ビジネスシーンでよく行われる「面談」。
社員や求職者、顧客など、さまざまな相手と面談する機会がありますが、記録の残し方に悩むことはありませんか？
面談記録は、誰が見ても内容が分かるように残す必要があります。
「面談に精一杯で、記録を残せなかった……」
「後から記録を見たけど、自分の文章なのに理解できない……」
このようなお悩みをお持ちの人・企業にとって、当記事は教科書代わりになる内容です。
今回は、面談記録のコツや書き方、テンプレートなどを紹介します。
目次
面談が必要となるシーン
まずは、どのようなシーンで面談が行われるのかを整理しておきましょう。
①採用面談
採用面談は、応募前に企業の担当者と採用候補者が情報交換をして、お互いの理解を深めるものです。主に採用後のミスマッチを防止するために行い、面談を経て候補者が「応募する・しない」を判断します。
ラフな雰囲気の中で実施され、カフェやファミレスなど、気軽に話せる場所が選ばれることも珍しくありません。
②人事面談
人事面談とは、上司と部下、あるいは人事担当者と社員が、人事評価をするための面談です。
目標に対する達成度や取り組み方などを聞き、評価やフィードバックに生かします。記録した内容を、業務分担や人事異動の参考にする場合もあります。
適切な人事評価は、社員のエンゲージメントやモチベーションを高めるうえでも大切です。
人事面談の記録を残しておくことで、後から発言を確認したり、第三者が評価に関わったりできるので、より適切な評価が可能となります。
③営業面談
営業担当者が、顧客の悩みやニーズをヒアリングして、最適な解決策を提案するのが営業面談です。
営業面談を記録することで、顧客が求めていることを面談後に客観的視点で振り返ったり、聞き漏れがないかを確認したりできます。
また、「上司や先輩に面談記録を聞いてもらいアドバイスを受ける」といったフィードバックに活用する方法もあります。
※下記の記事では、「面談」とよく似た「面接」との違いを解説しています
→「面接」と「面談」の違いとは？カジュアル面談の効果的な取り入れ方を解説！
面談をスムーズに行うためのコツ
分かりやすい面談記録を書くには、そもそも面談自体をスムーズに行う必要があります。
そこで、面談を円滑に進めるためのコツを3つ紹介します。
面談のスケジュール管理を行う
面談では、面接のように決められた質問をするのではなく、相手に合わせて柔軟にコミュニケーションを取ります。
そのため、スケジュールを決めておかないと、想定よりも時間がかかってバタバタしてしまうかもしれません。「いつ面談するのか」「1人に対して何分面談するのか」など、スケジュールを早めに固めておきましょう。
面談時間を有効に使うために、スケジュールが決まったら面談相手になるべく早く伝えておくことも大切です。
面談の方向性・質問の軸を明確にする
「なぜ面談をするのか」を踏まえ、面談の目的と質問の軸を明確にします。
限られた時間の中で相手の悩みや課題を引き出したり、最適な解決策を提案したりするために、話があちこちに逸れるのを避けたいからです。
とはいえ、質問内容を固めすぎないことも大切です。
相手の発言や様子に合わせて柔軟に言葉をかけることで、本音を引き出しやすくなります。
安心感を与えられる聞き方を身に付ける
相手が話しやすい雰囲気を作るには、聞き手の姿勢が重要です。
特に聞き手が上司の場合、部下は緊張したり遠慮したりして、話したいことを話せなくなる可能性があります。
聞き手が意識すると良いのが「傾聴」です。
傾聴とは、相手の立場になり、その気持ちに寄り添いながら聞くことです。相づちを打ちながら丁寧に聞くことはもちろん、分からない内容はしっかりと伝え、積極的に相手を理解しようとします。
【参考】
傾聴とは｜働く人のメンタルヘルス・ポータルサイトこころの耳
面談記録シートの書き方とコツ
「誰が見ても内容が分かる面談記録」を書けるようになるには、いくつかのコツがあります。
すぐに実践できるコツを3つ紹介するので、ぜひお役立てください。
表現を統一させる
表現や言い回し、文調を統一させることがポイントです。
同じ面談記録の中でこれらがバラバラだと、書き手の意図が誤って伝わる可能性が高くなります。
例えば、同じ人物を指しているのに「部下」「後輩」という2種類の言葉が使われていると、それぞれ違う人を指しているように感じるかもしれません。
記録の途中で「である調」から「ですます調」に変わっていたら、まるで途中から違う人が書いたように見えるでしょう。
文章は個人の好みや癖があるため、組織内やチーム内であらかじめ統一しておくことがおすすめです。
時系列に沿って記録を残す
面談記録は、発言内容を時系列に沿って残すことが基本です。
「どのような質問がこの回答を引き出したのか」「どのような流れでこの発言に至ったのか」など、悩みの種や全体像をつかみやすいためです。
読みやすいように発言内容を入れ替える書き方もありますが、これにはスキルがいります。
特に面談記録を書くのに慣れていないメンバーが多い場合は、誰でも実践しやすい時系列に沿った書き方がおすすめです。
簡潔にまとめる
残しておく必要がない部分はカットして、内容を簡潔にまとめることもポイントです。
文章量が多いと読み手の負担になりますし、知りたい情報がどこにあるのかが分からなくなります。
例えば、「まあ」「ええと」「うーん」などの言葉は、カットしたほうが文章がスッキリします。
アイスブレイクで趣味の話をしたとしても、その話を記録する必要はないかもしれません。
自社において「簡潔にまとめるとはどういう書き方なのか」を、明確にしたうえで、マニュアルなどにして共有すると良いでしょう。
テンプレートで効率化させる
すぐに書き始められるよう、テンプレートを準備するのがおすすめです。
面談記録を一から作成するのは、意外と手間がかかるもの。
事務作業に慣れていない人の場合、そもそもどんな様式にすれば良いのかが分からない可能性もあります。
テンプレートを用意すれば、形式を統一できるので業務が効率化しますし、社員ごとの書き方のバラつきを防止でき、一定の質を保つことが可能です。
「どうやって書けば良いんだろう……」と、記録を書く前に悩むこともなくなります。
面接記録シートのサンプル・テンプレート
こちらは、面談記録の基本的な項目を盛り込んだフォーマットです。
面接面談や人事面談など、目的に応じて項目を変更しながらご活用ください。
フォーマットのダウンロードはこちら
面談記録フォーマット.xlsx
面談記録フォーマット.pdf
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まとめ
目の前の会話に集中したり、「まあ、いいか」と怠ってしまったり、つい後回しになってしまいがちな面談記録。
しかし、その後のさまざまなシーンで活用できますし、面談内容を客観的な視点で振り返るためにも重要です。
ぜひ、当記事でご紹介した面談記録のコツやフォーマットをお役立てください。
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公務員として4年間、人事労務の実務経験あり。 これまで100名以上の事業者をインタビューしており、「企業や個人事業主が本当に悩んでいること」を解決できる記事を執筆します。
ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
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