できるようになる」など、目標設定を決め、面接時、採用時、配属後に一貫性を持った動きとなるようにしましょう。目標の共有化は、モチベーションを維持していく意味でもとても重要です。
配属部署の環境を数値化する
配属先チームの人数、男女比、年齢比率、各個人の簡単な経歴やプロフィールを、言語化しておきましょう。求職者にとって、どのようなチームの中で自分が働くのかは、就業動機につながる重要な部分です。面接の段階でスムーズに伝えられるように、事前に言語化して、面接官とデータを共有しておきましょう。
教育担当者と受け入れ態勢を確認する
配属現場の教育担当者は、入社後に最初に接する先輩社員です。そこでのコミュニケーションが円滑に進むかどうかで、求職者のモチベーションも大きく変わります。パソコンの手配が遅れた、座るはずの机に他の方の荷物が積まれていた、研修内容を決めずに放置してしまったなど、準備不足はそのまま、新人社員の不安に変わってしまいます。受け入れ準備を整えて、気持ちよく入社初日を迎えられるようにしましょう。
面接のシミュレーション（面接練習）をする
商談やプレゼンの練習はしても、面接の練習を行う面接官は意外なほど少ないのが実情です。本番の面接を繰り返しながら、面接官スキルを伸ばしていくことも悪くはありませんが、特に経験の浅い面接官の場合は、事前に面接ロール・プレイング（役割の確認）を行うと良いでしょう。特に、基本的人権に関わる（思想信条、支持政党、宗教、生い立ちなどの）質問や、セクハラになるような（未既婚、出産予定、外見）質問は、絶対にしてはいけません。面接官としての心構えを共有しておく意味でも、事前に質疑応答の内容を確認しておきましょう。
採用スケジュールをスタッフに周知する
人事担当者や面接官、または社長の印象は良かったけれど、面接時に廊下ですれ違った社員の態度に不安を抱いて、選考を辞退する求職者もいます。社員たちのリラックスムード（素の表情）が伝わることは、悪いことばかりではありませんが、求職者はまだ外部のお客様の位置付けです。採用スケジュールを全社員に事前に告知・周知し、選考期間中は、社員の挨拶などを徹底するようにしましょう。
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まとめ
今すぐにでも人を採用したい！と気持ちがつい焦ってしまいますが、事前準備は、とても大切です。
人事・採用担当者の皆様が、事前準備の時間を確保するためには、採用管理ツールの使用も有効です。
今回は面接の事前準備の必要性やポイントについてお伝えしましたが、採用管理ツールの「採用係長」を使うことで、面接の日程調整の連絡や応募管理を楽々行うことができ、効率のよい採用活動が可能です。採用の効率化を求める人事担当の方は、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
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