雇用契約書は、多くの企業が採用した従業員と取り交わしている書類です。
一方で、その交付自体は法律で義務付けられていないため、どのような内容を盛り込めばいいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで当記事では、雇用契約書の書き方についてテンプレート付きで紹介します。そのまま実務に活かせるひな形となっているため、ぜひお役立てください。
目次
雇用契約書とは？
雇用契約書とは、雇用契約への合意を確認するために発行する書類のことです。
お互いの署名捺印がなされて初めて「双方が雇用に合意している状態」になります。
企業は雇用するすべての労働者に対する「労働条件の明示」が労働基準法第15条によって義務付けられており、これに則り「労働条件通知書」を交付する必要があります。一方で、雇用契約書は法的に交付が義務付けられた書類ではありません。
しかし、企業と従業員の認識ズレによるトラブル防止の意味も込め、発行することが望ましいとされています。
雇用契約書は労働条件通知書と兼用することができるため、「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付するケースが多いです。
雇用契約書を労働条件通知書と兼用する場合の必須項目
では、「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付する場合、どのような項目を盛り込む必要があるのでしょうか。必須項目は下記のとおりです。
1. 契約期間と更新の有無・基準
契約期間が決まっているかどうかを記載します。
契約社員やパート・アルバイトなどで期間が決まっている場合は、更新基準についても明記しましょう。
2. 勤務場所
入社後の就業場所について「新宿本店」というように分かりやすく記入します。
異動などでいずれ勤務する可能性のある場所も記載することがおすすめです。
3. 業務内容
入社後に従事してもらう業務内容について記載します。
簡潔に書いて問題ありませんが、例えば「事務」ではなく「総務事務」「経理事務」というように、できるだけ内容が分かるよう記載しましょう。
4. 始業と終業の時間、休憩時間
労働時間について記載します。企業として変形労働時間制やフレックスタイム制などを導入し、かつその従業員が対象となる場合は具体的な条件を記載します。
5. 休日
定例日と非定例日を分け、非定例日の場合は「週・月当たり●●日」というふうに記載します。
6. 休暇
年次有給休暇の付与条件および付与日数、時間単位取得の可否について書きます。その他に設けている有給・無給についても記載しましょう。
「詳細は就業規則第●条」というように、関連する規則の条文を補足し、従業員が自分たちでも確認できるようにすることがおすすめです。
7. 賃金の決め方
賃金に関して次の項目の詳細を記載します。
- 賃金締切日・支払日
- 賃金の支払方法（本任命後の指定口座に振込、など）
- 労使協定に基づく賃金支払時の控除の有無
9. 退職にまつわる事項
退職に関して次の内容を記載します。
こちらについても、契約書内にすべての情報を盛り込むのは困難なので、詳細が記載された就業規則が第何条かを記載しておきましょう。
- 定年制の有無とその年齢
- 継続雇用制度の有無とその上限年齢
- 自己都合退職の手続きの届け出期限
- 解雇の事由および手続き
10. 昇給にまつわる事項
昇給の時期や基準などについて記載します。
なお、昇給にまつわる事項は必ずしも書面で交付する必要はないとされています。
雇用契約書の正しい書き方は？
上記で紹介した必須項目を踏まえ、雇用契約書の記入例を紹介します。
なおこのテンプレートは、「正社員」と「パート・アルバイト」どちらにも使用可能です。
雇用契約書の法的効力
雇用契約書の作成自体に法的義務はありませんが、締結が完了すればその内容は法的効力を持ちます。
ただし、これは契約書の内容が法律に則っていることが前提です。
つまり正確に表現すると、「正しく作成された雇用契約書に双方が合意すれば法的効力が発生する」ということになります。
雇用契約書を正しく書くためには
雇用契約書を正しく作成するために重要なポイントを3つ紹介します。
- 就業規則と見比べる
- 自社に合ったひな形を用意する
- 労働基準法を再確認する
3点目の「労働基準法を再確認する」について言及すると、例えば労働基準法第16条では、違約金や損害賠償額を記載することが禁じられています。このように、知らぬ間に違法行為をしている場合もあるため、まずは一度労働基準法を確認してみましょう。
再発行はできる？
雇用契約書は双方が合意することで「契約書」としての効力を発揮しますから、基本的に再発行することは望ましくありません。
従業員から再発行を求められた場合は、企業側が保管している原本のコピーを渡すと良いでしょう。
電子での締結はできる？
「雇用契約書」単体で交付する場合は、そもそも法的に定められた書類ではありませんから、電子締結で問題ありませんし、口頭で済ませる場合もあります。
「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付する場合、書面が原則ではあるものの、2019年4月以降、下記の条件を満たせば電子的交付が認められるようになりました。
【労働条件通知書兼雇用契約書として電子交付が認められる条件】
1. 交付を受ける従業員本人の希望に基づくこと
企業側の都合だけでなく、従業員本人が電子的交付を望んでいなければなりません。
「負担が少ないので電子締結にします」というように企業側の一方的な都合で決めてしまうと労働基準法違反となります。
とはいえ、電子交付のほうが従業員本人にとっても便利であるケースは多いので、メリットを丁寧に伝えたうえで意思を確認すると良いでしょう。
2. 従業員が印刷できる形式で送付すること
電子データを受け取った従業員が紙に印刷して保管できることも条件です。
メールやチャット、FAXなどが一例として挙げられます。
サーバーの不調や従業員側の設定などによりデータが届かない場合もあるので、企業は受け取った事実まで確認しましょう。
3. 本人以外に情報が漏れないようにする
企業と本人以外の第三者が情報に触れられないことが必要です。
セキュリティ面を整備することはもちろん、従業員が内容を確認したら出力して保存するように伝えましょう。
まとめ
雇用契約書は法的に交付が求められている書類ではありませんが、双方が労働条件に納得した事実を書面で残す意味で、企業ごとに交付することがおすすめです。テンプレートを用意しておけば事務も効率化できるので、ぜひ当記事でご紹介した記入例をお役立てください。
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