採用活動において必ず通る道である「面接」。
企業が理想的な人材を採用するために、もっとも大事なステップと言っても過言ではありません。
最近ではWeb面接を取り入れている企業も多く見られるようになりました。
Web面接なら来社の必要がなく、遠隔地で就職・転職活動中の学生や社会人でも、交通費や宿泊費がかかりません。企業側は会議室の手配などの来社準備が不要で、求職者側と企業側の両方にメリットがある面接方法です。
本記事は、そんな多様化する面接について、「教科書」のような内容になっています。
面接で押さえておきたいポイントや面接を成功させる方法、Web面接ツールの一つとして活用できる無料オンライン会議システム『zoom』の使用方法まで詳しくご紹介します。
目次
面接官に求められる役割
面接官は、採用プロセスにおいて重要な役割を担います。
ただ単に応募者のスキルや経験を評価するだけでなく、企業文化やチームに適合する人材を見つける責任もあります。
具体的な役割は下記の3つです。
採用ミスマッチを防止する
採用ミスマッチがあると、内定取り消しや短期間での離職が起きやすく、企業にとってコストと時間の無駄を招きます。
生産性や企業モラルに悪影響を及ぼす可能性もあります。
面接官は、「自社のビジョンや文化とのマッチ度」を見極めることが重要です。
自社の魅力を伝えたうえで、応募者が企業の価値観に共感し、長期的に就業できるかどうかを判断します。
応募者の意欲やモチベーション、仕事への取り組み方について深く掘り下げることで、価値観の一致を確認しましょう。
自社の魅力を伝え、価値観が合う人材を見極める
自社の魅力を的確に伝えることも、面接官の役割です。
企業理念や文化、待遇、成長機会などを明確に伝えることで、応募者は自社に魅力を感じます。
事例や成功ストーリーを交え、具体的なイメージを持てるように説明しましょう。
また、応募者に対して質問やディスカッションの場を設けることで、双方向から価値観や目標の一致を見極めることが重要です。
結果的に価値観が合う人材を採用し、採用ミスマッチを防止することもできます。
成長飲み込みがあるかを見極める
「応募者の成長意欲や学習能力」を見極めることも重要な役目です。
応募者の過去の成果や自己成長の取り組み、挑戦への姿勢などを具体的に聞き出すことで、その人材のポテンシャルを把握できます。
また、自社の成長ビジョンや将来の展望に対してどのような貢献意欲を持っているかも確認する必要があります。
「このように貢献したい」という具体的なビジョンを持っている応募者ほど、入社意欲が高い傾向です。
人材を見抜く優秀な面接官の特徴
面接官の役割を理解しても、その通りに人材を見極めるのは簡単なことではありません。
そこで、優秀な人材を見抜く面接官の特徴を5つ紹介します。
リラックスできる雰囲気を作りだせる
面接は多くの応募者にとって緊張する場面です。応募者の人生に大きな影響を与える場面と言っても、過言ではないでしょう。
そのため、できるだけ緊張をほぐして、本音を話しやすい雰囲気を作ることが大切です。
優れた面接官は、穏やかで友好的な態度を持ち、応募者が自然な状態で自己表現できるようにサポートします。
質問や会話を通じて、リラックスした雰囲気を醸し出し、応募者が最良のパフォーマンスを発揮できるように導きましょう。
質問力がある
優秀な面接官は、質問力が高いという特徴を持ちます。
適切な質問を用いることで、応募者の能力や経験、人間性を深く理解できます。
質問は単なる情報収集だけでなく、応募者の思考過程や問題解決能力、対人スキルなどを評価するための有効な手段です。
優れた面接官は、緻密に質問を練り、適切なタイミングで質問をすることで、応募者の真の能力を的確に把握します。
認知バイアスを理解して調整できる
「認知バイアス」とは、自身の経験や思い込みにより、偏った判断をしてしまうことです。
優秀な面接官は、自分自身の認知バイアスを理解し、それに応じて調整できる能力を持っています。
人間である以上、面接官には、個人の経験や感情に基づく先入観が存在します。
しかし、公平で客観的な評価を行うためには、自身の認知バイアスに気づき、それを補正することが重要です。
組織内で統一された評価基準に従い、個人の主観的な評価を排除しましょう。
自社の良い面・悪い面を理解している
自社の「良い面」と「悪い面」を理解していることも特徴です。
これにより、面接官は応募者との対話を通じて、自社の現状を的確に伝えることが可能です。
結果として、自社の強みや魅力的な要素を的確に伝えるだけでなく、弱点や改善が必要な面も踏まえてミスマッチを防ぎます。
また、自社の課題に対する応募者のアイデアや対応策を探り、新たな視点を得ることまでできるでしょう。
臨機応変に説明できる
優秀な面接官は、相手に応じて臨機応変な対応ができ、わかりやすく説明できる能力を持ちます。
面接はさまざまなバックグラウンドや経験を持つ応募者に対して行われるため、一人ひとりの理解レベルやコミュニケーションスタイルに合わせて説明することが重要です。
適切な表現や例を用いて、応募者が情報を正しく理解できるように努めましょう。
必要に応じて、状況に合わせた事例やストーリーを用いて、理解を深める手助けをすることもポイントです。
面接の方法と基本の流れ
面接の基本的な流れと、ステップごとのポイントを解説します。
①アイスブレイク
アイスブレイクは、面接をスムーズに進めるために重要なステップです。
面接の冒頭でアイスブレイクを行うことで、緊張感を和らげ、リラックスした状態で面接に臨めるようになります。
面接官と良好な関係を築くことができ、本音を話しやすくなるのです。
【ポイント】
- 軽い会話や共通の話題などをトピックにする
- 面接官自身も自己開示をする
- 柔らかい表情や話し方を意識する
※下記の記事では、アイスブレイクで実際に使えるネタを紹介しています
→面接におけるアイスブレイクの重要性と使えるネタをご紹介！
②面接官紹介
面接官が自身について紹介し、役割やバックグラウンドについて応募者に理解してもらいます。名前や役職、部署、担当している業務などを明示しましょう。
さらに、面接官の専門知識や経験について簡単に説明することも効果的です。
応募者は面接官の信頼性や専門性を認識し、面接の進行に対して安心感を抱くことができます。
【ポイント】
- 自身の経験や領域について簡単に説明する
- 簡潔に行う
- アイスブレイクの内容を踏まえて、ユーモアを取り入れてみる
③企業説明
応募者に対して自社の情報を提供します。
会社の沿革や業績、主要な製品やサービス、競合状況などを簡潔に説明しましょう。
企業説明では、自社の強みや特徴を示す成功ストーリーを交えることが有効です。
応募者が具体的なイメージを持てるため、企業の理念や価値観に共感し、自身のキャリア目標との一致を感じることができるでしょう。
【ポイント】
- 沿革や業績、主要な製品やサービス、競合状況などを簡潔に説明する
- 具体的なエピソードを交えて話す
- 共感を促す内容を話す
④質問
質問を通じて、応募者の能力や経験、適性などを評価します。
質問は多岐にわたりますが、志望動機や職務経験、プロジェクトの具体的な事例、チームでの協力経験、問題解決能力などを探ることが一般的です。
また、応募者のキャリア目標や自己成長への意欲についても質問しましょう。
統一した評価基準を設けておくことで、応募者の素質や適性を的確に把握できます。
【ポイント】
- 履歴書や職務経歴書を確認しておき、面接時に深掘りする
- 一問一答ではなく、対話をしながら本質を見抜いていく
- 質問を繰り返すうちに圧迫感が出ないよう気を付ける
※下記の記事では、採用面接ですぐに使える質問例を紹介しています
→採用面接の質問方法・内容は？【質問例10選】面接官必見の人材の見極め方を解説！
⑤応募者からの逆質問
逆質問の機会を与えることで、応募者の興味や関心、会社への理解度を確認できます。
また、応募者が自身の疑問や懸念を解消できれば、応募意欲の向上にもつながります。
応募者からの逆質問に真摯に対応し、適切な情報や具体例を提供することで、信頼を得ることもできるでしょう。
【ポイント】
- 質問に対して丁寧に回答する
- すぐに分からない質問は追って回答するなどして、放っておかない
- 応募者の表情や様子を見ながら、不安をできるだけ解消してあげる
⑥その他業務連絡・クロージング
面接の最後には、その他の業務連絡やクロージングを行います。
業務連絡では、次のステップや応募者への連絡方法など、手続きに関する情報を提供することが一般的です。
クロージングでは、面接への参加や時間を割いてくれたことに感謝の意を伝えます。最後まで丁寧に対応することで、自社への信頼度が高まります。
【ポイント】
- すべての応募者に対して感謝の意を忘れずに伝える
- 「いつ・どうやって・誰が」合否を通知するのかを伝える
- 面接途中で不合格が濃厚でも、態度に出さずに真摯に対応する
Web面接でよく使用される『zoom』とは？
アメリカに本社を置くズームビデオコミュニケーションズ様が提供しているWeb会議サービスです。日本語対応もされているので使い方は難しくなく、パソコンとスマートフォンのどちらからでも利用できます。
高画質・高音質が特徴で、無料のアカウントを発行し、日時を設定すればあとは簡単。Web会議用のURLが発行され、アクセスするだけでWeb会議に参加できます。
スマートフォンから参加する場合はアプリのインストールが必要になりますが、参加者のzoomアカウントの登録やログインは必要ありません。日本では主にWeb会議ツールとして普及おり、大手企業も利用しています。
無料版だと様々な制限があるのでは？と思われるかもしれませんが、1対1の通話であれば通話時間は無制限（3人以上のグループ通話の場合は40分の時間制限あり）、無料版の利用期限なども特にありません。録画や録音も出来て、設定しておけばパソコン上に保存されるという優れものです。画面共有機能なども備わっており、無料版でもWeb面接の利用目的であれば充分なサービスです。
同様にブラウザ上で完結するWeb会議ツールとして、Wherebyといったツールもあります。
Wherebyを使ったWeb面接方法のご紹介はこちら
⇒ 『Whereby』でWeb面接（オンライン面接）を行う方法【採用担当者向け】
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『zoom』を使用したWeb面接の事前準備
それでは、zoomの無料登録方法からWeb面接のスケジュール設定・事前準備までをご紹介します。
zoomの無料登録
zoomに無料登録しましょう。メールアドレスさえあれば、すぐに登録可能です。
まずは、zoomにアクセスします。
ページ中央にある“Enter your work email”の欄にメールアドレスを入力し、「サインアップは無料です」をクリックします。
その後メールアドレスの確認を促されますので、メールアドレスに誤りがなければ確認ボタンを押してください。先ほど入力したメールアドレス宛にzoomの登録用URLが記されたメールが届きます。
メールが届いたら、メール本文内の「アクティブなアカウント」をクリックすると、アカウント情報の登録ページが開きます。
ページ内の登録欄に氏名とパスワードを入力したら、「続ける」を押して次のページへと進みましょう。
「仲間を増やしましょう。」のページでは、任意でzoomのアカウント作成の招待ができます。zoomのWeb会議では主催者以外のアカウントは不要のため、Web面接目的で利用する場合も不要です。今回は「手順をスキップする」を選択した場合の手順をご紹介いたします。
テストミーティングのページに移りますが、無料のアカウント登録自体はこれで完了です。わずか3分ほどで登録作業が終了します。
Web面接をスケジュールする
それでは次にWeb面接のスケジュール方法をご説明します。
Web面接の日時が決まったら、登録したメールアドレスとパスワードでzoomにログインしましょう。（この時「サインインしたままにする」にチェックを入れておくと、ブラウザを閉じてもログイン状態が保持されます）
ログインするとミーティング設定ページに移ります。ページ上部にある「新しいミーティングをスケジュールする」をクリックしてください。
ミーティング設定画面に移ったら、各項目を入力していきます。
トピック：Web会議室の名前を入力します。求職者側にもWeb会議室の名前は表示されますので注意してください。
説明（任意）：Web面接に関する説明を入力できます。
開催日時：Web面接を開始する日時を入力します。時間通りでなくても好きなタイミングで開始できます。
所要時間：Web面接に要する時間を入力します。
タイムゾーン：”大阪、札幌、東京”を選択してください。
ミーティングID：ミーティングに関連付けられるIDです。ミーティングIDは参加用URLに反映されるため、長期間変更していない個人ミーティングIDを選択してしまうとURLの再利用が出来てしまいます。Web面接では自動的に生成することをおすすめします。
ミーティングパスワード：入室される際にパスワードを要求するかどうかです。パスワードを設定することもできます。
ビデオ：ホスト（Web会議の主催者、企業側）と参加者（Web面接を受ける求職者側）のビデオのオン/オフ設定をします。
音声：コンピューター音声を選択します。無料版では電話での音声参加を許可し、参加者が電話で参加してしまうと通話料が発生してしまいますので注意してください。
ミーティングオプション：ホスト（企業側）が入室する前の参加を有効にするかどうかや、録画・録音機能などのオプションを選べます。録音・録画を行う際は、事前に応募者の承諾を得たうえで行ってください。採用アカデミー編集部で行っているWeb面接では、待機室のみ有効にしています。
全ての入力が完了したら、「保存」しましょう。
以上でWeb面接のスケジュールは完了です。
参加者用URLが発行されたら、あらかじめ面接を受ける求職者の方へ日時と合わせて共有しておきましょう。
zoomを使用したWeb面接では、スマートフォンから参加する場合アプリのインストールが必要なので、デバイス毎の当日の参加方法も伝えておくのが親切です。
Web面接に必要なものを確認
当日はトラブルがなくスムーズに終了できるように、事前に必要なものを確認しておきましょう。
インターネット環境の確認
当日インターネット環境が悪くて接続が不安定にならないように、誰かに協力してもらってシミュレーションをしておくことをおすすめします。カフェなどの公衆無線LANスポットはネットワークが不安定なので、途切れる心配がないWi-Fi環境や有線LANのある場所を選びましょう。
カメラ
カメラを搭載していないパソコンの場合は、外付けのカメラを準備しておきましょう。Amazonで2,000～3,000円以内で購入できるものもあります。
イヤホンマイク
スピーカーとマイクを搭載しているパソコンもありますが、周りの雑音を拾いやすく声も聞き取りづらい可能性があります。
よりスムーズなコミュニケーションを取るためにも、イヤホンマイクを準備しておきましょう。
充電の確認
面接中に充電が切れてしまわないように、フル充電をしておくか、心配な方は面接中も充電器に接続しておきましょう。
以上でWeb面接の事前準備は終了です。
『zoom』を使用したWeb面接の開始方法
次に面接当日のWeb面接の開始方法や実際の面接画面についてご説明します。
zoomにログインしてWeb会議室に入室する
面接開始前にzoomにログインしましょう。
ログイン後、左サイドメニューの「ミーティング」をクリックしてください。
ミーティングページに移ります。ここにはスケジュールした面接の一覧が表示されますので、開始したい面接の「開始」ボタンを押しましょう。
起動中と書かれたページに移ります。
※zoomのPC版では、ブラウザまたはアプリからWeb会議室に入室が出来ます（スマートフォンではアプリからのみ）が、今回はアプリのインストールが不要なブラウザからWeb会議室に入室する方法をご紹介します。
上記の画像赤枠の「ここをクリック」を押しましょう。
すると、”ダウンロードはできませんか？こちらをクリックして開始することも出来ます。”という表示が出ますので、「こちら」を押してください。
音声やカメラをオンにする
Web会議室に入室ができました。「コンピューターでオーディオに参加」ボタンと「ビデオを開始する」ボタンを押して、音声とカメラをオンしましょう。
これで面接の準備は完了です。
面接開始時刻の10分前には入室しておき、面接者がWeb会議室に入るのを待ちましょう。
Web会議室のメニューは以下の通りです。
ミュート：マイクのオンオフの切り替えができます。
ビデオを停止する：ビデオのオンオフの切り替えができます。
招待：Web会議室への招待状を会議の途中で送付できます。
参加者を管理：Web会議室に参加されている人の確認ができます。
Share Screen：画面の共有ができます。資料やパワーポイントなどを画面上で見せて説明する時に便利です。
チャットします。：参加者とチャットでのやり取りができます。音声の入出力が上手くいかない場合や、文面でのやり取りがしたい場合は利用しましょう。
ミーティングを退出：Web会議室から退出ができます。Web面接が終了したらこちらから退出してください。
※2020年4月7日追記
4月5日のzoomアップデートによって、入室の許可が必要になりました。面接者がアクセスすると、「参加者を管理」ボタンに表示されている人数が増えます。
「参加者を管理」ボタンをクリックし、「入室を許可する」を選択しましょう。これで面接を開始することができます。
まとめ
採用面接は、企業にとっても重要な場面。
担当する面接官も「人材を見極められるだろうか……」と不安になるでしょう。
面接で「自社にとって理想的な人材」を見極めるには、念入りな事前準備が大切です。
ぜひ、当記事を教科書代わりにしながら準備を進めてみてください。
また今回は『zoom』を使ったWeb面接の準備から当日の面接方法までをご紹介しました。
無料で利用できるWeb面接ツールは他にも沢山ありますので、使いやすいツールを探してみてください。
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⇒ すぐに始められる！無料のWeb面接（オンライン面接）ツール5選｜実施までの準備も紹介
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