面接代行サービスのメリット・デメリット選び方や比較ポイントも解説

近年、「面接代行サービス」が注目を集めています。

採用活動において、適切な面接プロセスを確保して効率的に進めることは重要です。
一方で、採用ノウハウの不足や業務の多さなどから、採用面接に時間・人手をかけられずに悩む企業もあるのではないでしょうか。

当記事では、面接代行サービスの基本的な理解から、そのメリット・デメリット、選び方、比較ポイントまで解説します。

「面接を効率化したい……」
「面接で応募者を引きつけたい……」
このようにお悩みの方は、ぜひ当記事をお役立てください!

面接代行サービスとは?

面接代行サービスとは、外部の専門業者に面接を代行してもらうサービスです。
採用過程のうち、面接とそれに付随する業務を委託します。

初めに企業と担当者が人材像や採用戦略などをすり合わせたうえで、専門の面接官が採用候補者と面接を行い、基準に沿った適切な評価をします。

面接代行サービスの基本的な流れ
1 問い合わせ
2 自社の希望や採用目標についてのすり合わせ
3 面接方法や対応業務の提案
4 面接代行サービスによる業務開始
5 フィードバック

面接代行サービスを利用することで、企業は時間とリソースを節約でき、採用活動全体が効率化します。
また、プロの視点で面接してもらうことで、優秀な人材の見極めが可能となります。

面接代行サービスが注目されている背景

面接代行サービスが注目されている大きな理由は、採用競争の激化です。

少子高齢化による労働人口の減少や、キャリアの多様化に伴う人材流動などにより、企業が人材を確保することが難しくなっています。
「時間と労力をかけて採用した人材が自社に合わなかった……」と、焦って採用を進めることでミスマッチが生じるケースもあります。

このような背景から、「プロの目で人材を見極めてもらう」「負担の大きい面接業務を代行してもらう」ために、面接代行サービスが人気を集めているのです。

面接代行サービスが対応できる業務内容

面接代行サービスが対応できる主な業務は、下記の4つです。

  • 求める人物像のすり合わせ
  • 質問内容・評価基準の設定
  • 面談の実施
  • 面接後のフィードバック

それぞれ、どのように代行してくれるのかを具体的に解説します。

求める人物像のすり合わせ

企業と面接代行サービスが、求める人物像やポジションごとの要件など、採用したい人材について具体的に調整します。

ここですり合わせた内容を基に、面接代行サービスは候補者の選考基準を設定し、適切な評価を行います。
そのため、「いかに具体的にすり合わせられるか」が、面接代行サービスの成功を左右すると言っても過言ではありません。

質問内容・評価基準の設定

面接代行サービスは、質問内容や評価基準の設定にも対応します。
ただし、企業が知りたい情報がある場合、質問をあらかじめ準備して面接官に伝えることも可能です。

評価基準を明確に設定することで、統一した基準に則って候補者を評価し、公平性を確保できます。

面談の実施

面接代行サービスのスタッフが、面接官として応募者と面談をします。
専門的な知識と豊富な経験を活かし、応募者の能力や適性、コミュニケーションスキルなどを評価します。

自社の社員が面接を担当する場合、好みや相性などが反映され、どうしてもバイアスがかかりやすくなります。
面接代行サービスのスタッフは、第三者として独立した立場で面接するので、より客観的な視点での評価が可能です。

面接後のフィードバック

面接代行サービスは、面接後のフィードバックにも対応していることがあります。

企業に対して候補者の評価結果や意見を報告し、採用判断および採用後の配置に役立つ情報を提供します。
また、候補者に対して、面接の結果や評価、強み、改善点などをフィードバックする場合もあります。

面接代行に依頼するメリット

面接代行サービスの利用は、企業にいくつかのメリットをもたらします。
ここでは、特に大きなメリットとなり得る4点について紹介します。

担当者の工数削減が期待できる

面接代行サービスを利用することで、企業の担当者は採用活動の工数を削減できます。

面接は、準備から評価までを一人ひとりの候補者に対して行うため、時間や労力がかかります。
面接スケジュールの調整から面接結果の評価など、面接に関連する業務を代行してもらうことで、担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。

自社にノウハウを蓄積できる

面接代行サービスには、「面接」に関する専門的な知識や経験を持つスタッフがそろっています。

そのため、面接の適切な評価基準や質問方法、円滑なやり取りなどについて、近くで学ぶことが可能です。
すでに自社の採用プロセスが確立されている場合でも、内容の改善やさらなる効率化につなげられます。

特に採用力に自信がない企業は、一度面接代行サービスを利用することで、自社の採用力がアップするでしょう。

質の良い人材を採用できる

面接のプロに依頼することで、応募者の本質を引き出し、かつ基準に則って適切に評価してもらえます。
そのため、応募者の中から自社にとって理想的な人材を採用できます。

また、面接代行サービスは多くの候補者と接する機会を持っているため、広範な候補者のプロファイルを把握しています。
それらのデータを活かして、多角的な視点で選考を行うことも可能です。

選考スピードがアップする

面接代行サービスは、専門知識や経験を活用し、スムーズかつ迅速な面接プロセスを確立します。
面接のスケジュール調整や面接官の手配など、採用プロセスが滞る要因を削減することが可能です。

その結果、選考のスピードが向上し、優秀な候補者をより早く採用することができます。

面接代行に依頼するデメリット

企業の採用力を向上させ、求める人材を確保するために効果的な面接代行サービスですが、いくつかのデメリットもあります。
メリット・デメリットの両方を踏まえて利用を検討することが重要です。

魅力を十分に伝えられない可能性がある

面接代行サービスは、あくまで企業の代わりに面接を行うため、自社の魅力や文化を十分に伝えるのが難しい場合があります。
面接に必要な情報は企業が事前提供しますが、いくらプロと言えど、それを完全に再現することは簡単ではありません。

企業の特徴や魅力を応募者に伝えるためには、面接代行サービスとの密なコミュニケーションや情報共有の徹底が必要です。

採用のミスマッチが起きる可能性がある

面接代行サービスは、企業の要件に基づいて面接を行いますが、それでも採用のミスマッチは起こり得ます。

特に、面接官が企業の文化や価値観を完全に理解できていない場合、候補者の適性を正確に判断することは難しいかもしれません。

企業は面接代行サービスとのコミュニケーションを重視し、共通の理解を深めることで、ミスマッチのリスクを最小限に抑える必要があります。

法律違反のリスクを負う可能性がある

面接は、労働基準法や男女雇用機会均等法などの法的なルールに則って行うことが大前提です。

面接代行サービスが法的な規制や適用範囲を正確に理解していない場合、法律違反のリスクが発生する可能性があります。
企業は面接代行サービスを選ぶ際に、法的な知識やコンプライアンスの実践についての情報を確認し、信頼できる委託先を選ぶことが重要です。

応募者との関係性を構築しづらい

応募者と企業の直接的なコミュニケーションが減るため、関係性が構築しにくくなる可能性があります。

応募者は面接代行サービスの面接官と接することになるので、その分、企業の担当者との対話ややり取りは少なくなります。
結果として、応募者の企業への理解や情報収集が制限されるかもしれません。

企業は、応募者との関係性を構築するために面接代行サービスに求めるものを、事前に伝えておく必要があります。

面接代行の利用がおすすめの企業の特徴

面接代行サービスには、利用が向いている企業と向いていない企業があります。
ここでは、どのような企業が面接代行サービスの利用に向いているのかを紹介します。

①面接通過後のステップが遅い

面接通過後、次のステップ(二次面接や選考試験など)に進めるまでに時間がかかる場合、面接代行サービスの利用がおすすめです。

面接代行サービスは迅速に面接プロセスを進めることができるため、候補者の待機時間を短縮できます。

基本的に、候補者は他社の選考も並行して受けています。そのため、面接通過後のプロセスが迅速になると、他社に決まる前に自社に引き込むことが可能です。

②採用までに時間がかかっている

面接プロセスが煩雑だったり、採用する人材をなかなか決められなかったりして、内定者の決定に時間を要している企業もあるでしょう。
採用決定までの時間を短縮するためにも、面接代行サービスの利用が効果的です。

あらかじめ明確にした評価基準に沿って、スムーズに採用決定を進めてくれます。

③内定辞退率が高い

「内定を出した後に、候補者が辞退する割合が高い……」
こう悩んでいる場合、面接代行サービスを利用すれば解決するかもしれません。

面接代行サービスは、ここまで紹介したように面接通過後のステップや採用までの時間が短縮されるとともに、候補者に対して抜け目なく対応してくれます。
さらに、面接においては適性や意欲を的確に評価するため、内定辞退を防止することが可能です。

④評価基準や選考基準が定まっていない

評価基準や選考基準が定まっていない場合、面接官の恣意的な評価によって採用が決まり、ミスマッチにつながります。

客観的かつ一貫性のある評価基準を設定してくれるため、評価・選考の基準が定まっていない企業にもおすすめです。
プロが基準を設定する流れを学び、次の採用活動に活かすことも可能です。

⑤採用担当者が不足している

採用担当者が不足しており、面接プロセスを適切に処理できていないケースもあるでしょう。
特に規模が小さい企業の場合、特定の採用担当者が置かれておらず、他の業務の担当者が兼任していることもあります。
面接代行サービスは専門的な面接官を提供するので、企業の採用チームを補完し、効率的に面接プロセスを進めることができます。

面接代行サービスの選び方と比較ポイント

近年、面接代行サービスは増えているため、「どのサービスを選べば良いのか分からない……」と悩むこともあるでしょう。
そこで、選び方と比較のポイントを紹介します。

自社が求める業務を対応できるかどうかで選ぶ

面接代行サービスによって、対応してくれる内容は異なります。
そのため、自社が求める具体的な業務内容やニーズをカバーしてくれることが重要です。

面接代行サービスが提供する業務範囲や専門性を確認し、自社の希望を満たしてくれるかどうかを判断しましょう。
例えば、「特定の業種に特化したサービスを提供しているか」「採用プロセスの一部だけを担当するのか」「全体的な面接代行を提供するのか」などを確認します。

実績や業種・職種で選ぶ

実績や評判は、その面接代行サービスの信頼性を示す重要な指標です。
過去の成功事例や顧客の満足度を調査し、信頼性や品質を確認しましょう。

また、業種や職種に特化した面接代行サービスは、その分野についての専門的な知識やスキルを持っています。
自社の業種や職種に適したサービスを選ぶことで、より効果的な面接代行が期待できます。

コミュニケーションの手段や頻度で選ぶ

面接代行サービスとのコミュニケーションは、スムーズかつ効果的であることが重要です。

情報共有や調整をスムーズに行うために、コミュニケーション手段や頻度を確認しましょう。
それらに問題がある場合、採用候補者に対しても同様の対応をする可能性もあります。

面接方法で選ぶ

面接の方法やスタイルは企業によって異なります。
「対面面接」「オンライン面接」など、自社が実施したい面接方法に対応しているかを確認してください。

また、「これを機にオンライン面接を導入してみよう」といったように、面接代行サービスに合わせて新しい試みを始めるのも良いでしょう。

柔軟性があるかどうかで選ぶ

「面接代行サービスが柔軟性を持っているかどうか」も重要な比較ポイントです。

例えば「応募者が予想以上に多かったので、合否連絡もお願いしたい」というように、実際に面接代行サービスを利用する中で、自社のニーズが変化する場合があります。

柔軟性がある面接代行サービスは、企業の成長や変化に対応できるため、重要なパートナーとなり得ます。

※下記の記事では、おすすめの採用代行サービスを10社厳選してご紹介しています。ぜひ選定にお役立てください
採用代行サービス厳選10選を徹底比較!アウトソーシングで採用活動を効率化しよう

採用活動のお悩みは採用係長

最近はインターネットで企業の情報収集をしてから応募する流れが増えています。
面接代行サービスの利用有無に関わらず、採用候補者は、その企業の採用サイトがないかを一度は確認するでしょう。

そこで、候補者の応募を後押しするとともに、ミスマッチを防ぐためにおすすめなのが、採用サイト作成ツール『採用係長』です。

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まとめ

面接代行サービスは、企業の採用プロセスにおいて、時間とリソースの節約や専門知識の活用、中立性の確保といったメリットをもたらします。

ただし、ミスマッチやコミュニケーションの面を中心にデメリットもあります。
企業が面接代行サービスを選ぶ際には、専門性やサービス内容、実績、協力体制など、さまざまな要素を総合的に比較検討することが重要です。

なお、当記事の最後に紹介したように、人材確保に悩んでいる場合は『採用係長』の利用がおすすめです。
相談は無料なので、ぜひ一度、お気軽にご連絡ください。
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