求人広告を掲載し、ある程度応募が集まったのは良いものの、面接の日程調整で頭を抱えている採用・人事担当者の方は少なくありません。
一般的には企業側が面接可能な日程をいくつか提示したうえで、応募者に第一希望から第三希望までの日程を選んでもらい、実際の面接日を設定していくことがほとんどです。
その際、日程調整のメールのやりとりをはじめ、社内と応募者との調整で相応の時間を取られることはいうまでもないでしょう。
そんなときに役に立つのが、「日程調整ツール」です。今回の記事では面接における日程調整の重要性をはじめ、おすすめの日程調整ツールについてご紹介します。
目次
日程調整ツールとは
日程調整ツールを利用すると、次のようなことを行えます。
- 面接を担当するメンバーの予定確認
- 面接可能時間（および面接所要時間）の設定
- 予定の確認メールや前日のリマインドメールの自動送信
- 面接予定が自動でGoogleカレンダーに追加される
日程調整ツールを導入することで面接にかかる工数を減らせるほか、空いた時間を他の業務に充てることも可能です。
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面接において日程調整が重要な理由
ここでは、面接において日程調整が重要な理由を2つ、ご紹介します。
面接辞退を防ぐ
書類選考から面接日程の調整に時間をかけている間に応募者が他の企業に流れてしまう恐れが高まります。
面接までの期間が空くことでせっかく高まっていた応募者の熱量が下がってしまうのはもちろん、なかなかスケジュールが決まらない状況に応募者が苛立ちや不安を感じてしまうでしょう。
そのため、書類選考を通過した応募者に対してはなるべく迅速に次の工程を案内する必要があります。
また、応募者の多くは複数の企業に並行して応募しているケースが多いです。そのため、企業側は複数の面接日程を提示するようにしましょう。面接可能日時があまりに少ないと、応募者とのスケジュール調整が上手くいかないほか、日程が決まるまでに相応の時間がかかってしまいます。
面接の日程が無事に決まったら、面接日の前日にリマインドの連絡も重要です。応募者の中には求職活動で忙しく、応募したことそのものを忘れてしまう方もいます。リマインドを行うことで選考継続意思があるのか確認ができます。
業務効率化
面接日程の調整をしていると、「（応募者が複数名いて）調整中の日程がわからなくなった」「日程調整をしていたら通常業務に手が回らなかった」などといった声がたびたび上がります。
こうした問題は決して珍しいことではなく、リモートワークが一般化しつつある昨今では、コミュニケーションの取りにくさも相まってさらに問題が深刻化しているケースもあるでしょう。
また、急な予定変更が生じた場合、せっかく決めた日程を一から組み直さなければならないこともあるかもしれません。そうした事態を防ぐうえでも、面接の日程調整にかかる業務を効率化することはとても重要です。
日程調整ツールの特徴
日程調整ツールでは、応募者の採用面接にかかる日程調整のみならず、日々の業務で行われる会議や打合せの日程調整も可能です。また、参加者の希望も考慮しながら自動的に日程を調整してくれるので、都合がつかない時間帯に予定が入ってしまう恐れがありません。
細かな機能は各サービスによって異なるものの、その多くはGoogleカレンダーをはじめとしたカレンダーツールと連携しており、日時が決まったあとは自動的にカレンダーに情報を入れてくれるサービスがほとんどです。
そのほかにも、日程調整ツールには次のような特徴があります。
- 予定の詳細を個別に説明する必要がない
- 複数の相手と日時調整が可能
- さまざまなデバイスから利用できる
- 空いた時間で通常業務をこなせる
それぞれについて、見ていきましょう。
予定の詳細を個別に説明する必要がない
多くの日程調整ツールでは、候補日を複数ピックアップしたうえで応募者に対して面接案内メールを送ることになります。その際、メール本文に面接にかかる具体的な内容を記載したWebページのURLを記載できるため、内容をわざわざ個別に説明する必要がありません。
また変更が生じた際もメールで一斉に案内可能なので、その際も個別連絡は不要となります。
複数の相手と日時調整が可能
日程調整ツールでは、面接の参加者を一覧表にまとめたうえで案内を送信できるため、案内を受け取った側は出欠や参加可能日時を選択するだけで作業が完了します。
また、参加人数に変更が合った場合でも、一覧表からメンバーの削除または追加を行い、再度日程を組み直すだけなので、急な人数変更にも柔軟かつスピーディに対応できるでしょう。
日程調整ツールの中には、希望の多い日時が自動で表示される機能を搭載している場合もあるので、後述するオススメの日程調整ツールの中からニーズに見合ったものを選んでみてください。
さまざまなデバイスから利用できる
日程調整ツールにはスマホから利用できるアプリが用意されているものや、Webで一連の作業が完了するものなど、さまざまな種類があります。アプリはiOSとAndroidに対応しているケースが多く、スマートフォンをはじめとした各種端末で利用しやすいのも特徴のひとつだといえるでしょう。
そのため、日程調整ツールを選ぶ際は、利用可能端末についても忘れずにチェックしておくことをおすすめします。
面接につかえるオススメの日程調整ツール4選
ここまで日程調整ツールの概要や、その特徴についてお伝えしてきました。最後に面接に使えるオススメの日程調整ツールを4つ、ご紹介します。
なお、取り上げるツールは以下の通りです。
- Skett
- TimeRex
- 調整アポ
- waaq Link
Skett
「Skett」は株式会社キャスター様が運営する、日程調整ツールです。
SkettではGoogleカレンダーと連携した日程調整が可能であり、Slackと連携していることに加えChatworkとの連携も近日に予定されています。(2021年5月14日現在)
また、エージェント経由での面接日程調整も自動化されているため、エージェントサービスを利用して採用活動を展開している企業にとっては使い勝手の良いサービスだといえるでしょう。
利用にあたって複数のプランが用意されているほか、30日間は無料で利用できるため、気になる方は一度試してみることをおすすめします。
TimeRex
「TimeRex」はミクステンド株式会社様が運営する、日程調整ツールです。
GoogleやMicrosoft365のアカウントがあれば利用でき、URLを送るだけで日程調整が完了する手軽さが人気を集めています。また、GoogleカレンダーのみならずOutlook予定表ともリアルタイムで相互連携しているので、Outlookをメインに使っている企業でも安心です。
2021年3月にはGoogle Meetとの連携機能もリリースされ、日程調整からWeb会議までの準備も完全自動化できるようになりました。
基本機能は完全に無料となっており、クレジットカードの登録も不要です。そのため、すぐに利用を開始できます。
調整アポ
「調整アポ」は株式会社RECEPTIONIST様が運営する、日程調整ツールです。
Web会議および打合せ前の日程調整業務が10秒で終わることを目標としており、ZoomやGoogle MeetをはじめとしたWeb会議システムとも連携しています。日時確定後はSlackやChatwork、Teamsなどにチャット通知が送られ、メールを確認する必要がありません。
また、事前に聞いておきたい内容を予約フォームに追加することで、ヒアリングが行えるのも特徴の一つでしょう。初期費用は無料となっており、利用料金については公式サイトから資料請求をして確認する流れとなっています。
waaq Link
「waaq Link」はwaaq株式会社様が運営する、日程調整ツールです。
複数人でも1ステップでも完了する日程調整をテーマに、日程調整にかかる業務を約85％削減できます。ビジネス向けの利用に特化しており、中小・ベンチャー企業をはじめとして、企業規模を問わずさまざまな会社が利用しています。
Web会議連携を設定している場合、面接日程が決まったと同時にZoomやGoogle MeetをはじめとしたWeb会議システムのURLが自動で発行されるため、別途会議について案内を送信する必要がありません。
無料トライアルも用意されているため、興味がある場合は公式サイトから問い合わせてみるとよいでしょう。
まとめ
今回は面接における日程調整の重要性と、おすすめのツールを4つご紹介しました。リモートワークの普及や各種オンライン化に伴い、面接もネット上で行うケースが今後ますます増えていくことが予想されます。
そのような事情も踏まえ、面接日程を調整する際は日程調整ツールを活用することで、面接実施までの時間短縮につながるのはもちろん業務効率化にも役立つでしょう。
無料で試せる機会を設けている日程調整ツールも多数あり、この機会にぜひ一度試してみることをおすすめします。
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ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を作り出した。
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