人事・採用担当者向けWebマガジン「採用アカデミー」

【コピペOK!例文付き】不採用通知メールの送り方、送る際に気をつけるべきこと解説

32,773 views
[公開日]2020.10.21
[更新日]2021.09.02

選考を行えば、当然不採用になる方が出てきます。不採用の旨を伝えるのはあまり前向きにはなれないはず。ですが、不採用通知のメールにこそ、企業の誠実さが見えるとも言えます。

今回の記事では不採用通知メールのポイントについて解説。送るタイミングや構成する内容、そしてコピペですぐに使える用途別テンプレートなども紹介していきます。

不採用通知メールとは

不採用通知メールとは、書類選考や面接で不合格・不採用になったことを応募者に伝えるメールのこと。採用担当者・経営者であれば、送ることになる機会も多いはずです。

誰しも不採用通知メールなど受け取りたくはありませんし、書きたくもないはずです。しかし不採用通知メールの内容は、採用だけに留まらず、会社にとって非常に重要なもの。

例えば不採用になった方も、先々自社の商品やサービスを使うお客様になる可能性があります。その際に、不採用通知メールの内容次第で企業イメージを大きく損なってしまいかねません。

ではどのような内容の不採用通知メールを作成すればいいのでしょうか。今回は3つのポイントについて解説していきます。

不採用通知を出すタイミング

不採用通知のメールは、面接日から3日程度、遅くとも1週間以内には出すようにしましょう。

当然ながら応募者は早く選考結果を知りたいもの。複数企業の選考を受けているのであればなおさらです。

社内での調整もあるかと思いますが、面接から3日ほどで通知をするのが良いでしょう。面接翌日など早すぎてしまうと、「きちんと選考されていない」と捉えられてしまう可能性もあります。

もし1週間を超えてしまう場合は、選考結果の通知が遅れている旨の連絡をしましょう。あまりに待たせすぎてしまうと、応募者からの信頼を無くすことになってしまいます。

不採用通知の最適な構成内容

不採用通知メールに必要な構成内容は、大きく分けて5つ。各ポイントについて解説します。

件名

件名はシンプルでOK。結果の通知であることと企業名が分かれば問題ありません。応募者は選考関連のメールが日々たくさん届いているので、【選考結果のご連絡】など分かりやすい件名に設定しましょう。

応募者名

冒頭の応募者名は、苗字だけではなくフルネームで書くのが好ましいです。応募者が多い場合は氏名を間違えてしまう場合もあります。氏名も個人情報ですので、リストなどを見ながら間違いがないように確認しましょう。

挨拶・謝意

不採用通知メールは、会社からの公式な通知です。

会社を代表して送るため、失礼のないようきちんと挨拶と謝意から入ります。特に謝意については、応募してくださったことや、面接を受けてくださったことへの感謝を伝えましょう。

選考結果

本題である、不採用という選考結果を伝えます。『不採用』という文言は直接的過ぎて失礼になる可能性があるため使うべきではありませんが、気を遣って遠回しな表現はせずに、「今回は採用を見合わせて頂くこととなりました」と分かりやすく書きましょう。

応募書類の取り扱い

不採用となった場合、会社側で保管している履歴書・職務経歴書をどう取り扱うかも明記します。住所や電話番号など重要な個人情報が詰まった書類ですので、対応方法はきちんと決めておきましょう。

郵送で返却する企業もあるかと思いますが、応募者が多い場合は対応しきれないケースもあるかもしれません。そのため、『自社で責任をもって破棄する』と伝えるのがよいでしょう。

メールを作成する際のポイントや注意点は?

不採用理由は無理に書かなくても良い

不採用通知メールでは、選考結果のみを伝えれば問題ありません。「他の応募者と比較した結果」「当社の定める能力に達しておらず」など不採用の理由を明確にしてしまうと、納得できない応募者から問い合わせが入ってしまうことも。結果的に対応に困ってしまうことになるため、無理に記載しない方がよいでしょう。

なぜ電話ではなくメール?

不採用通知は、できれば電話ではなくメールで送りましょう。電話の場合、直接本人に言葉で伝えにくかったり、選考について質問をされてしまったりということもあり得ます。

また、言った言わないのトラブルにもなりかねないため、きちんとメールの文面で不採用の旨を残しましょう。

不採用通知メールの例文を紹介

不採用通知メールは人によって大きく内容が変わるものではありません。送る通数も多くなると思いますので、最低限のテンプレを作っておき、相手や選考状況に合わせて編集しながら使うのが良いででしょう。

ここでは状況に合わせてすぐに使えるテンプレをいくつかご紹介します。ぜひコピーしてそのまま活用してください。

例文① 書類選考で不採用になった場合(書類返却無し)

件名/【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様(応募者のフルネーム)

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

さて、書類選考の結果についてですが、厳正なる選考の結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

例文② 書類選考で不採用になった場合(書類返却有り)

件名/【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様(応募者のフルネーム)

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございました。

書類選考の結果についてですが、弊社にて厳正な選考を行いました結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせて頂くこととなりました。

尚、お預かりした応募書類につきましては、
履歴書に記載されておりますご住所に郵送にて返却させて頂きます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

例文③ 面接で不採用になった場合(書類返却無し)

件名/【選考結果のご連絡】株式会社●●●

〇〇 〇〇様(応募者のフルネーム)

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂き、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂いたこと、重ねて御礼申し上げます。

さて、書類選考の結果についてですが、面接でお伺いした内容を踏まえて弊社にて検討をした結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました。

ご期待に沿えず申し訳ございません。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

例文③ 面接で不採用になった場合(書類返却有り)

件名/【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様(応募者のフルネーム)

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
また先日は弊社までご足労頂き、ありがとうございました。

書類選考の結果をお伝え致します。

面接でのお話を踏まえ、社内にて厳正な選考を行った結果、
誠に残念ですが、今回は採用を見送らせて頂くことになりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、履歴書に書かれておりました住所に返送させて頂きます。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

まとめ

不採用通知メールは、採用に関わっていれば必ず送らなければならないもの。

かつ、企業のイメージを左右する大切なメールです。採用の規模が大きければ大きいほど送る通数も多くなり、毎回文章を書くとなると労力と時間は計り知れません。

また、不採用を伝えるメールだけに、精神的な負担も大きいでしょう。

だからこそ最低限必要な内容を網羅し、応募者の方が不快にならないような内容のテンプレートを作り、一部を編集して送るだけにしましょう。

今回の記事では状況に合わせて4つのテンプレートをご紹介しています。自社の状況に合わせてテンプレートを編集して活用して頂ければ幸いです。

また不採用通知メールだけでなく、採用業務全般を一元管理して効率化したいのであれば、採用支援ツールの導入をオススメします。
求人票や応募者の管理はもちろん、メッセージのやり取りなどもツール上で行えるため、採用業務が飛躍的に効率化できます。

さまざまな採用管理ツールがありますが、『採用係長』であればすぐに無料で利用可能です。

求人票の作成や応募者対応など基本的な機能は全て無料で活用できますので、まずはぜひ試しに登録してみてください。

無料でIndeed掲載&魅力的な採用サイト作成

求人を無料でだせるサイトがあることをご存じでしょうか。

Indeed(運営Indeed Japan株式会社)、求人ボックス(運営株式会社カカクコム)などの求人検索サイトは無料で求人を出すことができます。

もちろん無料で求人を出しても応募がなければ全く意味がありませんよね。 なので、まずは求職者の数が多いサイトから初めて見るといいかもしれません。

Indeedは日本で月間訪問数3,460万(Similar Web, 総訪問数, 2020年1月)の求職者が利用している日本最大級の求人サイトなのに無料で掲載開始できるので「Indeedで無料の採用をはじめる」ことが一番いいと言えるでしょう。

Indeed掲載方法の記事はこちら

ただ、Indeedに求人を直接作成・投稿してもシンプルなデザインのため魅力の訴求が難しく、かつ他企業も同じデザインで差別化がしにくいため反応が少ない可能性があります。

同じIndeedへの掲載でも、無料で利用できる「採用係長」で求人を作成してIndeedに自動連携するという方法を取ると、簡単に魅力的な採用サイトを作成できるため、他社と差別化できて魅力も訴求しやすいです!

採用係長について詳しく見てみる

さらに、採用係長で作成した採用サイトは、Indeedをはじめとする最大6つの検索エンジンと連携しているため、各サイトへ求人を自動的に掲載することができ、応募者集客が無料で行えます。 

Indeedなどの無料で求人を出せるサイトについては以下の記事で解説しています
無料で求人広告を出せる12種類のサイト | 効果の出し方について

問い合わせ用チャットだけでなく、コールセンターも完備しており、運用や使用方法の相談などカスタマーサービス機能が充実している点もおすすめポイントです。

すぐに無料で採用サイトを作成する

この記事を書いた人

U.Shiraishi

U.Shiraishi

福岡在住のライターで、2児の娘のパパ。趣味は水族館巡り。休日は娘たちと水族館デートするのが何よりの楽しみ。娘たちには毎回アイスとジュースとチュロスとぬいぐるみを買わされる。最近ハマっている食べ物は、イカ。

PAGE TOP