採用証明書の書き方 記入例・提出期限の違い・注意点を解説【事業者向け】

この記事は、失業給付を受給中の方を採用した企業側が、ハローワーク提出用の「採用証明書」の記入を求められたときの実務ガイドです。

採用証明書は毎回発生する書類ではありませんが、いざ依頼されると「支給番号は誰が書くのか」「雇入年月日は入社日と初出勤日のどちらか」「提出期限はいつか」など、確認漏れや書き直しが起きやすい書類です。この記事では、誰が・何を・いつまでに・どの書類を見て書くかがすぐ分かるように、準備から提出までを実務順に整理して解説します。

迷いやすい点 先に結論
支給番号は誰が書く？ 原則として本人確認で進めるのが安全です。会社側で推測記入しないようにします。
雇入年月日は何の日？ 雇用契約が開始する日を書きます。初出勤日や内定日ではありません。
従業員数は何を含める？ まずは手元の様式・記載例の定義を優先し、注記がない場合は提出先案内を確認します。
提出期限はいつ？ 就職の申告に使う採用証明書と、後で出す再就職手当支給申請書は期限の見方が別です。
押印は必要？ 様式差や運用差があるため、手元の様式と提出先案内で確認します。

※採用証明書の様式や運用は、管轄ハローワーク等で異なる場合があります。押印要否、提出方法、従業員数の数え方などは、手元の様式・記載例・提出先案内を必ず確認してください。

採用係長なら、候補者情報、採用経路、関連書類、やり取りを一元管理しやすく、採用証明書のような突発的な書類対応でも「最新版はどれか」「誰が確認したか」を追いやすくなります。

目次

採用証明書とは

採用証明書は、失業給付（基本手当）を受給している方が再就職した事実を、採用先企業が証明するための書類です。本人がハローワークへ就職の申告をするときや、再就職手当に関する手続きで使われます。

なぜ必要になるのか

  • 再就職により、基本手当の受給状況を正しく切り替えるため
  • 再就職手当の審査で、採用先・雇入日・雇用条件を確認するため

会社が理解しておきたい再就職手当との関係

企業側が細かな支給額計算まで把握する必要はありませんが、支給残日数や雇用見込みの確認に関わる項目を会社が証明するという位置づけは押さえておくと、雇入年月日や雇用期間の定めを丁寧に照合しやすくなります。

採用証明書が必要になるケース

採用証明書は、通常の採用で毎回発生する書類ではありません。主に、採用した本人が失業給付を受給中で、ハローワークへの届出や再就職手当の手続きで企業側の証明が必要になったときに対応します。

  • 基本手当を受給中の方が再就職したとき：就職の申告にあわせて採用証明書の提出を求められることがあります。
  • 再就職手当の申請に進むとき：採用証明書のほか、後日「再就職手当支給申請書」の会社記入を求められることがあります。
  • 提出先から追補や再提出を求められたとき：記入漏れや確認事項がある場合、補足記載を依頼されることがあります。

採用証明書の準備から提出までの流れ

  1. 本人から採用証明書の記入依頼を受け、様式・提出先・直近の期限を確認する
  2. 本人記入欄、とくに支給番号を先に本人へ記入してもらう
  3. 会社側で雇用契約書、労働条件通知書、採用経路の記録などを見ながら事業所欄を記入する
  4. 内容を確認して本人へ返却し、本人がハローワークへ就職の申告を行う
  5. 本人が再就職手当の対象であれば、後日「再就職手当支給申請書」の会社欄記入も求められることがある

重要：採用証明書の返却タイミングと、再就職手当支給申請書の申請期限は別に管理します。採用証明書はまず就職の申告に使われ、その後、対象者には別書類の申請が進む流れです。

記入前に準備する書類

  • 雇用契約書、労働条件通知書（雇入日、一週間の所定労働時間、雇用期間の定めの確認）
  • 採用決定時の社内記録や内定通知書（採用日や社内承認の確認）
  • 採用経路が分かる記録（ハローワーク紹介、求人媒体、紹介会社、縁故など）
  • 会社情報（所在地、事業所名称、代表者名、電話番号、雇用保険適用事業所番号）
  • 必要に応じて、雇入日前の就労有無を確認できる勤怠記録や過去契約書

迷った項目を採用証明書だけ見て埋めると、別書類との不一致が起きやすくなります。必ず雇用条件の正本で照合してから転記しましょう。

本人記入欄の書き方

支給番号は誰が書く？

支給番号は、原則として本人確認で進めるのが安全です。本人が持つ雇用保険受給資格者証で確認する項目のため、会社側で空欄を埋め切ろうとせず、まず本人に確認してもらう運用にするとミスを防ぎやすくなります。

氏名・住所・電話番号はどうする？

様式によっては本人記入欄に含まれます。応募書類を見ながら会社側で下書きすることはできますが、住所変更や電話番号更新があり得るため、最後は本人に必ず確認してもらいましょう。

事業所記入欄の書き方

雇入（予定）年月日

雇用契約が開始する日を書きます。内定日、雇用契約の締結日、初出勤日とは分けて考えます。たとえば4月1日付採用で初出勤が4月2日でも、4月1日を記入するのが基本です。

試用期間、研修期間、アルバイト期間を経て本採用になる場合も、その雇用が始まった最初の日を基準に確認します。

一週間の所定労働時間

雇用契約書や労働条件通知書に記載された所定労働時間を転記します。シフト制で週により差がある場合は、手元の様式の注記に従って、契約上の所定時間や平均的な扱いを確認してください。

従業員数

従業員数は、様式差が出やすい項目です。まずは手元の様式・記載例の定義を優先し、その記載がない場合は、企業全体の人数か事業所単位か、正社員以外を含むかを提出先案内で確認します。

実務では、企業全体の人数で、パート・アルバイト等も含めて数える案内例が多いため、独自判断で正社員数だけを記入しないように注意しましょう。

職種

本人が実際に従事する業務内容が分かる表記で書きます。たとえば「総務事務」「販売」「介護職」「営業」など、求人票や募集要項と整合する名称にすると社内記録とのズレを防ぎやすくなります。

雇入日前の就労の有無

本採用前にアルバイト、日雇い、試用、短期雇用などで自社就労があった場合は、その有無と期間を確認します。勤怠データや過去の雇用契約書で照合してから記入しましょう。

採用経路

ハローワーク紹介、求人媒体、人材紹介会社、縁故など、採用に至った経路を書きます。紹介会社名や担当者名まで必要な様式もあるため、採用経路が後から追えるように記録しておくことが重要です。

雇用形態

契約上の雇用区分に沿って書きます。正社員のほか、契約社員、パート、アルバイトなどで長期間の雇用見込みがある場合は、様式上の区分選択で迷うことがあります。判断に迷うときは独自解釈で断定せず、手元の記載例や提出先案内に合わせてください。

雇用期間の定め

無期雇用なら「無」、有期雇用なら「有」を選び、必要に応じて契約期間を書きます。更新条項や1年以上の雇用見込みが審査に関わることがあるため、雇用契約書の文言どおりに記入するのが安全です。

事業主証明欄

事業所所在地、事業所名称、代表者名、電話番号、雇用保険適用事業所番号などを記入します。雇用保険適用事業所番号は、社内控えや雇用保険関係書類で確認してください。

雇入年月日・提出期限・押印で迷ったときの判断ルール

雇入年月日は「出勤日」ではなく「雇用開始日」

休日開始、初日欠勤、試用期間開始などは誤記が起きやすい場面です。実際に働き始めた日ではなく、雇用契約上の開始日を基準に確認しましょう。

提出期限は2段階で見る

手続き 実務上の見方
就職の申告 就職日が次回認定日より前なら原則その前、次回認定日より後なら次回認定日を基準に、本人がハローワークへ申告します。
採用証明書 就職の申告時に持参するのが基本です。返却が間に合わない場合は、後日提出になることもあるため、本人へ早めに共有します。
再就職手当支給申請書 採用証明書とは別書類で、一般に就職日の翌日から1か月以内に本人が申請します。会社側は追加記入の依頼が来る可能性を見込んでおきます。

会社側は「とりあえず1か月以内」と覚えるのではなく、まず本人がいつ就職の申告をするかを確認し、その前に採用証明書を返却できるかで動くと手戻りが減ります。

押印や署名は様式で確認する

押印や署名は、様式や提出先の運用で扱いが異なる場合があります。安全運用としては、手元の採用証明書に押印欄があるか、提出先案内で押印不要とされているかを確認して対応するのが確実です。迷うときは、本人経由または管轄ハローワークへ確認してください。

採用証明書の記入例（コピペ用）

以下は、企業側が記入依頼を受けたときに流用しやすい記入例です。実際の様式に合わせて項目名や表記を調整してお使いください。

本人記入欄

【本人記入欄（例）】
支給番号：1234-567890-1
氏名：山田 太郎
生年月日：1990年01月01日
住所：東京都○○区○○ 1-2-3
電話番号：090-1234-5678

事業所記入欄

【事業所記入欄（例）】
雇入（予定）年月日：2026年04月01日
一週間の所定労働時間：40時間
従業員数：120名
職種：総務事務
雇入日前の就労の有無：無
採用経路：求人媒体（自社採用サイト）
雇用形態：常用（正社員）
雇用期間の定め：無

事業主証明欄

【事業主証明欄（例）】
事業所所在地：東京都○○区○○ 1-2-3
事業所名称：株式会社○○
代表者氏名：代表取締役 ○○ ○○
電話番号：03-1234-5678
雇用保険適用事業所番号：1234-567890-1
押印・署名：手元の様式の指示に従う

記入後のチェックリスト

  • 支給番号は本人確認済みで、会社側の推測記入になっていない
  • 雇入年月日が、内定日や初出勤日ではなく、雇用契約の開始日になっている
  • 一週間の所定労働時間、雇用形態、雇用期間の定めが、雇用契約書・労働条件通知書と一致している
  • 採用経路の区分と名称が、社内の採用記録と一致している
  • 本人へ返却する前に、控えを紙またはPDFで残す準備ができている

採用係長のように、候補者情報、採用経路、雇用条件、関連書類をまとめて確認できる状態にしておくと、「労働条件通知書の最新版が見つからない」「採用経路の記録が追えない」といった差し戻しを防ぎやすくなります。

提出・保管・個人情報管理の注意点

提出が遅れそうなとき

本社決裁や郵送の都合で返却が遅れそうな場合は、本人へ先に見込みを伝えます。採用証明書の返却遅れと、再就職手当支給申請書の申請期限は別に影響するため、どの段階の遅れかを切り分けて共有すると行き違いを防げます。

控えの保管

  • 紙で返却する場合でも、PDFやコピーで控えを残す
  • アクセス権限を決め、関係者だけが見られる場所に保管する
  • メール添付の転送や不要な複製を増やさない
  • 保管期間は社内規程や関連書類の保存方針と整合させる

採用書類の保管方針を整理したい場合は、履歴書などの保管期間の考え方も参考になります。

照合ミスを減らすコツ

雇入日、所定労働時間、雇用期間などは、雇用契約書や労働条件通知書とのズレが最も起きやすい項目です。採用証明書を作成する前に、どの書類が最新の正本かを社内で明確にしておきましょう。

雇用条件の整理に不安がある場合は、労働条件通知書とはもあわせて確認しておくとスムーズです。

FAQ

Q1. 採用証明書は採用のたびに必ず必要ですか？

A. いいえ。通常の採用で毎回発生する書類ではなく、採用した本人が失業給付を受給中で、ハローワークの手続き上必要になったときに依頼されるのが一般的です。

Q2. 支給番号は会社が書いてもいいですか？

A. 本人確認で進めるのが安全です。会社側で受給資格者証を見られない運用もあるため、まず本人に記入してもらい、必要に応じて整合だけ確認する流れが実務上は無難です。

Q3. 雇入年月日は初出勤日ですか？

A. いいえ。原則は雇用契約の開始日です。休日開始、初日欠勤、試用期間開始などでも、雇用が始まる最初の日を確認して記入します。

Q4. 従業員数は正社員数だけでよいですか？

A. 正社員数だけで決め打ちしないでください。まずは手元の様式・記載例の定義を確認し、注記がない場合は企業全体か事業所単位か、非正規を含むかを提出先案内で確認するのが安全です。

Q5. 試用期間がある場合、雇用形態や雇用期間はどう書きますか？

A. 契約書上の区分で判断します。試用期間付きの正社員なら、その契約内容に沿って記入します。有期雇用で更新条項がある場合は、契約期間と更新の扱いを雇用契約書どおりに確認しましょう。

Q6. 押印は必要ですか？

A. 様式や運用で差があるため、手元の様式と提出先案内を確認してください。押印欄がある様式や、提出先から指示がある場合はそれに従います。

Q7. 採用証明書の返却が就職日までに間に合わないときは？

A. 本人へすぐに共有し、どの段階の手続きに影響するかを切り分けます。採用証明書は就職の申告時点で必要になるため、返却が遅れそうな場合は本人が提出先案内に沿って相談できるよう、早めの連絡が大切です。

Q8. 記入ミスが見つかったらどうすればいいですか？

A. 返却前なら、二重線や訂正印の扱いを含めて手元の様式や提出先案内に従って修正します。返却後や提出後に判明した場合は、本人に速やかに共有し、提出先の指示を確認してもらいましょう。

Q9. 再就職手当支給申請書も会社が書くのですか？

A. 対象者には、後日、会社記入欄のある再就職手当支給申請書の記入を求められることがあります。採用証明書を書いて終わりではない場合があるため、雇入日や雇用条件の控えを残しておくと対応しやすくなります。

まとめ

採用証明書は、失業給付を受給している方の再就職を企業側が証明する書類です。実務で重要なのは、支給番号は本人確認で進めること、雇入年月日は雇用開始日で確認すること、採用証明書の返却タイミングと再就職手当支給申請書の期限を混同しないことの3点です。

また、手戻りを防ぐには、雇用契約書、労働条件通知書、採用経路、候補者情報がすぐ確認できる状態を作っておくことが欠かせません。

採用係長を使うと、候補者情報、やり取り、採用経路、関連書類をまとめて管理しやすくなり、採用証明書のような急ぎの書類対応でも確認漏れや引き継ぎ漏れを減らしやすくなります。無料トライアルで、採用事務の回しやすさを確認してみてください。

あわせて、運用の全体像は採用係長の使い方も参考にしてください。

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採用Webマラボ編集部

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監修者
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辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
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