採用担当がいない会社は何から始める？社長・部門長でも進めやすい30日間の採用の進め方

採用担当がいない会社で止まりやすい3つの工程

採用が滞ってしまう会社は、気合いや人数の問題というより、工程ごとの担当者と期限がはっきりしていないことが少なくありません。まずは、どこでつまずきやすいのかを工程ごとに見ていきましょう。

要件決めが止まる理由

採用担当がいない会社では、『いい人が欲しい』『できれば経験者がいい』といった言い方で話が止まってしまいがちです。これでは、求人票も面接もぶれてしまいます。

最初に言葉にしておきたいのは、次の3点です。

• 入社後3か月で任せたい仕事は何か
• 未経験でも育成できる範囲はどこまでか
• 合わない可能性が高いタイプはどんな人か

この整理がないまま求人を出すと、応募が来ても『少し違う気がする』で終わってしまいやすく、面接の通過率も安定しません。

求人掲載が止まる理由

人手が足りない会社ほど、求人票は『必要事項だけ書いて出す』状態になりやすいものです。ただ、知名度だけで応募が集まりにくい中小企業では、仕事内容が具体的にイメージできるかがとても大切です。

応募者対応が止まる理由

応募数が多くない会社ほど、1件の応募を大切にしたいところです。それでも返信が遅れてしまうのは、担当者の意識というより、最初の連絡を誰がするのか決まっていないことが原因になっている場合が少なくありません。

まずは、次の流れだけでも決めておくと進めやすくなります。

1. 応募を確認したら、当日中または翌営業日中に一次返信する
2. 面接の可否判断に必要な確認先を決めておく
3. 面接候補日は最初から複数提示する
4. 担当者が不在のときは代理担当が返信する
5. 面接後の評価回収期限を当日中にする

求人の出し方や、応募が来ないときの見直し方は、次の記事も参考になります。
無料求人掲載の始め方 ／ 応募が来ないときの見直し方

最初の7日で決めておきたいこと

採用を立て直すときは、最初から完璧を目指さなくても大丈夫です。まずは、採用が止まらないために必要な土台を7日で整えましょう。

採用目的・人数・期限を1枚にまとめる

『なぜ採るのか』『何人必要なのか』『いつまでに必要なのか』が曖昧だと、社内で優先順位が上がりません。まずは1枚で共有できるメモを作っておきましょう。

募集職種：
採用したい理由：
欠員補充／増員／新規出店・新規事業／繁忙期対応
採用人数：
名
必要な時期：
月日までに入社希望
面接開始希望日：
求人掲載開始日：
入社後3か月で任せたい仕事：
1.
2.
3.
現場で困っていること：
1.
2.
3.

必須条件・歓迎条件・NG条件を分ける

この3つを分けるだけで、求人票と面接の軸がそろいやすくなります。条件をすべて『必須』にしないことがポイントです。

社内で担うことと、外部・ツールに任せやすいことを分ける

採用担当がいない会社ほど、すべてを社内で抱え込まないことが大切です。最終的な判断まで外に任せる必要はありませんが、実務を切り分けるだけでも採用は進めやすくなります。

30日間で進める採用の流れ

ここからは、採用担当がいない会社でも進めやすい30日間の流れをご紹介します。毎週の目的をはっきりさせて、『決めること』と『進めること』を分けて考えるのがポイントです。

1週目：要件を固めて、求人票のたたき台を作る

1. 採用理由・人数・期限を1枚にまとめる
2. 必須条件・歓迎条件・NG条件を分ける
3. 仕事内容を『1日の流れ』で言葉にする
4. 教育体制と、入社後1か月の動きを書き出す
5. 誰が初稿を作り、誰が確認するか決める

2週目：掲載を始めて、応募後の動きを整える

1. 求人票を公開する
2. 応募通知の受信先を1か所にまとめる
3. 一次返信のテンプレートを作る
4. 面接候補日を毎週固定枠で確保する
5. 応募があったときの代理対応者を決める

3週目：返信・面接設定・見送り判断を滞らせない

3週目は、特につまずきやすい応募者対応を整える週です。毎回文章を考えなくてすむように、返信文のテンプレートを先に用意しておきましょう。

このたびはご応募ありがとうございます。
応募内容を確認のうえ、次のご案内を【○営業日以内】にお送りします。
取り急ぎ受領のご連絡まで失礼いたします。

書類確認ありがとうございました。
面接候補日を以下の通りお送りします。
ご都合の良い日時をお知らせください。
・○月○日（火）10:00〜11:00
・○月○日（水）14:00〜15:00
・○月○日（金）16:00〜17:00
会場：
持ち物：
担当者：

4週目：結果を振り返り、改善点を見つける

採用担当がいない会社ほど、忙しさのなかで振り返りの時間が後回しになりがちです。4週目は、結果そのものよりも『次にどこを変えるか』を決める時間として確保しましょう。

• 応募数は想定より多いか少ないか
• 書類通過率は適切か
• 返信の遅れが起きた工程はどこか
• 面接で毎回聞けていない項目はないか
• 求人票で伝わっていない内容は何か

毎週見ておきたい5つの数字

数字を増やしすぎると続きません。週ごとに確認するなら、まずは次の5つで十分です。

返信や面接設定の時間をあらかじめ決めておく

応募者対応は『時間が空いたらやる』ではなく、時間を決めておくほうが進めやすくなります。

関連記事：
無料求人掲載は何から始める？ ／ 求人掲載で応募が来ないときの見直し方

社長・現場・事務でどう分担するか

兼務体制で採用を進めるなら、誰か1人がすべて抱えるのではなく、どの工程で誰が中心になるかをはっきりさせることが大切です。

役割分担の基本ルール

• 社長は最終判断に集中する
• 現場責任者は仕事内容の定義と見極めを担う
• 事務・総務は一次返信と日程調整を担う
• ツールや外部支援は掲載・管理・作業補助に活用する

兼務でも進めやすい担当分けの例

担当者が不在のときのルールも決めておく

1. 一次返信は、事務・総務が不在でも代理担当が当日中に送る
2. 面接可否の判断が遅れる場合は、現場責任者の代わりに確認する人を決めておく
3. 社長判断が必要な案件でも、候補日提示までは先に進める
4. 合否連絡の最終承認者と、何時までに返答するかを決める

応募者対応を止めないための毎週のチェックリスト

採用担当がいない会社に必要なのは、大がかりな制度よりも、毎週無理なく確認できる進め方です。次のチェックリストは、週30分ほどの打ち合わせでも使えます。

毎週30分で確認したい項目

□ 未返信の応募はない
□ 面接候補日送付待ちはない
□ 面接後評価の未回収はない
□ 今週の応募数と面接設定率を確認した
□ 求人票の表現で見直す点を1つ決めた
□ 来週の担当不在リスクを確認した
□ 合否連絡の滞留案件がない
□ 入社予定者への連絡漏れがない

返信漏れや日程調整漏れを防ぐ確認の順番

1. 新規応募が来ているかを確認する
2. 一次返信が済んでいるかを確認する
3. 面接可否の判断待ち案件を確認する
4. 候補日を送付済みかを確認する
5. 面接後評価の回収状況を確認する
6. 合否連絡が滞っていないかを確認する

面接後の評価を遅らせないためのルール

評価が遅れると、候補者への連絡も遅れてしまいます。面接後は感覚だけで話し合うのではなく、短い定型メモを当日中に回収するだけでも十分です。

候補者名：
面接日：
必須条件を満たすか：
はい／いいえ
良かった点：
1.
2.
懸念点：
1.
2.
現場との相性：
高い／普通／低い
次に進めるか：
進めたい／保留／見送り

関連リンク：
応募が来ないときの見直し方 ／ 採用管理ツールとは何か

無料トライアルを活用して、採用を止めにくくする方法

役割分担表やチェックリストを作っても、求人作成・掲載・応募者管理がバラバラだと、少人数での採用はまた止まりやすくなります。そんなときは、実務をまとめて進められる環境を小さく試してみるのもひとつの方法です。

採用係長が向いている会社

手間を減らしやすい業務

• 採用サイトの立ち上げ
• 求人票の作成と修正
• 複数の求人検索エンジンへの掲載
• 応募者情報と選考状況の管理
• サポート窓口への相談

採用係長は、75,992事業所が利用中で、30個以上の機能を搭載しています。さらに、BOXIL SaaS AWARD 2024受賞の実績もあり、まずは信頼感を重視して選びたい会社にも検討しやすいサービスです。

無料トライアルを始める前に決めておきたい3項目

1. 最初に募集する職種を1つに絞る
2. 一次返信の担当者を決める
3. 毎週見る数字を5つに絞る

よくある質問

採用担当がいない会社は、何から始めればよいですか？

まずは、採用目的・人数・期限を1枚にまとめ、必須条件・歓迎条件・NG条件を分けることから始めてください。そのうえで、一次返信の担当者と返信期限を決めておくと、採用が止まりにくくなります。

社長が採用を兼務している場合、どこまで担当すればよいですか？

社長は採用理由の整理と最終判断を担い、日々の一次返信や日程調整は事務・総務に任せるほうが進めやすくなります。面接で見るポイントのすり合わせは、現場責任者と一緒に行うのがおすすめです。

応募者への返信は、どれくらいの早さが目安ですか？

少なくとも当日中、遅くとも翌営業日中には一次返信できる体制を作りたいところです。担当者が不在でも代理で対応できるよう、返信文と代理担当をあらかじめ決めておくと安定します。

求人票作成や応募者対応は、どこまで外部やツールに任せてよいですか？

求人票の初稿作成、掲載作業、応募者情報の管理、日程調整などの実務は任せやすい部分です。一方で、採用したい理由、自社に合う人の定義、最終合否の判断は社内に残すのが基本です。

面接の評価が人によってぶれるときは、何を整えればよいですか？

面接で必ず確認する項目を3〜5個に絞り、面接後に短い評価メモを当日中に回収するようにしてください。人物像の基準を言葉にするだけでも、ぶれはかなり減ります。

労務や契約条件が関わる内容は、どう考えればよいですか？

この記事では、採用体制と進め方を中心にご紹介しています。労働条件、賃金、就業規則、雇用契約などの最終判断は、社労士などの専門家にも確認してください。

まとめ

採用担当がいない会社で大切なのは、立派な採用制度を最初から作ることではありません。誰が何を担当するか、いつ確認するか、どこを仕組みに任せるかを決めることです。

まずは、最初の7日で要件と役割分担を決め、30日間で採用の進め方を整えてみてください。そのうえで、求人作成・掲載・応募者管理をまとめて進めたい場合は、採用係長のようなツールを活用し、少人数でも採用が止まりにくい状態を目指すと進めやすくなります。