労働条件通知書とは？雇用契約書との違い・いつ渡すか・記載項目を事業者向けに解説

労働条件通知書は、採用時に必ず押さえておきたい基本書類の1つです。
ただし実務では、「雇用契約書と何が違うのか」「いつ渡せばよいのか」「正社員とパート・有期雇用で何が変わるのか」で迷うケースが少なくありません。

この記事では、事業者・採用担当者向けに、労働条件通知書の基本、雇用契約書との違い、交付タイミング、必須記載事項、2024年4月のルール改正で追加された明示事項までをまとめて整理します。

なお、本記事は「違い・いつ渡すか・実務フロー」を中心に解説するページです。
実際の書き方や雛形を詳しく見たい方は、労働条件通知書とは？書き方と実際の雛形・フォーマットをご紹介もあわせてご確認ください。

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労働条件通知書とは？まず押さえたい位置づけ

労働条件通知書とは、使用者が労働契約の締結に際して、労働者に労働条件を明示するための書面等です。
根拠は労働基準法第15条と労働基準法施行規則第5条で、正社員だけでなく、パート・アルバイト・契約社員など名称を問わず、労働者を雇い入れる際に対応が必要です。

法定の「この様式でなければならない」という決まったフォームはありませんが、必要事項を満たしていなければ不十分です。迷う場合は、厚生労働省のモデル様式をベースに作成するのが安全です。

また、労働条件通知書の役割は、単に書類を渡すことではありません。
賃金、労働時間、休日、就業場所、業務内容などを採用時点で明確にし、入社前後の認識違いを防ぐことにあります。採用担当者にとっても、後から「聞いていた条件と違う」と言われないための基本資料になります。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と雇用契約書は混同されやすい書類ですが、違いは「署名捺印の有無」だけではありません。
大きな違いは、何のための書類かにあります。

比較項目 労働条件通知書 雇用契約書
主な役割 使用者が労働条件を明示するための書類 労使双方が合意した内容を確認し、証拠として残すための書類
法律上の位置づけ 労働条件の明示は法律上必要 雇用契約書そのものの作成交付は法律上の必須書類ではない
合意の意味合い 通知が中心 合意内容の確認が中心
署名・押印 必須ではない 運用上は署名・押印または電子署名を付けて残すことが多い
実務上の使い分け まず条件を明示する 合意を明確に残したいときに活用する

つまり、労働条件通知書は「明示」、雇用契約書は「合意の確認」が中心です。
実務では、労働条件通知書と雇用契約書を別々に作る会社もあれば、「労働条件通知書兼雇用契約書」として1通にまとめて運用する会社もあります。

トラブル防止の観点では、法定の明示事項を満たしたうえで、双方の合意がわかる形にしておくほうが管理しやすいでしょう。採用人数が多い企業ほど、通知と合意の流れをルール化しておくことが重要です。

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労働条件通知書はいつ渡す？法令上の原則と実務上のおすすめ

結論からいうと、法令上の原則と、実務上おすすめするタイミングは分けて考えるのが安全です。

場面 法令上の考え方 実務上のおすすめ
新規採用時 労働契約の締結に際して明示する 内定通知から承諾前後のできるだけ早い段階で個別条件を提示する
有期契約の更新時 更新時にも必要事項を明示する 契約満了直前ではなく、更新判断の前後で余裕をもって案内する
雇用区分変更・再雇用など 新たな契約締結や条件見直しを伴う場合は改めて明示が必要 正社員転換、再雇用、無期転換などの節目で書類を作り直す

ポイントは、労働基準法が求めているのは「入社した後に渡すこと」ではなく、「労働契約の締結に際して明示すること」だという点です。
そのため、採用内定時に労働契約が成立すると考えられるケースでは、内定時点で明示が必要になることがあります。

採用現場では、入社日直前まで条件通知を引っ張るよりも、内定時点で労働条件通知書またはそれに準じる個別条件書を提示し、承諾の判断材料をそろえるほうが、辞退や入社後トラブルを防ぎやすくなります。

雇用契約書とどちらを先に出す？実務フローの考え方

実務では、次の流れで整理すると運用しやすくなります。

  1. 求人票・募集要項で募集時点の労働条件を明示する
  2. 選考後、内定時に個別条件を確定する
  3. 労働条件通知書で法定の明示事項を伝える
  4. 合意を明確に残したい場合は、雇用契約書または兼用書式で締結する
  5. 入社時に最終確認し、変更があれば差し替える

「通知を先に、合意はその後」という順番にしておくと、候補者が条件を確認してから承諾できるため、認識違いを減らしやすくなります。

労働条件通知書に何を書く？必須記載事項を整理

労働条件通知書には、法律上必ず明示すべき事項と、制度を設けている場合に明示すべき事項があります。
まず押さえたいのは、採用時に外せない必須項目です。

必ず明示したい主な事項

区分 主な記載内容 実務上の見方
契約期間 期間の定めの有無、定めがある場合の契約期間 有期雇用では開始日・終了日を明確にする
更新関係 有期契約を更新する場合の基準 更新の有無だけでなく、何で判断するかを示す
就業場所 雇入れ直後の就業場所 配属先だけでなく、異動可能性がある場合は変更範囲も確認する
業務内容 雇入れ直後に従事する業務 職種名だけでなく、実際の担当業務が伝わる書き方にする
労働時間 始業・終業時刻、休憩、所定時間外労働の有無、休日、休暇、交替制など シフト制や変形労働時間制は運用に合わせて具体化する
賃金 決定・計算・支払方法、締切日、支払日、各種手当、割増賃金など 月給・時給、手当の算定方法、固定残業の有無などを曖昧にしない
退職 退職に関する事項、解雇の事由を含む 詳細を就業規則参照とする場合も、適用箇所がわかるようにする
昇給 昇給に関する事項 昇給の有無や決定時期など、運用に合わせて整理する

なお、昇給に関する事項を除く必須項目は、原則として書面の交付または要件を満たした電磁的方法で明示する必要があります。

制度がある場合に明示したい事項

次のような制度を設けている場合は、その内容も明示が必要です。

  • 退職手当
  • 賞与・臨時に支払われる賃金・最低賃金額
  • 食費や作業用品など労働者に負担させるもの
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償、業務外の傷病扶助
  • 表彰および制裁
  • 休職

相対的明示事項は制度がある場合に必要になる項目です。実務では口頭で済ませず、就業規則との対応関係がわかる形で書面にも残しておくと安全です。

正社員・パート・アルバイト・有期雇用で何が違う？

雇用形態によって、特に注意したい明示事項が変わります。採用担当者が見落としやすいのは、短時間労働者と有期雇用労働者です。

雇用形態 まず押さえること 追加で注意したいこと
正社員 一般的な必須明示事項を漏れなく記載する 就業場所・業務の変更の範囲を2024年4月改正に合わせて確認する
パート・アルバイト（短時間労働者） 一般的な必須明示事項に加え、短時間労働者向けの追加事項を確認する 昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無、相談窓口を明示する
有期雇用労働者 契約期間、更新の有無・基準、更新時の明示を漏らさない 更新上限の有無と内容、無期転換申込機会、無期転換後の労働条件に注意する
短時間かつ有期雇用 短時間労働者向けと有期雇用向けの両方を確認する 追加事項が重なるため、モデル様式の選定から見直す

特に、パート・アルバイトだから簡易でよい、有期契約だから更新時に同じ書類を流用してよい、と考えるのは危険です。雇用区分ごとにチェックリストを作っておくと、通知漏れを減らせます。

2024年4月改正で追加された明示事項

現在の実務で必ず押さえたいのが、2024年4月1日施行の労働条件明示ルール改正です。
従来の説明だけでは足りず、次の項目を明示する必要があります。

対象 追加で押さえる項目 ポイント
すべての労働者 就業場所・業務の変更の範囲 雇入れ直後だけでなく、将来どこまで変更し得るかを示す
有期雇用労働者 更新上限の有無と内容 通算契約期間または更新回数の上限がある場合は明示する
無期転換申込権が発生する有期雇用労働者 無期転換申込機会 権利が発生する更新時に明示する
無期転換申込権が発生する有期雇用労働者 無期転換後の労働条件 無期転換後の就業場所、業務、賃金、労働時間などを確認できるようにする

さらに、有期雇用の従業員について、更新上限を後から新設・短縮する場合は、その理由をあらかじめ説明する必要があります。
更新時の書類を毎回前回分の流用で済ませている会社ほど、ここは見直しが必要です。

2024年4月改正以降は、単に「勤務地：本社」「業務内容：営業」のように書くだけでは不十分になる場面があります。たとえば配置転換の可能性があるなら、その範囲を実態に即して整理しておきましょう。

電子交付はできる？条件と注意点

労働条件通知書は、一定の条件を満たせばメールなどの電磁的方法で明示できます。
ただし、「電子で送れば何でもよい」わけではありません。

  • 労働者本人が電子的方法での受け取りを希望していること
  • 受け取った内容を出力して書面を作成できること
  • 本人に確実に届き、後から確認できる方法であること

実務上は、メールにPDFを添付する方法が扱いやすいでしょう。
一方で、印刷しづらい形式や、保存性・確認性に不安がある方法は避けたほうが安全です。電子交付を運用に組み込む場合は、本人の希望確認の取り方もあわせてルール化しておくことをおすすめします。

厚生労働省のモデル様式はどれを使う？

労働条件通知書には法定様式はありませんが、初めて整備する場合や、現行ルールに合わせて見直す場合は、厚生労働省のモデル様式をベースにするのが安全です。主な様式には次のようなものがあります。

  • 一般労働者用
  • 短時間労働者用
  • 派遣労働者用
  • 建設労働者用
  • 林業労働者用
  • 無期転換後の労働条件の参考様式

雇用形態や業種に合う様式を使うと、必要項目の抜け漏れを減らしやすくなります。
実際の記入例やフォーマットを見ながら作りたい方は、労働条件通知書の書き方と雛形・フォーマットを解説した記事もご活用ください。

労働条件通知書でよくあるミス

現場で起きやすいミスは、次のようなものです。

  • 求人票や募集要項の内容と、最終的な労働条件通知書の内容が一致していない
  • 就業場所・業務内容は書いているが、変更の範囲を書いていない
  • 有期雇用なのに、更新上限や無期転換関係の明示が抜けている
  • パート・アルバイトなのに、賞与・退職手当・昇給・相談窓口の有無を書いていない
  • 電子交付なのに、労働者本人の希望確認を取っていない
  • 就業規則や賃金規程と整合していない

とくに採用数が多い会社では、担当者によって文言がぶれることがあります。
自社の雇用区分ごとにテンプレートを分け、チェック項目を固定しておくと、差し戻しを減らしやすくなります。

労働条件通知から入社までを漏れなく進める方法

採用実務で本当に大変なのは、書類1枚の作成そのものよりも、応募者との連絡、選考状況の管理、内定連絡、条件提示、入社準備が別々に動くことです。
その結果、「条件は作ったが送れていない」「送ったが確認できていない」「承諾の履歴が追えない」という状態になりやすくなります。

採用実務を整理するなら、少なくとも次の流れを見える化しておくと運用しやすくなります。

  1. 求人作成・公開
  2. 応募者管理
  3. 面接日程の調整
  4. 内定連絡
  5. 労働条件通知・雇用契約
  6. 入社準備

採用係長は、こうした採用業務の流れをまとめて進めやすくしたい企業向けのサービスです。
「法令上必要な書類は自社で整えつつ、採用実務の抜け漏れを減らしたい」という場合は、採用係長を無料トライアルして、自社の運用に合うか見てみてください。

まとめ

労働条件通知書は、採用時に労働条件を明示するための基本書類です。
雇用契約書との違いは「署名捺印の有無」だけではなく、通知の書類なのか、合意確認の書類なのかという役割の違いにあります。

また、実務では次の3点を押さえておくと運用しやすくなります。

  1. 法令上は「労働契約の締結に際し」明示することを前提に、実務では内定時点でできるだけ早く条件提示する
  2. 正社員・短時間労働者・有期雇用労働者で、確認すべき項目を分ける
  3. 2024年4月改正に対応し、変更の範囲、更新上限、無期転換関係の明示を見直す

まずは、自社で使っている労働条件通知書が現行ルールに合っているかを確認し、必要に応じて厚生労働省のモデル様式をもとに更新してみてください。書類だけでなく、採用フロー全体を見直したい場合は、採用係長のようなツールを使って連絡・管理の流れを整理するのも有効です。

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採用Webマラボ編集部

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監修者
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辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
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