皆さんの企業では「人事評価制度」を導入していますか？
人事評価制度は、従業員の成長やモチベーションの向上のために導入されるような、一見するとメリットの多い制度のように思えますが、実は一歩間違えると逆にモチベーションを大きく低下させかねない、諸刃の剣のような側面もあります。
そこで、今回は「これから人事評価制度の導入を検討している」あるいは「人事評価制度の運用に苦労している」という企業様に向けて、人事評価制度の実施目的や作成方法、陥りがちな問題への対策方法を解説していきたいと思います。
目次
人事評価制度とは？
人事評価制度とは、企業目標に対する従業員の能力や貢献度を評価し、その結果を定期的に従業員の昇給・昇格などに反映させる仕組みのことです。とはいえ、ここでいう昇格・昇給といった従業員への処遇は、手段であって目的ではありません。あくまで、人事評価制度の究極的な目的は「企業と従業員が成長する土壌を作ること」にあります。
そのため、理想としては企業と従業員それぞれがお互いに納得できる基準で評価をしていくことが重要になります。特に、近年では「リモートワーク」などを導入する企業も多くなってきましたので、働き方に捉われない普遍的な評価基準の設定が重要となってくるでしょう。
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企業が人事評価制度を導入する目的
人事評価制度を導入する目的は企業によりさまざまかと思いますが、一般的には下記のようなものが挙げられます。
- 生産性や業績の向上
- 従業員の人材育成
- 人員配置の最適化
人事評価制度は、「企業が従業員に求めている内容を明確化する」という作業でもあるので、従業員の育成や企業業績の向上において、大きな意味のある制度と言えるでしょう。
生産性や業績の向上
人事評価制度を通して従業員の目標設定を行い、評価者と共に定期的にPDCAサイクルを回すことにより、会社全体における生産性や業績の向上が見込めます。また、これまでは相対的にで評価されてきた、自身の「上手くできたこと／上手く出来なかったこと」を、評価者と1対1で客観的に評価してもらうことで、従業員のモチベーションが向上します。
従業員の人材育成
人事評価制度では「何ができたのか」の結果だけを見るのではなく「どんなことをしたのか」「次はどうするのか」といった過程や未来の話も行います。これにより、被評価者本人が気付いていなかった課題が明確になったり、課題に対するアプローチ方法を考えるヒントを得られることにより、従業員のスキルアップにつながっていきます。
人員配置の最適化
人事評価制度のデータが蓄積されていくことにより、個々のスキルや得意／不得意の傾向だけでなく、業務内容や立場によってどのような部分で課題を感じやすいかの全体的な傾向も可視化されるため、企業と従業員の双方にとって満足度の高い人員配置を行うことができるようになります。
人事評価制度の課題
人事評価制度に正解はありません。全ての従業員が納得できる制度を作るにはなかなか骨が折れるかと思います。
実際に、アデコ株式会社様が2018年に実施した「人事評価制度」に関する意識調査（インターネット調査）では、1,532人のうちの約62.3%もの人が「人事評価制度に何らかの不満がある」と回答しています。
ここでは、人事評価制度導入後に抱えがちな問題点について触れておきたいと思います。ここで紹介する内容が、少しでも良い制度にブラッシュアップするためのヒントになりましたら幸いです。
【問題点】
- 評価基準が不明瞭（評価結果に納得ができない）
- 評価項目／目標設定が不適切
- 評価者の価値観や業務経験によって評価にバラつきが出て不公平に感じる
- 評価結果のフィードバック、説明が不十分、もしくはそれらの仕組みがない
- 評価結果が昇進・昇給に結びつく制度ではない
- 期中の状況変化が考慮されない（異動や外部変化など）
【わかること】
- 評価のプロセスに納得感がない人が多い
- 評価者と対象者の認識のズレが最大の納得感のズレ
さらに、同調査で「（メンバーを評価する評価者に対して）自分が適切に評価を行えていると思いますか」という設問に対して、「そう思う」と回答したのは2割未満に留まったとのデータも出ており、絶対的な自信を持って評価している評価者は限られていることがわかります。
このことから、「人事評価制度の評価基準が不明瞭」「数値化が難しい」といった、評価者への人事評価制度の実施目的／実施手法の共有がうまくいっていないパターンも考えられます。こういった認識のズレを放置してしまうと、企業方針と評価者、そして評価者と被評価者との間でどんどん認識のズレが広がっていってしまい、最終的には人事評価制度を導入したことによって業績の低下を招くことも考えられます。
以上を踏まえて、次の項目では人事評価制度の導入や運用手順について詳しく解説していきたいと思います。
人事評価制度の導入～運用手順
ここでは人事評価制度の導入手順について解説します。
あくまで人事評価制度を作るうえでの、一般的な内容になっていますので、必要に応じてアレンジしていただければと思います。
また、あわせて前章の『人事評価制度の課題』の観点から、人事評価制度においては「評価者と被評価者の認識のズレを最小限に抑える」ということが重要になってきます。具体的な対策についてもまとめておりますので、そちらも参考にしていただけますと幸いです。
ステップ1：評価基準の設定
まずは評価の基準を設定します。評価項目は大きく分けて下記の3つに分類されます。
- 能力評価：業務を遂行するうえで必要とされるスキルを持ち合わせているかどうかを評価
- 業績評価：一定期間において設定された目標に対する達成率／貢献度を評価
- 情意評価：業務に対する積極性／協調性といった勤務姿勢を評価
これらの評価項目に対して、企業方針や社内部署ごとの業務を踏まえ、細かく落とし込んでいきます。この評価基準の設定が実際の現場業務に即していないものになると被評価者の不満の種となってしまいますので、ここは慎重にはっきりと明確化することが重要です。
ステップ2：評価担当者の設定
次に、評価担当者を設定します。ここは基本的に、業務理解があり、なおかつ被評価者との距離が近い、担当部署の責任者が選任されることが多いです。いずれにせよ、評価を行う際は「公平性」と「客観性」に重きを置き、私情を挟むことのないように注意しましょう。
ステップ3：人事評価制度の周知
続いて、設定した人事評価制度の全体周知を行います。この周知をどれだけ丁寧にできるかによって、従業員の納得感が左右されるといっても過言ではありません。社内文書などで一方的に通知するだけでなく、具体的な根拠を踏まえて、説明会や研修を開いて質疑応答の時間も設け、評価制度に対する疑問が残らないような双方向的な周知を心掛けましょう。
ステップ4：実施＆フィードバック
人事評価を実施後は、必ず明確なフィードバックを行うようにしましょう。いくら評価者が公平かつ客観的に評価を行っていても、被評価者の自己評価とのギャップの理由が説明されなければ、評価者への不信やモチベーションの低下につながります。
人事評価制度は、評価すること自体が目的ではなく、評価した上でいかに次につなげていくかが重要になってくる制度ですので、フィードバックは一番力を入れるべき点であると言えるでしょう。
「評価者と被評価者の認識のズレを最小限に抑える」ための対策
- 評価を行う目的と評価基準を明確にしておく（評価者により差が出ないようにする）
- 明確な根拠を踏まえて、評価結果のフィードバックを実施する
- 評価対象期間中の「異動」や「外部変化」などの状況変化やプロセスも加味する
- （可能であれば）評価対象の業務に詳しい担当が評価を行う
まとめ
いかがでしたでしょうか。人事評価制度は、従業員が育つ土壌を作るための制度であり、優劣をつける制度ではありません。一方で、企業が100社あれば100通りの正解がある取り扱いの難しい制度でもあり、良くも悪くも従業員の未来を左右する重要な制度でもあります。
今回の記事が、これから人事評価制度を導入しようとしている企業様、あるいは運用で課題を感じている企業様にとって、少しでも自社に合った形で運用していくうえでの参考になりましたら幸いです。
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