求人応募の電話対応マニュアル　Indeed応募者の受付・折り返し・面接設定まで

Indeedを利用する求職者は、企業への問い合わせや応募を電話で行う場合があります。

その最初の電話は、応募者にとって企業との最初の接点です。ここで感じよく受けられるかどうかはもちろん、担当者が不在でも必要な情報を漏れなく受け取れるかどうかで、その後の折り返しや面接設定のしやすさが大きく変わります。

特に、受付や現場社員が電話を受ける職場では、採用担当者だけが対応方法を把握していても十分ではありません。誰が受けても同じ水準で対応できるように、確認項目・トーク例・伝言方法・折り返しルールまでそろえておくことが重要です。

そこで今回は、Indeed応募者からの電話に使える対応マニュアルを、実務で使いやすい形で整理しました。既存記事で使いやすかったトーク例の骨子は残しつつ、折り返しルール、問い合わせ対応、留守電・不通時の対応、面接設定後の管理まで補強しています。

Indeed応募者の電話対応は「感じよく受ける→正確に残す→すばやく次につなげる」が基本

求人の電話対応で大切なのは、丁寧さだけではありません。応募者の不安を減らしながら、次の行動につなげることです。まずは以下の3点を社内でそろえておくと、電話対応が安定します。

• 最初の電話で聞くべき項目を決めておく
• 担当者不在時の折り返しルールを決めておく
• 対応履歴を残して、面接設定や問い合わせ対応に引き継げるようにする

「電話を受けた人のメモだけで終わる」「折り返しが遅れてしまう」「面接候補日を聞いたのに共有されない」といった状態は、応募者にとっても企業にとっても機会損失につながりやすいものです。最初の電話を、採用フローの入口として扱う意識が大切です。

Indeedの電話応募受付で、最初に聞くべき項目と注意点

はじめに、電話を受けた方が書き留めておくべき項目と注意点を確認します。担当者にそのままつなぐ場合でも、担当者が不在で折り返しになる場合でも、最低限の情報がそろっていると、その後の対応がスムーズです。

ポイントは、「誰が」「いつ」「何の要件で」電話してきたのかが後から見ても分かる状態にすることです。担当者につなぐ場合でも、名前だけは先に確認してから取り次ぐようにしましょう。

応募者対応の抜け漏れを防ぎたい方は、採用係長の無料トライアルもご覧ください。

受付担当者でも迷わない、最初の電話での判断基準

応募者からの電話では、受付や現場社員がその場で答えてよいことと、担当者が対応したほうが安全なことがあります。あらかじめ線引きをしておくと、受電者が迷いにくくなります。

無理に答えようとしてあいまいな案内をするよりも、「確認のうえ担当者からご連絡します」と伝えたほうが実務的には安全です。特に、求人内容や選考条件に関わる質問は、断定を避けたほうがトラブル防止につながります。

電話応募の対応マニュアル

ここからは、電話応募者にスムーズに対応するためのトークマニュアルを紹介します。ここでは、「担当者が在席」「担当者が電話対応中」「担当者が不在」の3パターンに加え、問い合わせ対応、留守電・不通時の対応、そのまま面接調整へ進む場合もまとめました。

担当者が在席していて、電話をつなぐ場合

応募者：Indeedを見てお電話をしました○○と申します。採用担当の△△さんはいらっしゃいますか？

応対者：はい。確認いたしますので、失礼ですが、お名前をフルネームでお教えいただけますでしょうか？

応募者：○○○○です。

応対者：○○○○さんですね。ありがとうございます。担当者におつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。

【Point！】
必ず応募者の名前を確認してからつなぎます。同じ苗字の求職者がいる可能性もあるため、フルネームでの確認が安心です。
担当者につながる場合でも、誰からの電話かが分かった状態で引き継ぐと会話がスムーズです。

担当者が電話対応中で、電話を折り返す場合

応募者：Indeedを見てお電話をしました○○と申します。採用担当の△△さんはいらっしゃいますか？

応対者：はい。確認いたしますので、失礼ですが、お名前をフルネームでお教えいただけますでしょうか？

応募者：○○○○です。

応対者：○○○○さんですね。ありがとうございます。担当者におつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。

＜＜　電話中と判明　＞＞

応対者：お待たせいたしました。申し訳ございませんが、ただ今△△は電話対応中のため、折り返しお電話をさせていただきます。
恐れ入りますが、折り返しのお電話番号をお教えいただけますでしょうか？

応募者：080-0000-0000　です。

応対者：080-0000-0000　ですね。
ご用件はご応募でお間違いないですか？　それともお問い合わせでしょうか？

応募者：問い合わせです。

応対者：承知いたしました。お問い合わせ内容を先にお聞かせいただけますか？

応募者：□□□□□についてです。

応対者：□□□□□についてですね。
それでは、担当者よりご連絡いたします。お電話ありがとうございました。失礼いたします。

【Point！】
要件の確認は必須ではありませんが、事前に分かっていると折り返しの際にスムーズです。
また、同じような問い合わせが多い場合は回答集を用意しておき、その場で答えられるものは対応できるようにしましょう。疑問を早めに解消できると、応募もしやすくなります。

担当者が不在で、電話を折り返す場合

応募者：Indeedを見てお電話をしました○○と申します。採用担当の△△さんはいらっしゃいますか？

応対者：はい。確認いたしますので、失礼ですが、お名前をフルネームでお教えいただけますでしょうか？

応募者：○○○○です。

応対者：○○○○さんですね。ありがとうございます。担当者におつなぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。

＜＜　不在と判明　＞＞

応対者：お待たせいたしました。
申し訳ありませんが、ただ今△△（担当者）は席を外しております（外出しております）ので、戻り次第、折り返しのお電話をさせていただきます。
恐れ入りますが、折り返しのお電話番号をお教えいただけますでしょうか？

応募者：000-0000-0000　です。

応対者：000-0000-0000　ですね。
ご用件はご応募でお間違いないですか？　それともお問い合わせでしょうか？

応募者：応募です。

応対者：ご応募ですね。
折り返しのお電話で、ご都合の良い時間帯（もしくは避けてほしい時間帯）はありますか？

応募者：特にありません。

応対者：では、担当者が戻り次第、ご連絡いたします。
お電話ありがとうございました。失礼いたします。

【Point！】
出張などで担当者の状況が分からない場合は、「本日中のお電話が難しい場合は翌営業日になる可能性があります」など、一言添えると親切です。
また、「いつ頃までに折り返すか」を伝えると、応募者も安心して待ちやすくなります。

問い合わせのみで、受付担当者が一次対応する場合

応募者：Indeedを見てお電話しました。求人について少し確認したいのですが。

応対者：お問い合わせありがとうございます。差し支えなければ、お名前をフルネームでお伺いしてもよろしいでしょうか。

応募者：○○○○です。

応対者：○○○○さまですね。ありがとうございます。どのような内容でしょうか。

応募者：勤務地について確認したいです。

応対者：勤務地についてですね。私がお答えできる範囲でしたらご案内いたします。確認が必要な内容であれば、担当者より折り返しご連絡いたします。

【Point！】
問い合わせ対応では、何でもその場で答える必要はありません。
「すぐ答えられる内容」と「担当者確認が必要な内容」を社内で分けておくと、受付担当者でも安心して対応できます。

担当者がそのまま応募受付・面接調整まで進める場合

応募者：Indeedを見てお電話しました。○○職に応募したいのですが、まだ募集していますか？

担当者：お電話ありがとうございます。はい、現在募集しております。ご応募ありがとうございます。差し支えなければ、お名前をフルネームでお伺いしてもよろしいでしょうか。

応募者：○○○○です。

担当者：○○○○さまですね。ありがとうございます。念のため、お電話番号も確認させてください。

応募者：090-0000-0000です。

担当者：090-0000-0000ですね。ありがとうございます。ご応募は○○職でお間違いないでしょうか。

応募者：はい。

担当者：承知いたしました。よろしければ、このまま面接日程のご相談をしてもよろしいでしょうか。

応募者：大丈夫です。

担当者：ありがとうございます。候補日をいくつかご案内しますので、ご都合の良い日時をお知らせください。

【Point！】
担当者が対応できるなら、1回の電話で面接日程の調整まで進められると理想的です。
職種、氏名、電話番号、候補日がその場でそろうと、その後の連絡がスムーズになり、辞退も防ぎやすくなります。

折り返したが、つながらない・留守電になった場合

担当者：お世話になっております。株式会社○○、採用担当の△△です。先ほどはお電話ありがとうございました。ご応募の件で折り返しご連絡いたしました。またご都合のよい時にご連絡いただくか、こちらから改めてご連絡いたします。失礼いたします。

【Point！】
留守電が設定されている場合は、会社名・担当者名・要件・折り返し先を短く残します。
応募意欲が高いうちに再接触できるよう、社内で「何回まで・どの時間帯に・電話とメールのどちらも使うか」を決めておきましょう。

営業時間外で、折り返しが翌営業日になる場合

応対者：ありがとうございます。採用担当が不在のため、確認のうえ翌営業日にご連絡いたします。差し支えなければ、お名前とお電話番号、ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか。

【Point！】
営業時間外や担当者不在で当日中の折り返しが難しい場合は、無理にあいまいな時間を約束せず、翌営業日の連絡見込みを伝えるほうが親切です。

電話メモが散らばりやすい場合は、応募者情報と対応履歴をまとめて残せる採用係長の無料トライアルもご活用ください。

折り返しルールは、社内で先に決めておく

電話対応の差が出やすいのは、受電時よりもむしろ折り返し対応です。感じよく受けても、その後の連絡が遅いと応募者の意欲は下がりやすくなります。そこで、折り返しルールはあらかじめ社内で明文化しておくことをおすすめします。

「すぐ折り返します」と伝えたまま社内で忘れられてしまう状態が、最も機会損失を生みやすいパターンです。具体的な時間ルールを決めておくと、受電者も案内しやすくなります。

面接設定につなげるために、初回電話で確認しておきたいこと

応募の電話では、単に受け付けるだけでなく、可能であれば次のステップに進めることが大切です。担当者が対応できる場合は、以下の情報まで確認しておくと、面接設定がスムーズになります。

電話で面接日程まで進む場合は、候補日を一方的に1つだけ伝えるより、2〜3候補の中から選んでもらう形のほうが調整しやすいでしょう。応募フォームの改善も進めたい場合は、応募フォームの見直し方もあわせてご覧ください。

面接設定後に伝えると親切な案内

面接日時が決まったあとに、必要事項の案内が不足していると、当日の遅刻や迷子、持ち物忘れにつながることがあります。電話口で伝えられる範囲は、以下を目安に整理しておくと安心です。

特に、入口が分かりにくい職場や、複数の建物が並ぶ場所では、電話だけでは説明しきれないことがあります。その場合は、メールやメッセージで補足すると親切です。

面接設定後の一言例

担当者：それでは、○月○日○時にお願いいたします。持ち物は履歴書と筆記用具です。場所が少し分かりにくいため、入口のご案内をメールでもお送りします。もし当日遅れそうな場合や迷われた場合は、すぐにご連絡ください。

面接前のリマインドで、日付間違い・無断キャンセルを防ぐ

面接日が決まったあとも、前日または当日に確認連絡を入れることで、日付や時間の認識違いを防ぎやすくなります。すべてを電話で行う必要はありませんが、少なくとも社内で「どのタイミングで」「誰が」確認するかは決めておきましょう。

電話でのリマインド例

担当者：○○店採用担当の○○です。面接日程の確認でお電話しました。○日○時に当店へお越しいただくご予定でお間違いないでしょうか。

応募者：はい、大丈夫です。

担当者：ありがとうございます。当日はお気をつけてお越しください。もし遅れる場合はご一報ください。よろしくお願いいたします。

リマインド時に確認したいこと

• 面接日時の認識に相違がないか
• 持ち物に不足がないか
• 場所や入口で迷いそうな点がないか
• 遅刻や変更時の連絡先を把握しているか

面接設定後の管理をもう少し詳しく整えたい方は、Indeed応募者の管理方法の記事もあわせて参考にしてください。

電話応募への対応を依頼する前に、担当者がやっておくべきこと

応募者対応の依頼は、マニュアルを配るだけで満足してはいけません。応募者への電話対応に協力してもらうために、担当者がやっておくべき事前準備を紹介します。

応募者対応の重要性を共有する

社員のみなさんに周知する際は、朝のミーティングなど社員の集まる機会を利用して電話対応の協力を仰ぎましょう。マニュアルはあくまで対応品質をそろえるためのものです。文言の説明だけでなく、丁寧な電話対応が採用活動にどう影響するかを共有することが大切です。

万一、社内に「うちの会社、採用をやっているの？」という方がいる場合は、採用活動の共有から始めてみてもいいかもしれません。応募数を増やす施策だけでなく、受け皿を整えることも大切です。応募導線全体を見直したい場合は、応募数を増やすための考え方も参考になります。

担当者の役割分担を決める

「誰が最初に受けるか」「誰が折り返すか」「誰が面接設定まで進めるか」を決めておくと、現場で迷いにくくなります。特に忙しい時間帯がある職場では、採用担当者が不在でも最低限の受け付けができるように、受付担当・現場責任者・採用担当の役割を分けておくと安心です。

よくある質問への回答集を用意する

「まだ募集していますか」「未経験でも応募できますか」「面接時の持ち物は何ですか」といった質問は、受付担当者が受けることの多い項目です。よくある問い合わせは回答集を用意しておくと、その場で答えやすくなります。

ただし、給与・シフト・配属・選考基準など、個別判断が必要な内容まで一律に答えないように、回答範囲は明確にしておきましょう。

伝言用テンプレートを用意する

伝言用テンプレートがあれば、電話対応に不慣れな方も安心して対応できます。慌てずに対応してもらえるように配布しておくと親切です。紙のメモ用と、社内チャット用の両方を用意しておくと運用しやすくなります。

また社内SNSやチャットツールを用いて情報共有を行う企業では、以下のような入力用テンプレートを事前に用意し、利用してもらうように告知します。

＜＜　Indeedを見た求職者より電話がありました　＞＞
【受付日時】
【対応者】
【応募者氏名（フルネーム）】
【電話番号】
【見た求人・希望職種】
【要件】応募／問い合わせ／面接調整（不要なものを削除）
【問い合わせ内容】（問い合わせの場合は詳細を記入）
【折り返しの時間帯（希望があれば）】
【折り返し期限】
【対応ステータス】未対応／折り返し済み／面接設定済み

自分の予定を公開する

オフィスレイアウトの都合上、採用担当者の席が全員から見えない場合は、電話を受けた人が担当者の状況を毎回確認する必要があります。電話対応中や短時間の離席は仕方がないですが、外出の予定があるときは、あらかじめ当日の予定を伝えるようにしておきましょう。

社内システムでスケジュールを共有できる方は、個人の予定をきちんと入力しておくことはもちろん、帰社時間や折り返し可能な時間帯などを記入することをおすすめします。利用中のシステムに合わせて、より良い方法で公開してください。

折り返しルールを明文化する

電話対応マニュアルには、トーク例だけでなく、折り返し期限も書いておくと実務で使いやすくなります。たとえば「原則当日中」「遅くとも翌営業日午前中まで」といった目安があるだけでも、受電者は案内しやすくなります。

対応履歴を残すと、折り返し・面接設定・応募者管理が楽になる

電話対応で見落とされやすいのが、受電後の記録です。メモ用紙や口頭伝達だけに頼ると、「電話番号が読めない」「誰が受けたか分からない」「折り返ししたか不明」といった状態になりやすくなります。

そこで、少なくとも以下の情報は残すことをおすすめします。

• 受付日時
• 対応者
• 応募者名・電話番号
• 要件（応募・問い合わせ・面接調整など）
• 希望職種・見た求人
• 折り返し希望時間
• 問い合わせ内容
• 折り返し期限
• 現在の対応状況

こうした情報が残っていれば、折り返し対応や面接設定だけでなく、後から「どの媒体から」「どの求人に」応募が来たかを見返しやすくなります。複数媒体・複数担当者で採用を進める企業ほど、記録を一元化するメリットは大きくなります。

電話を受ける → 情報を残す → 折り返す → 面接設定する、までをもっと管理しやすくしたい方は、採用係長の無料トライアルをご確認ください。

応募受付から面接設定までを一元管理したい企業は、運用を分散させない

電話対応がうまくいっても、その後の管理がバラバラだと、選考は前に進みにくくなります。たとえば、電話メモは紙、日程調整は個人メール、選考状況は口頭共有、という状態では、担当者が変わった瞬間に抜け漏れが起きやすくなります。

そのため、応募受付から面接設定までの流れは、できるだけ同じ場所で確認できる形に寄せるのが理想です。Indeed応募者に限らず、複数媒体からの応募管理で悩んでいる場合は、応募者管理の考え方もあわせて整理しておくと運用しやすくなります。

採用係長のような応募者管理ツールを使えば、応募者情報や対応履歴をまとめて確認しやすくなります。電話対応を起点に、その後の連絡・面接設定・進捗管理まで一元化したい企業は、まず無料トライアルで運用イメージを確かめてみるとよいでしょう。

まとめ

求職者が電話での会話を通じて受けた印象は、企業に対するイメージに直結しやすいものです。ただし、電話対応の記事として本当に実務で役立つのは、感じの良い受け答えだけではありません。

重要なのは、最初の電話で必要な情報を漏れなく受け取り、担当者が不在でも確実に引き継ぎ、折り返しや問い合わせ対応、面接設定まで前に進めることです。そのためには、以下の4点を押さえておきましょう。

• 最初の電話で聞くべき項目をそろえる
• 担当者不在時の折り返しルールを決める
• 問い合わせ対応の範囲を明確にする
• 対応履歴を残し、応募者管理につなげる

電話対応の品質が安定すると、応募者の不安を減らしやすくなり、面接設定まで進みやすくなります。応募受付から面接設定までの管理をもっとスムーズにしたい場合は、採用係長の無料トライアルも活用しながら、自社に合う運用を整えてみてください。

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この記事を書いた人

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。 通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。 求人検索エンジンを活用した採用集客や、Google Analytics等の解析ツールを用いた効果分析・サイト改善を強みとしている。

監修者

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。
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